Medarbejdervalgt bestyrelsesmedlem

I anparts- og aktieselskaber, der i de seneste tre år i gennemsnit har beskæftiget mindst 35 medarbejdere, er der mulighed for at vælge et antal medarbejderrepræsentanter til bestyrelsen. Det er altså frivilligt, om medarbejderne ønsker repræsentanter i bestyrelsen.

Som medarbejderrepræsentant deltager du i bestyrelsens arbejde på lige fod med de øvrige bestyrelsesmedlemmer, eksempelvis ved debatter og afstemninger, og du har ret til de samme informationer som de øvrige bestyrelsesmedlemmer. Du er også underkastet samme ansvar og tavshedsforpligtelse. Du betragtes dog som inhabil i beslutninger om arbejdskonflikter, lønforhandlinger og lignende. Formålet med din bestyrelsesopgave er derfor ikke at repræsentere dine kollegaer. Derimod har du en væsentlig indsigt i den daglige drift, som de øvrige bestyrelsesmedlemmer ikke har.

I Selskabsloven samt "Bekendtgørelse om medarbejderrepræsentation" kan du finde regler om medarbejderrepræsentation i bestyrelsen. Reglerne omfatter blandt andet

• valg,
• valgbarhed, 
• funktionsperiode, 
• beskyttelse i ansættelsen for medarbejderrepræsentanterne,
• rettigheder, eksempelvis til honorar,
• pligter, eksempelvis tavshedspligt,
• ansvar.

Selskabsloven på Retsinformation.dk
Bekendtgørelse om medarbejderrepræsentation på Retsinformation.dk

Det er medarbejderne, der skal tage initiativ til at vælge repræsentanter til bestyrelsen. Processen for valg af repræsentanter kan kort beskrives i fem punkter.

1. Henvendelse til bestyrelsen 
2. Nedsætte valgudvalg 
3. Ja/nej-afstemning 
4. Hvis ja – fastsætte valgdato og indkalde kandidater 
5. Valg og indtræden

Henvendelse til bestyrelsen
Når medarbejderne skal anmode om at holde ja/nej-afstemning, skal de henvende sig skriftligt til bestyrelsen. Anmodningen kan komme fra et flertal på B-siden i Samarbejdsudvalget (SU), klubber eller personaleforeninger, der repræsenterer mindst ti procent af de ansatte.

Nedsætte valgudvalg
Bestyrelsen har derefter pligt til, senest seks uger efter anmodningens modtagelse, at nedsætte et valgudvalg. Valgudvalget skal sammensættes af medarbejderrepræsentanter og repræsentanter for ledelsen. Medarbejderrepræsentanterne skal udgøre et flertal i valgudvalget.

Hvis der er samarbejdsudvalg på virksomheden, udpeges medarbejderrepræsentanterne i valgudvalget af B-siden i udvalget. Hvis der ikke er samarbejdsudvalg på virksomheden, udpeges hele valgudvalget af bestyrelsen, dog således at eventuelle tillidsrepræsentanter er sikret plads i valgudvalget. Medarbejdere, der stiller op til bestyrelsen, kan ikke deltage i valgudvalget.

Læs om samarbejdsudvalg

Bestyrelsen udpeger under alle omstændigheder repræsentanter til valgudvalget. Den ene af disse repræsentanter skal være medlem af selskabets direktion. Der er ikke sat tal på størrelsen af valgudvalget, men da medarbejderne skal udgøre et flertal, skal der i sagens natur være mindst tre medlemmer i udvalget. Det mindst tænkelige valgudvalg kan således bestå af to medarbejderrepræsentanter samt selskabets direktør.

Ja /nej-afstemning
Senest fire uger efter, at valgudvalget er nedsat, skal der være afholdt ja/nej-afstemning. Afstemningen skal være skriftlig og hemmelig, og der skal kun stemmes ja eller nej til, om man ønsker at vælge repræsentanter til selskabsbestyrelsen. Alle der er ansat på afstemningsdagen, og som er fyldt 15 år, kan deltage i ja/nej-afstemningen.

Selskabet skal dække omkostningerne til valgudvalgets arbejde og afholdelse af afstemninger.

Hvis ja/nej-afstemningen ender med, at I skal vælge repræsentanter til bestyrelsen, bliver valgudvalget permanent. I skal således supplere, hvis nogen udtræder. Hvis et af valgudvalgets medlemmer stiller op til bestyrelsen, er medlemmet forpligtet til at træde ud af valgudvalget.

Hvis et flertal stemmer nej, kan der tidligst afholdes ny afstemning efter seks måneder.

Hvis ja – fastsætte valgdato og indkalde kandidater
Hvis et flertal stemmer ja, skal valgudvalget organisere valget. Valget skal afholdes senest seks måneder efter ja/nej-afstemningen. Valgudvalget bør dog sikre, at valget afholdes forud for selskabets ordinære generalforsamling, så de valgte kan indtræde i bestyrelsen umiddelbart efter generalforsamlingen.

