Whistleblowerordning til mellemstore virksomheder

Alle danske virksomheder – både offentlige og private - med mere end 50 ansatte skal etablere whistleblowerordninger. Det blev besluttet tilbage i 2021.

Loven skal sikre, at ansatte der oplever seksuel chikane, økonomisk svindel eller andre kritisable forhold kan indberette det via en sikker og tryg kanal – og uden at frygte for repressalier.

De første til at etablere en whistleblowerordning var private virksomheder med mere end 250 ansatte og offentlige arbejdsgivere med mere end 50 ansatte. Det skulle ifølge loven ske den 17. december 2021.

Nu er turen kommet til private virksomheder med mellem 50 og 249 ansatte, der inden den 17. december 2023 skal etablere en whistleblowerordning.

Hvordan opfylder du kravet om en whistleblowerordning?

• Virksomheder med mellem 50 og 249 ansatte skal på lige fod med større virksomheder, etablere en intern whistleblowerordning. Den skal gøre det muligt for alle ansatte at lave skriftlige eller mundtlige indberetninger – eller begge dele. Det kan fx være ved at stille en onlineformular til rådighed og/eller oprette et telefonnummer til formålet. Ved en mundtlig indberetning, skal det også være muligt via et fysisk møde inden for en rimelig frist.
  
  
• Virksomheden skal etablere en såkaldt whistleblowerenhed – det kan være en upartisk person, afdeling eller tredjemand – der driver indberetningskanalen og modtager og følger op på indberetninger. Whistleblowerenheden skal modtage indberetninger og bekræfte modtagelsen af dem inden for syv dage. Whistleblowerenheden skal også stå for kontakten til indberetteren og give vedkommende feedback hurtigst muligt – og senest tre måneder efter, at indberetningen har fundet sted.
  
  
• For at beskytte whistlebloweren, må vedkommendes identitet – eller identiteten på en eventuel tredjepart nævnt i indberetningen – ikke videregives. Derudover skal behandlingen af personoplysninger følge GDPR-reglerne.
  
  
• Det er et krav, at whistlebloweren ikke må mødes med repressalier fx forflytning, lønnedgang, afskedigelse, chikane m.v. Beskyttelsen er dog betinget af, at whistlebloweren indberetter forhold, som vedkommende er bekendt med i forbindelse med arbejdsrelaterede aktiviteter, og at oplysningen er omfattet af lovens anvendelsesområde. Hvis arbejdsgiveren alligevel udsætter den ansatte for repressalier, har den ansatte krav på godtgørelse, hvis vedkommende kan bevise, at indberetningen er sket i overensstemmelse med loven.
  
  

Hvad kan der indberettes om?

Der kan indberettes om overtrædelser inden for specifikke områder af EU-retten, det kan være offentlige udbud og forebyggelse af hvidvask. Der kan også indberettes om andre alvorlige lovovertrædelser og alvorlige forhold – fx grove seksuelle krænkelser eller anden grov chikane på arbejdspladsen.

Oplysninger om øvrige forhold er ikke omfattet af lovens anvendelsesområde. Det kan være overtrædelser af interne retningslinjer af mindre alvorlig karakter – fx indtagelse af alkohol eller privat brug af kontorartikler.

Hvordan sørger du for, at whistleblowerordningen fungerer efter hensigten?

Hos Lederne anbefaler vi, at ledere og virksomheder skaber en åben og inddragende proces, når whistleblowerordningen skal etableres. Hvis de ansatte ved, hvordan ordningen fungerer – og hvad deres rettigheder er – har de større tillid til ordningen og føler, at de trygt kan bruge den.

På Justitsministeriets hjemmeside kan virksomheder og ledere finde hjælp til etablering af en whistleblowerordning. Her er der også en vejledning til ansatte, som vil bruge en whistleblowerordning.

Supplerende whistleblowerordning under Datatilsynet

Som supplement til interne whistleblowerordninger, kan man bruge en ekstern whistleblowerordning under Datatilsynet.

Arbejdsgivere skal tydeliggøre, at ansatte frit kan vælge, om de vil bruge den interne eller den eksterne whistleblowerordning.

Arbejdsgivere skal dog opfordre deres ansatte til at indberette internt i tilfælde, hvor overtrædelsen kan håndteres effektivt hos den enkelte virksomhed, og hvor whistlebloweren vurderer, at der ikke er risiko for repressalier.

Læs mere på Datatilsynets hjemmeside

Læs mere om lovkravet