5 gode råd: Sådan skaber du fordybelsestid for dig og dine medarbejdere

Hvordan finder du tid og plads til at fordybe dig i en verden af konstante afbrydelser? Det giver chefkonsulent i Lederne, Signe Tønnesen, her sine bedste råd til.

Kvinde ved vandet med computer

Et støjende storrumskontor, et utal af digitale kommunikationsplatforme, der alle kæmper om din opmærksomhed, og en kalender plasteret til med møder.

Er det et billede, du kan genkende fra dit arbejdsliv?

I så fald er du ikke den eneste. Med den teknologiske udvikling kan vi konstant være tilgængelige. Og i de åbne kontorlandskaber, som mange virksomheder sværger til, er lyden af kollegernes samtaler mere reglen end undtagelsen. 

Og det sætter vores hjerne på overarbejde, forklarer Signe Tønnesen, chefkonsulent i Lederne med speciale i blandt andet stresshåndtering.

”Muligheden for at multitaske har aldrig været større med det utal af digitale kommunikationskanaler, som vi har til rådighed. Det betyder, at vi skal forholde os til mange ting på samme tid i stedet for at fokusere på én ting ad gangen. Samtidig skaber storrumskontorerne, som mange af os sidder i, en masse afbrydelser. Resultatet er, at vi lettere bliver stressede, men også hamrende ineffektive,” siger Signe Tønnesen og peger på, at det er svært at nå i dybden med opgaverne og ikke mindst tænke kreativt, hvis man hele tiden bliver afbrudt af snak og notifikationer på skærmen.

”Hjernen bliver ekstra belastet, fordi den skal bruge energi på at holde støjen ude. Det betyder, at den har mindre kapacitet til det, som er afgørende for kvaliteten af opgaveløsningen – nemlig at man kan samle tankerne og arbejde fokuseret,” siger hun.

Men hvordan skaber du tid og plads til fordybelse i en travl hverdag – ikke bare for dig selv, men også for dine medarbejdere?

1. Indret kontoret efter medarbejderne og opgaverne - ikke omvendt

Jo mere komplekse opgaverne er, des mere ro og koncentration kræver de at løse. Og det kan være svært, hvis du er omgivet af støj, afbrydelser og mennesker, der hele tiden krydser dit synsfelt.

Alligevel er der mange virksomheder, der placerer deres medarbejdere i storrumskontorer. Og det undrer Signe Tønnesen.

”Meget forskning peger på, at storrumskontoret gør medarbejderne mindre effektive og mere stressede. Ja faktisk er der meget, der tyder på, at de ansatte ikke engang samarbejder mere, som ellers skulle være et af hovedargumenterne for at indføre storrumskontorer,” siger hun og uddyber:

”Bare det, at der kører en samtale i baggrunden, er nok til at sænke vores koncentrationsevne betydeligt, fordi vi bruger hjernekapacitet på at ignorere støjen, selvom det selvfølgelig påvirker nogle mere end andre. Derudover kan det være svært at finde plads til fortrolige samtaler på storrumskontoret, ligesom de sociale normer fortæller os, at vi skal være afdæmpede for ikke at forstyrre hinanden. Begge dele er et problem, fordi et godt samarbejde kræver, at man tør tale åbent og ærligt sammen, både om stort og småt,” siger Signe Tønnesen.

Hun foreslår, at man designer lokalerne i virksomheden efter de opgaver, der skal løses. ”Hvis man skal lave rutineprægede opgaver, er der ikke noget til hinder for, at man sidder mange sammen i et åbent rum. Andres nærvær kan være med til at holde energien oppe. Men skal man løse komplekse opgaver, vil det for mange være nødvendigt at kunne trække sig tilbage i et rum, hvor der er mindre uro – eventuelt i et stillerum eller derhjemme.”

Og hvis man skal fremme samarbejdet mellem medarbejderne, kan en løsning være samtalebokse eller sofahjørner, hvor man kan snakke uforstyrret.

Fold ud

2. Book dig selv

En hverdag fyldt med møder kan desuden være en væsentlig grund til, at det er svært at finde tid og rum til at fordybe sig, påpeger Signe Tønnesen.