Valgudvalget skal offentliggøre valgdatoen mindst seks uger og højst ti uger før valget. Valgudvalget skal samtidig oplyse antallet af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter, der skal vælges, og opfordre til, at der kommer kandidater til henholdsvis bestyrelsesposterne og suppleanter for disse. Eventuelle kandidater skal anmeldes til valgudvalget senest fire uger før valget. Valgudvalget har også pligt til at orientere om valgbarhedsbetingelserne og offentliggøre en liste over de stemmeberettigede.

I skal vælge et antal medarbejderrepræsentanter til bestyrelsen svarende til halvdelen af det antal generalforsamlingen og andre, eksempelvis offentlige myndigheder, vælger/udpeger. Hvis antallet af generalforsamlingsvalgte og udpegede bestyrelsesmedlemmer udgør et ulige tal, rundes antallet af medarbejderrepræsentanter op. Hvis generalforsamlingen og andre eksempelvis vælger fem medlemmer til bestyrelsen, har medarbejderne ret til at vælge tre repræsentanter og tre suppleanter.

For at kunne vælges til bestyrelsen skal man være fyldt 18 år og have været ansat i mindst 12 måneder før selve valget.

For at kunne deltage i valget skal man være over fyldt 15 år og være ansat i virksomheden både når valglisten offentliggøres og på selve valgdagen. Opsagte medarbejdere, der ikke er fratrådt på valgdagen, har også stemmeret. Medlemmer af direktionen har ikke stemmeret.

Valg og indtræden
Ved valget har hver stemmeberettiget medarbejder et antal stemmer svarende til halvdelen af det antal repræsentanter, der skal vælges og et tilsvarende antal stemmer til valg af suppleanter. Skal I således vælge tre repræsentanter og tre suppleanter, har hver medarbejder to stemmer på repræsentanter og to stemmer på suppleanter, idet der oprundes til nærmeste hele tal. 

Hvis der kun er opstillet det antal kandidater og suppleanter, der skal vælges, kan I afholde fredsvalg. Det er dog en forudsætning, at de opstillede kandidater er enige i, at valget afgøres som fredsvalg, og at de opstillede kan blive enige om, hvem der er suppleant for hvem.

Hvis I afholder valg, udarbejder valgudvalget stemmesedler med navnene opført alfabetisk på henholdsvis kandidater som bestyrelsesmedlem og kandidater som suppleant. Det skal også fremgå af stemmesedlen, hvor mange stemmer man har.

Valgudvalget underretter de valgte repræsentanter samt selskabets bestyrelse om valgresultatet.

Hvis der skal vælges to bestyrelsesmedlemmer og to suppleanter, er det de to bestyrelseskandidater med flest stemmer, der er valgt. Den suppleantkandidat, der fik flest stemmer, er suppleant for det bestyrelsesmedlem, der fik flest stemmer, og den suppleantkandidat, der fik næst flest stemmer, er suppleant for det bestyrelsesmedlem, der fik næst flest stemmer. I tilfælde af stemmelighed foretager valgudvalget lodtrækning.

De valgte indtræder i bestyrelsen straks efter selskabets ordinære generalforsamling, og valget gælder for fire år.

Et moderselskab udgør sammen med et eller flere datterselskaber en koncern. Hvis koncernen gennem de sidste tre år i gennemsnit har beskæftiget mindst 35 medarbejdere, er der mulighed for at afholde ja/nej-afstemning om medarbejderrepræsentation i moderselskabets bestyrelse.

Reglerne om valg til koncernbestyrelser svarer i vid udstrækning til, hvad der gælder i aktie- og anpartsselskaber. Den væsentligste forskel er, at det er et valgmandskollegium, som skal vælge de medarbejdervalgte bestyrelsesmedlemmer. De procedurer, der er beskrevet nedenfor, fungerer derfor som supplement.

Processen for valg af repræsentanter kan kort beskrives i fem punkter.

1. Initiativ og henvendelse 
2. Nedsætte koncernvalgudvalg 
3. Ja/nej-afstemning 
4. Hvis ja – sammensætte valgmandskollegium 
5. Valg

Initiativ og henvendelse
Initiativet til at afholde ja/nej-afstemning kan komme fra samarbejdsudvalg, faglige organisationer eller klubber eller fra ti procent af medarbejderne i alle datterselskaberne. Anmodningen om at holde ja/nej-afstemning skal være en skriftlig henvendelse til moderselskabets bestyrelse.

Nedsætte koncernvalgudvalg
Bestyrelsen har derefter pligt til at nedsætte et koncernvalgudvalg senest seks uger efter anmodningens modtagelse. Flertallet i koncernvalgudvalget skal være medarbejderrepræsentanter. Moderselskabets medarbejdere skal så vidt muligt være repræsenteret. Mindst et medlem skal repræsentere datterselskabet/datterselskaberne, og mindst et medlem skal være medlem af moderselskabets bestyrelse eller direktion.

