En beredskabsplan er et vigtigt redskab til at sikre, at du, din virksomhed og dine medarbejdere kan håndtere akutte kriser. Få seks gode råd til at styrke virksomhedens robusthed.
Klimakatastrofer, forsyningsvanskeligheder og cyberangreb – udefrakommende kriser kan udvikle sig med lynets hast, og har du ikke forberedt en beredskabsplan, kan din virksomhed være sårbar.
Afhængigt af virksomhedens størrelse kan du vurdere, hvor detaljeret og omfangsrig planen skal være. Under alle omstændigheder hjælper den dig med at handle hurtigt, bevare roen og sikre, at du og dine medarbejdere kan fortsætte driften – selv når verden omkring jer ændrer sig.
Når krisen rammer, skal alle vide, hvem der gør hvad. En beredskabsplan består helt simpelt af et dokument, hvor du har taget stilling til en række vigtige procedurer, der skal udføres under en krise.
Planen skal være klar, velstruktureret og handlingsorienteret. Sørg for, at den beskriver, hvem der træffer beslutninger, hvem der kommunikerer internt, og hvem der holder kontakt til kunder og samarbejdspartnere.
Gør planen tilgængelig for alle, både digitalt og i print, så den kan bruges selv ved strømafbrydelse.
For at kunne udarbejde planen skal du oprette en gruppe af medarbejdere i virksomheden – en såkaldt kriseledelse – og udpege en beredskabsplanlægger, der har det overordnede ansvar. I planen skal I beskrive roller, ansvarsområder og beslutningskompetencer.
Det er vigtigt, at du som virksomhedsejer er med i kriseledelses-gruppen. Du skal træffe de hurtige beslutninger under en krise.
Hvilken krisesituation vil være mest kritisk for jeres organisation? Lav en kortlægning af virksomhedens sårbarheder – fx teknologi, infrastruktur, leverandører, økonomi eller medarbejdere.
For at få overblik kan du oprette en risikomatrice, hvor du for hvert område oplister kritiske hændelser og vurderer dem med en sandsynlighed (fx lille, mellem, stor) og en konsekvens (fx lille, mellem og stor).
Vurdér så vidt muligt, hvor sandsynligt det er, at en bestemt situation opstår, hvilke konsekvenser det vil have for virksomheden, og selvfølgelig hvordan du skal agere, hvis en bestemt risiko bliver til virkelighed (se også punktet 'Udarbejd procedurer for aktivering af krisestyring')'
I indledningen til beredskabsplanen skal I formulere det konkrete formål med planen og tage stilling til, hvor ofte den skal opdateres, og hvem der har ansvar for at vedligeholde den.
Det vil typisk være beredskabsplanlæggeren. Samtidig skal I beskrive hvem i virksomheden, der er trænet i krisestyring, og om I skal afprøve planen i en simuleret krisesituation.
Procedurerne for krisestyringen er selve kernen i beredskabsplanen. Det er her, I skal formulere præcise planer for, hvad der skal ske, hvis en krise rammer. Beskriv, hvilke kriterier, der aktiverer krisestyringen, og hvilke trin, der gradvist vil op- og nedskalere krisestyringen.
Tag stilling til, hvem der er ansvarlig for at kontakte hvem, hvis krisen opstår, og hvordan I skal organisere og bemande virksomheden, når I går fra almindelig drift til krisestyring. I planen skal I også beskrive de kerneopgaver, der fortsat skal udføres og hvordan.
Beslut fx hvilke faciliteter, værktøjer og systemer kriseledelsen skal have adgang til. Tænk både i analoge og digitale løsninger.
En væsentlig del af krisestyringen er kommunikation. Hvordan og hvor ofte skal medarbejderne involveres, og hvordan sikrer I, at der ikke opstår utryghed?
I skal også klarlægge den eksterne kommunikation, og hvilke samarbejdspartnere, der eventuelt skal kontaktes. Beslut også, hvem der skal være talsperson i tilfælde af, at I får brug for det.
Hvis krisen rammer, er det en fordel at have besluttet, hvordan ressourcer og indsatser bliver koordineret. Hvordan skal kriseledelsen fx koordinere med virksomhedens andre afdelinger, og hvor skal I hente ressourcer, når virksomheden går fra almindelig drift til krisestyring? Samtidig kan I beslutte, hvordan virksomheden vender tilbage til normalen efter en krise.
På Beredskabsstyrelsens hjemmeside kan du få mere information og finde vejledninger og værktøjer.
Beredskabsstyrelsen: "Krisestyring og beredskabsplanlægning"
