7 gode råd til lederen: Sådan arbejder du effektivt med data, uden det går ud over dine medarbejdere

Brugen af data kan skabe vækst og åbne for hidtil usete muligheder. Men for lederen rummer brugen af ’det nye guld,’ som data bliver kaldt, også faldgruber – ikke mindst når det kommer til at måle og indsamle data om medarbejdernes arbejdsindsats.

De senere års teknologiske udvikling har gjort det muligt at indsamle data om medarbejdernes præstationer og arbejdsrutiner ned i mindste detalje. Hvornår holder de pauser? Hvor hurtigt arbejder de på lageret? Hvor aktive er de på tastaturet? Viden, der kan optimere arbejdsprocesser og forbedre medarbejdernes effektivitet. Men brugen af data kan også føre til en forringelse af arbejdsmiljøet, hvis du som leder glemmer at tage stilling til de dataetiske dilemmaer, der gemmer sig i de nærmest uanede muligheder, digitaliseringen har ført med sig.

Spørgsmålet er, hvordan du kan udnytte de hastigt voksende datamængder og samtidig sikre et sundt og bæredygtige arbejdsmiljø for dine medarbejdere? Det giver vi dig her syv konkrete råd til med hjælp fra ledelsesrådgiver hos Lederne, Birgitte Alstrøm.

1. Overvej, hvilke data det giver mening at indsamle
Man kan let lade sig forblænde af teknologiens muligheder og indsamle data i øst og vest. Men det er langt fra alle data, der er lige brugbare. I hvert fald skal du vide, at data ikke altid fortæller hele sandheden – især ikke når de omhandler mennesker.

F.eks. er det i dag muligt at måle på, om dine medarbejdere er aktive på tastaturet, når de sidder derhjemme. Men det siger ikke noget om, hvorvidt de er effektive og laver noget godt. Hvis de er væk fra computeren, kan forklaringen være, at de sidder og læser en rapport på print. Eller snakker i telefon med en kunde. Og det kan i mange tilfælde være lige så vigtigt, som hele tiden at være i gang på computeren.

Det samme kan gælde, hvis du vil have medarbejdere i forskellige afdelinger til at arbejde mere sammen. Her kan du måle på, hvilke medarbejdere der interagerer med hinanden digitalt. Men det giver ikke nødvendigvis noget retvisende billede af, hvor meget – og hvor godt – de arbejder sammen. Det kan være, at de, der ikke ser ud til at have den store kontakt, snakker sammen hver dag over frokosten eller på vej hjem i toget – altså steder, der ikke laver digitale spor.

Du skal med andre ord ikke bare indsamle data, fordi det er muligt. Men fordi de giver dig brugbar viden, som kan skabe værdi for din virksomhed, dine medarbejdere og dine kunder. Ellers kan det af medarbejderne og kunderne tolkes som unødvendigt pseudo-arbejde, kontrol eller mistillid, som kan smitte af på både trivsel, adfærd og engagement.

2. Udvikl virksomhedens dataetiske grundlag sammen med medarbejderne
Det er helt centralt, at du som leder inddrager medarbejderne i udviklingen af virksomhedens dataetiske grundlag. ’Hvad synes vi er etisk forsvarligt at måle på, når det kommer til data om mennesker?’ Det er en vigtig diskussion at tage. Ikke mindst fordi det er her, I skal gøre op med jer selv, hvilke grundlæggende etiske principper og værdier, I ønsker i jeres virksomhed.

Det dataetiske grundlag bliver stærkere, hvis det bliver udviklet i samspil med medarbejderne, fordi I får flere perspektiver på problemstillingen og mindsker risikoen for bias.

Helt konkret kan debatten tage udgangspunkt i forskellige dataetiske dilemmaer. Opnår I f.eks. det, I ønsker, hvis I måler på, hvilke medarbejdere der deler flest artikler fra jeres arbejdsplads? Eller hvis din virksomhed implementerer en app, der registrerer din kørsel til og fra arbejde, og som giver gode råd til, hvordan du kan gøre din kørsel grønnere – f.eks. ved at lave færre overhalinger? Går det for tæt på medarbejdernes intimsfære?

Diskussionen kan med fordel munde ud i en række etiske principper, som I kan bruge som rettesnor for jeres videre arbejde med data. Et princip kunne f.eks. være, at mennesket altid skal have forrang for de kommercielle interesser.

Find bl.a. inspiration i tænkehandletanken DataEthics’ dataetiske principper og hos Dataetisk Råd.

