Mange medarbejdere kan så småt begynde at vende tilbage på arbejdspladserne. Men hvordan planlægger man så lige det som leder? Her får du overblik over myndighedernes retningslinjer for en ansvarlig genåbning af de private kontorarbejdspladser i Danmark – suppleret med gode råd og best practice fra Ledernes egne eksperter.
15. april 2020
Erhvervsministeriet offentliggjorde den 8. april nye retningslinjer for, hvordan virksomheder kan genåbne private kontorarbejdspladser på en måde, så coronavirussen ikke løber løbsk.
- Retningslinjerne giver retning, men detailstyrer ikke, hvordan det skal fungere ude på den enkelte virksomhed. Det betyder, at lederne har rum til at skabe den bedste løsning for deres medarbejdere og virksomhed, hvilket giver dansk erhvervsliv de bedste vilkår i den nuværende krisesituation, samtidig med at smittespredningen minimeres, siger formand for Ledernes Hovedorganisation Svend Askær.
Her på siden kan du få et overblik over hovedpointerne i erhvervsministeriets retningslinjer. Vi opdaterer siden løbende og supplerer med gode råd og best practice fra Ledernes egne eksperter. Vi har blandt andet talt med Ledernes HR-direktør Vibeke Skytte, som deler viden om, hvordan vi griber genåbningen an hos Lederne.
Ifølge Erhvervsministeriets retningslinjer så skal en del af de ansatte fortsætte med hjemmearbejde en tid endnu. I den forbindelse skal virksomheder og ledere overveje, hvilke arbejdsopgaver/områder, som kan løses hjemmefra uden betydelig produktivitetsnedgang. Medarbejdere i særligt udsatte grupper opfordres fortsat til at arbejde hjemmefra.
Sådan gør vi hos Lederne:
Hos Lederne ønsker vi at vende tilbage ud fra et forsigtighedsprincip, men også ud fra risikoen for effektivitets- og produktionstab. Vi er en vidensorganisation, og hos os har det fungeret rigtig godt at arbejde hjemmefra og stadig fastholde produktiviteten. Derfor kan vi tillade os at vende langsomt tilbage, hvilket ikke er alle forundt. Helt konkret har vi udarbejdet en bølgeplan for, hvordan medarbejderne vender tilbage til arbejdspladsen. Det kommer til at ske i fire bølger for at sikre, at vi kan holde god afstand til hinanden, og at vi ikke går for hurtigt frem.
Først og fremmest tager vi et særligt hensyn til medarbejdere, der er i en risikogruppe, fordi de eksempelvis er gravide, eller hvis helbredstilstand gør dem mere udsatte. De skal arbejde hjemme i en periode endnu. Vi tager også hensyn til medarbejdere, som er afhængige af offentlig transport. De kommer som udgangspunkt heller ikke på arbejde i de første bølger.
Der er også et hensyn til de medarbejdere med store skolebørn, som stadig ikke kan komme i skole, men alligevel har brug for, at mor eller far stikker hovedet ind engang imellem og sikrer, at det kører med skolearbejdet, og humøret er ok. På samme måde er der et hensyn til de medarbejdere, der har mindre børn, som langsomt kan starte i skole og institution i de kommende uger, men hvor meget stadig er uvist. Lige nu er logistikken ved at falde på plads i de forskellige kommuner, samt i de enkelte familier, så det hele går op i forhold til åbningstider og hensynet til myndighedernes forholdsregler. Det er et større puslespil, som vil være forskelligt fra medarbejder til medarbejder og tage tid at få på plads. I Lederne taler den nærmeste leder med den enkelte medarbejder om, hvad der er den bedste løsning for ham eller hende.
Derudover tager vi hensyn til medarbejdere, som har svært ved at arbejde hjemme. Det kan være, fordi deres internet-forbindelse driller, eller fordi deres hjem ikke egner sig til hjemmearbejde. Det vil være nogle af dem, som skal tilbage på arbejdspladsen først.
Ifølge retningslinjerne skal de ansatte i så vid udstrækning som muligt have forskudte mødetider, så der ikke er for mange på arbejde samtidig.
Det er også et forsøg på at forhindre, at der er for mange mennesker, der benytter den kollektive trafik samtidig, og i stedet sørge for, at de kan rejse uden for myldretiden, så smitterisikoen minimeres.
I retningslinjerne står der:
”Samtidig er det væsentligt, at medarbejdernes transport til og fra arbejdspladsen kan ske på en måde, hvor risikoen for smittespredning minimeres. Det er således et fælles ansvar at understøtte, at trykket på den kollektive transport udjævnes over dagen, fx ved brug af forskudte mødetider, så flest muligt rejser uden for myldretiden”.
