Det er medarbejderne, der skal tage initiativ til at vælge repræsentanter til bestyrelsen. Processen for valg af repræsentanter kan kort beskrives i fem punkter.
- Henvendelse til bestyrelsen
- Nedsætte valgudvalg
- Ja/nej-afstemning
- Hvis ja – fastsætte valgdato og indkalde kandidater
- Valg og indtræden
Henvendelse til bestyrelsen
Når medarbejderne skal anmode om at holde ja/nej-afstemning, skal de henvende sig skriftligt til bestyrelsen. Anmodningen kan komme fra et flertal på B-siden i Samarbejdsudvalget (SU), klubber eller personaleforeninger, der repræsenterer mindst ti procent af de ansatte.
Nedsætte valgudvalg
Bestyrelsen har derefter pligt til, senest seks uger efter anmodningens modtagelse, at nedsætte et valgudvalg. Valgudvalget skal sammensættes af medarbejderrepræsentanter og repræsentanter for ledelsen. Medarbejderrepræsentanterne skal udgøre et flertal i valgudvalget.
Hvis der er samarbejdsudvalg på virksomheden, udpeges medarbejderrepræsentanterne i valgudvalget af B-siden i udvalget. Hvis der ikke er samarbejdsudvalg på virksomheden, udpeges hele valgudvalget af bestyrelsen, dog således at eventuelle tillidsrepræsentanter er sikret plads i valgudvalget. Medarbejdere, der stiller op til bestyrelsen, kan ikke deltage i valgudvalget.
Læs om samarbejdsudvalg
Bestyrelsen udpeger under alle omstændigheder repræsentanter til valgudvalget. Den ene af disse repræsentanter skal være medlem af selskabets direktion. Der er ikke sat tal på størrelsen af valgudvalget, men da medarbejderne skal udgøre et flertal, skal der i sagens natur være mindst tre medlemmer i udvalget. Det mindst tænkelige valgudvalg kan således bestå af to medarbejderrepræsentanter samt selskabets direktør.
Ja /nej-afstemning
Senest fire uger efter, at valgudvalget er nedsat, skal der være afholdt ja/nej-afstemning. Afstemningen skal være skriftlig og hemmelig, og der skal kun stemmes ja eller nej til, om man ønsker at vælge repræsentanter til selskabsbestyrelsen. Alle der er ansat på afstemningsdagen, og som er fyldt 15 år, kan deltage i ja/nej-afstemningen.
Selskabet skal dække omkostningerne til valgudvalgets arbejde og afholdelse af afstemninger.
Hvis ja/nej-afstemningen ender med, at I skal vælge repræsentanter til bestyrelsen, bliver valgudvalget permanent. I skal således supplere, hvis nogen udtræder. Hvis et af valgudvalgets medlemmer stiller op til bestyrelsen, er medlemmet forpligtet til at træde ud af valgudvalget.
Hvis et flertal stemmer nej, kan der tidligst afholdes ny afstemning efter seks måneder.
Hvis ja – fastsætte valgdato og indkalde kandidater
Hvis et flertal stemmer ja, skal valgudvalget organisere valget. Valget skal afholdes senest seks måneder efter ja/nej-afstemningen. Valgudvalget bør dog sikre, at valget afholdes forud for selskabets ordinære generalforsamling, så de valgte kan indtræde i bestyrelsen umiddelbart efter generalforsamlingen.
Valgudvalget skal offentliggøre valgdatoen mindst seks uger og højst ti uger før valget. Valgudvalget skal samtidig oplyse antallet af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter, der skal vælges, og opfordre til, at der kommer kandidater til henholdsvis bestyrelsesposterne og suppleanter for disse. Eventuelle kandidater skal anmeldes til valgudvalget senest fire uger før valget. Valgudvalget har også pligt til at orientere om valgbarhedsbetingelserne og offentliggøre en liste over de stemmeberettigede.
I skal vælge et antal medarbejderrepræsentanter til bestyrelsen svarende til halvdelen af det antal generalforsamlingen og andre, eksempelvis offentlige myndigheder, vælger/udpeger. Hvis antallet af generalforsamlingsvalgte og udpegede bestyrelsesmedlemmer udgør et ulige tal, rundes antallet af medarbejderrepræsentanter op. Hvis generalforsamlingen og andre eksempelvis vælger fem medlemmer til bestyrelsen, har medarbejderne ret til at vælge tre repræsentanter og tre suppleanter.
For at kunne vælges til bestyrelsen skal man være fyldt 18 år og have været ansat i mindst 12 måneder før selve valget.
For at kunne deltage i valget skal man være over fyldt 15 år og være ansat i virksomheden både når valglisten offentliggøres og på selve valgdagen. Opsagte medarbejdere, der ikke er fratrådt på valgdagen, har også stemmeret. Medlemmer af direktionen har ikke stemmeret.
Valg og indtræden
Ved valget har hver stemmeberettiget medarbejder et antal stemmer svarende til halvdelen af det antal repræsentanter, der skal vælges og et tilsvarende antal stemmer til valg af suppleanter. Skal I således vælge tre repræsentanter og tre suppleanter, har hver medarbejder to stemmer på repræsentanter og to stemmer på suppleanter, idet der oprundes til nærmeste hele tal.
Hvis der kun er opstillet det antal kandidater og suppleanter, der skal vælges, kan I afholde fredsvalg. Det er dog en forudsætning, at de opstillede kandidater er enige i, at valget afgøres som fredsvalg, og at de opstillede kan blive enige om, hvem der er suppleant for hvem.
Hvis I afholder valg, udarbejder valgudvalget stemmesedler med navnene opført alfabetisk på henholdsvis kandidater som bestyrelsesmedlem og kandidater som suppleant. Det skal også fremgå af stemmesedlen, hvor mange stemmer man har.
Valgudvalget underretter de valgte repræsentanter samt selskabets bestyrelse om valgresultatet.
Hvis der skal vælges to bestyrelsesmedlemmer og to suppleanter, er det de to bestyrelseskandidater med flest stemmer, der er valgt. Den suppleantkandidat, der fik flest stemmer, er suppleant for det bestyrelsesmedlem, der fik flest stemmer, og den suppleantkandidat, der fik næst flest stemmer, er suppleant for det bestyrelsesmedlem, der fik næst flest stemmer. I tilfælde af stemmelighed foretager valgudvalget lodtrækning.
De valgte indtræder i bestyrelsen straks efter selskabets ordinære generalforsamling, og valget gælder for fire år.