En fastlagt plan og forberedt argumentation er nøglen bag en succesfuld lønsamtale.
Bjarne Henning Jensen er en del af ledelsesrådgiverteamet hos Lederne med mere end 25 års ledelseserfaring fra energi- og cleantech-sektorerne og 15 års erfaring som ventureinvestor. Hans ekspertise spænder over strategisk planlægning, kompetenceudvikling og forandringsledelse.
Selve lønsamtalen kræver, at du følger din forberedte drejebog ned til mindste detalje, så du sikrer, at budskabet bliver leveret klart, professionelt og med respekt for medarbejderen.
Fra det øjeblik medarbejderen træder ind, er det dit ansvar at tage styringen. Det lyder simpelt, men mange lønsamtaler mister fokus, fordi lederen ikke får sat en tydelig ramme, og samtalen kommer ud på et sidespor, allerede inden den er gået i gang.
Tag styringen og byd velkommen til årets lønsamtale. Forklar, at formålet dels er at gennemgå medarbejderens lønregulering for det kommende år, og dels hvilke begrundelser der ligger bag.
På den måde viser du, at samtalen har en fast struktur, og at det er virksomheden, der sætter dagsordenen.
Når lønsamtalen er i gang, oplyser du lønreguleringen uden unødige forklaringer, der kan invitere til en diskussion. Hold en kort pause på ca. 20 sekunder, hvor medarbejderens eventuelle reaktion kan nå at komme, og begrund derefter din beslutning.
En betydelig faldgrube i lønsamtalen er, at du afviger fra den drejebog, du har lagt. Begynder du at vakle, når du har præsenteret lønreguleringen, kan din medarbejder hurtigt tro, at der er forhandlingsrum – selv hvis der ikke er. Hold dig derfor konsekvent til din plan.
Hvis medarbejderen forsøger at åbne for forhandling, kan du roligt gentage beslutningen og understrege, at den er truffet ud fra virksomhedens samlede lønramme og efterfølgende sige dine forberedte argumentationssætninger.
Under samtalen er det vigtigt, at du lytter aktivt og anerkendende, så medarbejderen føler sig hørt.
Hvis en medarbejder fx fremhæver sin indsats, kan du rose og værdsætte uden at love mere end det, der allerede er besluttet. Sig, at virksomheden sætter stor pris på indsatsen, men at lønreguleringen er besluttet ud fra de samlede lønrammer og vurderingen af alle medarbejdere.
Ved at anerkende medarbejderens synspunkt, men samtidig holde fast i virksomhedens beslutning, sikrer du, at samtalen ikke udvikler sig til en unødvendig diskussion.
Nogle medarbejdere kan reagere følelsesmæssigt, hvis de er skuffede over en lønregulering eller et afslag på en lønforhandling, fx ved at blive vrede, frustrerede eller måske endda kede af det.
Uanset hvilken reaktion, der opstår, skal du forholde dig roligt og professionelt og hverken gå i forsvarsposition eller komme med modargumenter.
Du kan forberede dig på, at der grundlæggende er tre typer reaktioner, når du fortæller beslutningen om lønreguleringen:
Det kan være fristende at forsøge at kompensere for en lav lønstigning ved at love udviklingsmuligheder eller fremtidige forfremmelser under samtalen. Men gør du det, åbner du for forhandlingsrummet – og lønsamtalen mister sin karakter og sit fokus.
Er en medarbejder utilfreds med lønreguleringen og begynder at tale om karriereudvikling, bør du derfor holde samtalen på sporet. Du kan fx sige, at medarbejderens udvikling naturligvis er et vigtigt emne, som du meget gerne vil tage op i en anden samtale, fx når I har MUS, og så igen gentage, at dette møde kun handler om lønreguleringen.
Det er væsentligt for arbejdsglæden, at du afslutter samtalen på en god og fremadskuende måde, uanset hvilken reaktion medarbejderen har udtrykt. Derfor skal du have forberedt nogle afslutningssætninger.
Har reaktionen været positiv eller tøvende, kan du fx sige: ” Vi er glade for at have dig her, og vi sætter pris på din indsats. Fortsæt det gode arbejde”.
Har reaktionen omvendt været negativ eller negativt tøvende, kan du fx sige ”Du havde måske nok forventet dig noget andet, men det her er, hvad vi har besluttet. Lad os tale om dine udviklingsmuligheder til MUS”.
Afrund samtalen ved kort at opsummere det faktuelle i forhold til lønreguleringen, og hvilke punkter I senere skal tale om, fx til den kommende MUS-samtale.
Du har afholdt lønsamtalen og kan nu krydse den af listen – og så alligevel ikke helt. Afslut processen med disse få tiltag.
Bjarne Henning Jensen er en del af rådgiverteamet i Ledelse, Ledernes enhed for sparring og rådgivning af ledere.
Bjarne har mere end 25 år ledelseserfaring fra en række store danske virksomheder inden for energi- og cleantech-sektorerne og de seneste 15 år været ventureinvestor og her arbejdet med udvikling af teknologiske vækstvirksomheder.
Bjarne har med sine mange år som leder stor viden og erfaring med forretnings- og organisationsudvikling. Hans tre kerneområder er strategisk planlægning, kompetenceudvikling og forandringsledelse. Det er områder, som han dagligt sætter i spil i Lederne.
