Sådan onboarder du medarbejdere med manglende kompetencer

Har du også svært ved at finde nye medarbejdere med netop de kompetencer, som du mangler i dit team?

I så fald er du ikke den eneste.

Manglen på arbejdskraft er fortsat historisk høj. I en lang række brancher er rekrutteringsudfordringerne så store, at virksomhederne har måttet ansætte medarbejdere, som de normalt ikke ville overveje, fordi de mangler erfaring eller ganske enkelt ikke har den rette faglige profil.

Onboardingen af denne type medarbejdere er ekstra krævende – ikke mindst for dig som leder, som har ansvaret for, at de nye hænder kommer godt om bord og får den nødvendige faglige sparring.

Går onboardingen skævt, kan det være svært at rette op på senere og i værste fald føre til, at enten du eller medarbejderen må afbryde samarbejdet, inden det rigtigt er kommet i gang.

Men sådan behøver det ikke gå. Det mener Michael Uhrenholt, teamchef og ledelsesrådgiver hos Lederne. Han fortæller her, hvordan du onboarder medarbejdere, som har en skæv eller helt anden faglig profil end den, som du oprindeligt var på jagt efter.

I første omgang vender Michael Uhrenholt dog blikket mod selve rekrutteringsprocessen. I et marked, hvor der er langt mellem de perfekte profiler, handler det nemlig om at finde medarbejdere, der har motivationen i orden og derfor på den lange bane kan blive en gevinst for virksomheden.

”Selvom fagligheden ikke er overvældende blandt ansøgerne til jobbet, kan der sagtens gemme sig en kandidat i bunken, der har potentiale til at blive en god og værdifuld medarbejder. Men det potentiale kan være svært at få øje på, hvis du udelukkende fokuserer på kandidatens erfaring og faglighed,” siger han.

”I stedet bør du vurdere ud fra ansøgningen og de indledende samtaler, om vedkommende har hjertet og holdningerne på rette sted. Altså undersøge, om kandidaten virkelig vil jobbet og – ikke mindst – har lyst og motivation til at udvikle og dygtiggøre sig i det.”

Men det kræver også, påpeger Michael Uhrenholt, at du som leder kan skabe en overbevisende fortælling om de muligheder, der er i jobbet.

”Det, der motiverer mange, er, hvis de kan få øje på de karriere- og udviklingsmuligheder, der er i jobbet – og ikke bare de måske småkedelige opgaver, de får ansvaret for i starten. Hvis du formår at vise, at der er perspektiv i jobbet – måske med mulighed for efteruddannelse og mere ansvar – kan det være, at det tænder en gnist i kandidatens øjne. Og det er ofte en god indikation på, at vedkommende er værd at gå videre med.”

Hvis det skal lykkes at få en medarbejder med manglende kompetencer godt om bord, skal I som virksomhed have en fælles forståelse for, hvad onboardingsprocessen kræver, mener Michael Uhrenholt.

”Det hjælper ikke, at HR-chefen ansætter en medarbejder med en anden faglig profil, hvis medarbejderens nærmeste leder ikke er indstillet på at lægge en ekstra indsats i onboardingen,” siger han.

”Derfor er det vigtigt, at både den nærmeste leder, men også lederens egen chef, er enig i, at det er den vej, man går, og at der derfor skal sættes tid og ressourcer af til ekstra sparring og opkvalificering,” siger Michael Uhrenholt, der understreger, at en succesfuld onboarding ikke kun handler om motivationen hos medarbejderen:

”Den nærmeste leder og de medarbejdere, der skal oplære vedkommende, skal kunne se ideen med det – ellers bliver det svært at komme godt i mål.”

Det er altafgørende, at den nye medarbejder kender sin rolle og ved, hvad der forventes af ham eller hende.

”Det kan være svært at afkode af et stillingsopslag, hvordan dagligdagen ser ud i jobbet, og hvad de væsentligste opgaver er. Og det kan være frustrerende og skabe utryghed for medarbejderen. Så sørg for at gøre det klart, hvad medarbejderen skal fokusere på – og hvad du forventer, at han eller hun løfter af opgaver,” siger Michael Uhrenholt, der foreslår, at I lægger en konkret plan for medarbejderen.

”Det kan være en hjælp for både dig og medarbejderen, hvis I laver en plan med en beskrivelse af opgaver og tidsrammer. Det er med til at skabe transparens og dermed også tryghed for alle parter. Hvis I undervejs finder ud af, at opgaverne enten er for lette eller for komplekse, kan I altid justere på planen.”

I de første måneder er det vigtigt at give medarbejderen små, overskuelige opgaver og ikke mindst grundig feedback, mener Michael Uhrenholt.

”Hvis opgaverne bliver for komplekse i starten, brækker medarbejderen hurtigt nakken og mister troen på sig selv. Og så kan man starte forfra. Giv medarbejderen nogle opgaver, der er til at overskue, og husk hele tiden at følge op på opgaverne med faglig sparring og konstruktiv feedback – gerne på daglig basis,” siger han.

Når medarbejderen er blevet fortrolig med de basale opgaver, kan du gøre opgaverne mere komplekse og langsomt overlade mere og mere af ansvaret til medarbejderen. Det er dog ikke en proces, der er overstået på et par uger, understreger han.

”Afhængig af jobbet kan det nemt tage 3-6 måneder at komme dertil, hvor du som leder kan træde mere i baggrunden og lidt efter lidt lade medarbejderen løbe med opgaver selv,” siger han.

Endelig kan det være en god idé at tilknytte en mentor til de medarbejdere, som har brug for ekstra hjælp i onboardningsfasen:

”Det kan være guld værd for en ny medarbejder at have en mere erfaren medarbejder, som man kan sparre og tale med om de spørgsmål og bekymringer, der kan hobe sig op, når man er ny og måske ikke så faglig stærk som ens kolleger,” siger han.

Det er dog vigtig, tilføjer Michael Uhrenholt, at mentoren ved, hvordan man giver konstruktiv feedback.

”Det er altafgørende, at mentoren er klædt på til at give feedback på en måde, som gavner medarbejderen. Det handler ikke bare om opgaverne, men også om at overbevise medarbejderen om, at vedkommendes arbejde rent faktisk betyder noget for virksomheden. Og at mentoren på den måde er med til at opbygge selvtilliden og troen på egne evner hos medarbejderen,” siger han og tilføjer, at mentoren hellere skal være en erfaren og faglig stærk medarbejder end den nærmeste leder.

”Det er vigtigt, at medarbejderen tør tale om sine svagheder og tvivlsspørgsmål. Og det kan være svært at gøre over for en leder, hvis forventninger man gerne vil indfri. Derfor er det en fordel at udpege en mentor blandt medarbejderflokken, som kan hjælpe den nye og måske ekstra udfordrede kollega godt på vej.”

Husk, at du som medlem hos Lederne altid kan få faglige sparring hos vores ledelsesrådgivere.

Kontakt vores ledelsesrådgivere her

Gode råd til rekruttering på et overophedet arbejdsmarked