Sådan gør vi hos Lederne:
Hos Lederne har vi udarbejdet en konkret plan for, hvordan medarbejderne vender tilbage til arbejdspladsen (se punktet ovenfor). Her har vi taget hensyn til, at medarbejdere, som er afhængige af offentlig transport, skal arbejde hjemme i en periode endnu. Derudover er det altid en god ide at tage cyklen, hvis man ikke bor så langt fra sin arbejdsplads.
Selvom mange sikkert glæder sig til at se deres kolleger igen, så skal man fortsat huske at holde god afstand og sprede sig så meget som muligt på arbejdspladsen - gerne i flere lokaler, hvis det er muligt.
Der skal være afstand mellem skrivebordene, afstandsmærker på gulvene, og så skal buffeten i kantinen sløjfes. Desuden skal man sørge for, at hele afdelingen ikke går ned og spiser frokost sammen.
I retningslinjerne står der:
Derudover bliver den hyppige brug af virtuelle møder en fast del af mødekulturen noget tid endnu, idet fysiske møder skal begrænses. Både dem vi holder internt på arbejdspladsen, og dem vi holder uden for.
Sådan gør vi hos Lederne:
Vi indretter os generelt, så vi undgår at sidde tæt, hvilket også kan betyde, at man kan komme til at sidde på en anden plads, end der man normalt plejer at sidde. I større lokaler må der kun sidde en medarbejder på hver anden plads. I mindre lokaler må der kun sidde en enkelt medarbejder. Der må kun være 1 person i vores elevator.
I receptionen er der blevet opsat plexiglas og afstandsmarkeringer. Vi afvikler indtil videre ikke interne møder – disse vil foregå via Skype, Teams eller lignende. Det vil blive aftalt nærmere, hvornår vi genoptager møder med eksterne deltagere. Møder med eksterne vil derfor i en periode foregå via mobil, Skype, Teams eller lignende.
Når de første medarbejdere møder ind, vil kantinen ikke være åben, men der vil være mulighed for ”Grab and go”, som kan afhentes i kantinen. Der vil være afstandsmarkeringer på gulvet og afspritning vil være et krav. Når kantinen på et tidspunkt bliver åbnet, vil det ikke være med buffet, men til start som ”Grab and go” eller portionsanretninger. Det vil være muligt at spise frokost på eget kontor, i kantinen, på tagterrassen og på udearealet foran receptionen mod parkeringspladsen. Alle steder i huset hvor flere kan samles, følger vi henstilling om afstand som anbefalet af myndighederne.
Motionsaktiviteter, massage, skærmbrilletjek og renseriordning er udsat på ubestemt tid. Det samme gælder fredagscafe, ligesom vi ikke samles til fælles morgenmad afdelingsvis. Vi opfordrer til, at de sociale aktiviteter kan foregå virtuelt, så vi stadig kan bevare det sociale i teams og på tværs af huset.
Når arbejdspladserne så småt åbner op, skal der være ekstra fokus på rengøring, ligesom alle medarbejdere skal overholde Sundhedsstyrelsens anbefalinger om god hygiejne og hensigtsmæssig adfærd.
I retningslinjerne står der:
Sådan gør vi hos Lederne
Vi følger Sundhedsstyrelsens anbefalinger om god hygiejne og adfærd. Vi har udarbejdet en folder, som uddeles på alle borde samt publiceres på Intranettet, hvor vi gør opmærksom på og oplyser om korrekt hygiejne (håndvask og håndsprit) og hygiejne generelt.
Derudover vil vi hænge informationsplakater på udvalgte steder på etagerne, hvor vi henstiller til god hygiejne og adfærd generelt.
Der er håndsprit på alle toiletter, køkkener, mødelokaler og kontorer. Og vi har sikret en grundig rengøring her over påsken. 1-2 medarbejdere vil sørge for konstant afspritning af kontraktpunkter som håndtag, gelændre, toiletter, køleskabe osv.
Selvom landet forsigtigt åbner op igen, så skal smitten stadig holdes nede, hvis det er muligt. Derfor skal man hellere være ekstra forsigtig.
I retningslinjerne står der:
Sådan gør vi hos Lederne:
Vi følger Sundhedsstyrelsens instruks for, hvordan vi håndterer personer med symptomer på COVID-19. Hvis en medarbejder har symptomer på COVID-19, møder man ikke på arbejde. Har vi ansatte, hvis familie har symptomer eller er smittede, møder man ikke på arbejde, men arbejder i stedet hjemmefra. I forhold til medarbejdere, som vender tilbage fra et sygdomsforløb, følger vi Sundhedsstyrelsens retningslinjer for, hvornår man anses for at være smittefrit.
Dansk erhvervsliv står i en alvorlig situation, og derfor arbejder vi også politisk for vores medlemmer, så dansk økonomi og danske arbejdspladser hjælpes nemmere gennem krisen. Siden opdateres løbende.
Her giver Ledernes eksperter dig svar på en række spørgsmål om blandt andet løn, karantæne, ferie, dagpenge og møder i A-kassen. Siden opdateres løbende.