”Møder fylder mere end selve den tid, mødet varer. For der går hurtigt 10-15 minutter fra man slutter et møde, til man igen er i stand til at fordybe sig i en opgave. Så hvis man har to-tre møder i løbet af en dag, kan det være svært at finde de lange stræk med fordybelsestid, som der er brug for, hvis man virkelig skal rykke på en opgave,” siger Signe Tønnesen.

En løsning være at booke tid i din egen kalender, hvor du tydeligt markerer, at du er utilgængelig og dermed får mulighed for at fordybe dig.

”For nogle kan det virke mærkeligt at skulle booke sig selv, fordi vi føler, at vi hele tiden skal være tilgængelig – ikke mindst som chef. Men det er altså nødvendigt, hvis bunken af opgaver ikke skal vokse dig over hovedet,” siger hun.

Fold ud

3. Gør en ting ad gangen - og gør den færdig

Din hjerne er ikke skabt til at gøre mange ting på samme tid. Multitasking er en illusion. Forsøger vi at have ’mange bolde i luften’, som det lyder i mange stillingsannoncer, bliver kvaliteten af den enkelte opgave sjældent særlig god. Og samtidig bliver hjernen stresset.

”Man tror, man bliver mere effektiv, når man sidder med mange ting på én gang. Vi svarer på mails, mens vi forsøger at udtænke nye projekter. Og vi skriver sms’er under bordet, når vi er til møde. Og så ender vi med at gøre en masse ting halvt – måske endda kvart,” siger Signe Tønnesen.

Løsningen hedder singletaskning, hvor du laver én opgave ad gangen. Det giver bedre mulighed for fordybelse. Og for at nå helt i mål.

”Det, der fylder og stresser os, er det, vi ikke har fået gjort færdigt. Så fokuser på en enkelt opgave og forsøg at få den helt i mål – bryd den eventuelt op i en række mindre opgaver med hvert sit delmål, hvis opgaven er stor. Det giver nærmest en følelse af lykke at kunne strege et punkt på ud på dagens to-do-liste,” siger hun.

Fold ud

4. Hold mange og "rigtige" pauser

Pauser er nødvendige i fordybelsesprocessen. Det er her, hjernen får tid til at bearbejde de input, den har fået.

”Det kan virke kontraproduktivt at holde pauser og endda ikke velset, for i pauser laver man jo ikke noget, men faktisk er det det modsatte. Pauserne tanker os op med energi. Og hjælper os til at skærpe vores fokus,” siger Signe Tønnesen og understreger, at det er vigtigt at holde ”rigtige” pauser.

”Mange bruger deres pause til at tjekke mobilen. Men så får hjernen ikke den pause fra nye informationer, som den har brug for,” siger Signe Tønnesen og foreslår, man lægger mobilen fra sig og i stedet går en tur ned til kaffemaskinen – gerne den, der står længst væk – eller endnu bedre: Går en kort tur i det fri. Det giver dagslys og energi til hjernen. ”Det er ikke en luksus – det er en effektiv genopladning af hjernen,” fastslår hun.

Fold ud

5. Brug hjemmekontoret

Hvis du ikke kan finde ro på kontoret til de komplekse opgaver, kan en idé være at arbejde hjemme et par dage om ugen, hvis det er muligt. Også som leder.

”Mange ledere føler, de skal være til stede på kontoret hele tiden. Men så længe dine medarbejdere ved, hvornår du er tilgængelig, vil du i de fleste lederjob fint kunne sidde hjemme en dag eller to om ugen. Det er jo også med til at vise, at det er opgaveløsningen, der er det vigtigste – ikke nødvendigvis om du sidder det ene eller andet sted,” siger Signe Tønnesen, der mener, at du som leder bør overveje at give dine medarbejdere mulighed for at arbejde hjemme et par dage om uge, hvis opgaverne tillader det.

”Hvis en medarbejder skal lave en længere projektbeskrivelse, er der måske ingen grund til at sidde på kontoret,” siger hun.

”Men at du giver lov til, at dine medarbejdere kan sidde derhjemme en dag eller to om ugen, ændrer ikke på, at det også skal være muligt at fordybe sig, når man sidder på sin faste plads på kontoret,” understreger hun.

Fold ud

Har du brug for trivselssparring?

Når du holder fri og kommer ned i gear, er det nemmere at mærke efter, om du er glad og trives i dit job. Mindre stress og mere trivsel giver større arbejdsglæde, og som medlem af Ledernes kan du booke en sparring med en af vores erfarne trivselsrådgivere.