3. Lav en fast procedure for, hvordan indsamling af nye datasæt bliver godkendt
Det skal stå klart for alle, hvad proceduren er, når man som leder eller som team vil inddrage nye typer af målinger og data i sit arbejde.

En idé kunne f.eks. være at nedsætte et internt etisk råd, som tager stilling til forespørgsler om brug af nye datatyper. For at sikre mindst mulig bias skal rådet bestå af et bredt udsnit af ansatte, så medarbejdere med høj diversitet i både køn, alder, erfaring og placering i virksomheden kan tage stilling til forespørgslen og det dilemma, der eventuelt kan ligge i brugen af den pågældende type data.

Rådets beslutninger skal tage afsæt i virksomhedens dataetiske grundlag. Hav særlig fokus på, hvordan indsamlingen og brugen af de nye datatyper vil påvirke den enkelte medarbejders arbejde – både fysisk og psykisk.

4. Genovervej jævnligt din brug af data
Gennemgå med jævne mellemrum de steder, hvor I allerede indsamler og anvender data. Det, som måske engang var nødvendigt at indsamle data på for at levere et produkt eller en service, er måske ikke længere nødvendigt. Og måske er der data – f.eks. vedrørende medarbejdernes præstationer – som i dag er uhensigtsmæssige at indsamle og bruge, fordi I med tiden har fundet ud af, at det påvirker resultatet eller medarbejderne negativt – måske endda begge dele.

Det kan f.eks. handle om timeregistrering. Opleves det som et værktøj, som medarbejderne kan bruge til at få overblik over deres timer? Eller opleves det som et tegn på, at virksomheden ikke stoler på, at medarbejderne kan administrere deres tidsforbrug?

Derudover er det vigtigt at være bevidst om, at grænserne for, hvad vi måler på, hele tiden rykker sig. Derfor skal du indimellem stoppe op og se på, om du er gået for langt. Eller om du skal omprioritere i de ting, du måler på. Som leder har du lov til at fortryde og ændre i din beslutning, efterhånden som du får nye erfaringer.

5. Vær åben om din brug af data
Det kan virke voldsomt på en medarbejder, hvis en leder pludselig kommer og siger, at han eller hun har indsamlet data om vedkommende, uden at medarbejderen har været vidende om det. Vær derfor åben om, hvilke data du indsamler – og i hvilket omfang.

En overvejelse kan være at gøre de indsamlede data tilgængelig for den enkelte medarbejder. Eller måske endda tilgængelige kun for medarbejderen som et værktøj til refleksion. Nogle vil synes, det er rart at få indsigt i de indsamlede data og kan måske ligefrem bruge dem til at forbedre deres præstationer, mens andre vil opleve det som enten ligegyldigt eller stressende at følge med i. Men alene muligheden kan være med til at skabe en tillid mellem arbejdsgiver og medarbejder, fordi indsamlingen – og resultaterne heraf – ikke foregår i det skjulte.

6. Hold dig ajour på lovgivningen
Lovgivningen på dataområdet er typisk et par år bagud, fordi den teknologiske udvikling går så hurtigt. Men det ændrer ikke på, at man selvfølgelig altid skal sikre sig, at ens brug af data overholder gældende lovgivning. Lovgivningen er trods alt sat i verden for at værne om den enkelte medarbejder og forbrugeres datasikkerhed.

Er du i tvivl, kan du kontakte virksomhedens advokat eller brancheorganisation.

7. Husk, at dine medarbejdere er mennesker – ikke robotter
Dine medarbejdere er forskellige. De har forskellige værdier. Og arbejder og motiveres på hver deres måde. Det er vigtigt at holde sig for øje, når du skal afkode dine data – og ikke mindst træffe beslutninger ud fra dem.

Måske kan en spørgeskemaundersøgelse vise, at trivslen generelt er god blandt dine medarbejdere. Men du bliver også nødt til nysgerrigt at stille konkrete spørgsmål til hver enkelt medarbejder og lytte til, hvad der ligger bag tallene.

Husk også, at brugen af data til at måle medarbejdernes arbejdsindsats kan afføde vidt forskellige reaktioner. Nogle synes, det er motiverende, andre finder det stressende. Derfor bør du løbende spørge ind til, hvordan medarbejderne oplever brugen af data. Måske skal du skrue op for det i én afdeling, men ned i en anden? Det afgørende er at finde en balance, hvor brugen af data og det gode, bæredygtige arbejdsmiljø går hånd i hånd.