Ja /nej-afstemning
Senest fire uger efter, at valgudvalget er nedsat, skal der være afholdt ja/nej-afstemning. Afstemningen skal være skriftlig og hemmelig, og der skal kun stemmes ja eller nej til, om man ønsker at vælge repræsentanter til koncernselskabets bestyrelse. Alle der er ansat på afstemningsdagen, og som er fyldt 15 år, kan deltage i ja/nej-afstemningen.

Koncernselskabet skal dække omkostningerne til koncernvalgudvalgets arbejde og afholdelse af afstemninger.

Hvis ja – sammensætte valgmandskollegium
Hvis ja/nej-afstemningen fører til, at et flertal af medarbejderne ønsker at vælge repræsentanter til moderselskabets bestyrelse, skal disse vælges af et valgmandskollegium. Hver enkelt medarbejder i datterselskabet eller datterselskaberne skal således ikke stemme på kandidaterne.

Valgmandskollegiet består af medarbejderrepræsentanterne i alle koncernselskabernes bestyrelser. Hvis der er selskaber i koncernen, hvor der ikke er medarbejderrepræsentanter i bestyrelserne, skal koncernvalgudvalget sørge for, at medarbejderne i det pågældende selskab vælger to medlemmer til valgmandskollegiet og to suppleanter for disse.

Valg
Valgmandskollegiet vælger repræsentanterne og suppleanterne for disse til moderselskabets bestyrelse senest seks måneder efter ja/nej-afstemningen. Valgmandskollegiet kan vælge et antal bestyrelsesmedlemmer svarende til halvdelen af antallet af generalforsamlingsvalgte bestyrelsesmedlemmer. Er antallet ulige, skal I runde op til helt tal.

Vi vil gøre opmærksom på, at der under alle omstændigheder skal vælges tre repræsentanter og tre suppleanter til moderselskabets bestyrelse, medmindre der i forvejen er medarbejderrepræsentanter for medarbejderne i moderselskabet i moderselskabets bestyrelse. Hvis det er tilfældet nedsættes antallet af koncernvalgte medarbejdere i moderselskabets bestyrelse med to.

Hvis generalforsamlingen og eventuelt offentlige myndigheder tilsammen vælger/udpeger ni medlemmer til bestyrelsen, kan medarbejderne i moderselskabet vælge fem medlemmer (og fem suppleanter). Når der vælges koncernbestyrelsesrepræsentanter, skulle der som udgangspunkt vælges fem repræsentanter fra datterselskaberne. Men da medarbejderne i moderselskabet i forvejen har valgt repræsentanter, nedsættes antallet af repræsentanter med to. Medarbejderne i datterselskabet/datterselskaberne skal således via valgmandskollegiet vælge tre repræsentanter til moderselskabets bestyrelse.

Hvert deltagende selskab har fire stemmer for hver påbegyndt 35 medarbejdere i selskabet. Stemmerne fordeles ligeligt blandt de valgmænd, der repræsenterer det pågældende selskab.

Som medarbejdervalgt bestyrelsesmedlem er du omfattet af nogle rettigheder og pligter. Her kan du læse om dem, som vi har mest erfaring med, at medlemmer efterspørger. Har du andre spørgsmål, er du velkommen til at kontakte os.

Tavshedspligt
Som medarbejdervalgt bestyrelsesmedlem har du ligesom de øvrige bestyrelsesmedlemmer tavshedspligt. Dette gælder ikke kun i forhold til kollegerne, men også i forhold til omverdenen i øvrigt. Tavshedspligten medfører, at bestyrelsesmedlemmerne ikke må videregive ikke-offentligt tilgængelige oplysninger om selskabets drift, økonomi og markedssituation. Husk på, at der gælder skærpede krav til tavshedspligten i børsnoterede selskaber.

Informationspligt
Som modstykke til tavshedspligten er der i selskaber med medarbejderrepræsentation i bestyrelsen en særlig forpligtigelse til at informere medarbejderne. Det er imidlertid vigtigt at understrege, at informationspligten ikke påhviler de medarbejdervalgte bestyrelsesmedlemmer særskilt, men derimod den samlede bestyrelse. Informationen kan naturligt ske gennem virksomhedens samarbejdsudvalg. Hvis du som medarbejdervalgt bestyrelsesmedlem ikke er tilfreds med informationsniveauet i virksomheden, må du ikke selv give supplerende information. Derimod er du henvist til at tage problemet op i bestyrelsen.

Bøde og erstatningspligt
Ligestillingen mellem medarbejdervalgte og generalforsamlingsvalgte bestyrelsesmedlemmer fører også til, at medarbejderrepræsentanten kan blive straffet eller blive pålagt ansvar. Eksempelvis kan bestyrelsen blive idømt bøde, hvis årsregnskabet ikke indsendes rettidigt, eller hvis der ydes ulovlige aktionærlån.

Bestyrelsen kan også blive erstatningspligtig over for kreditorer eller aktionærer, hvis den handler ansvarspådragende eksempelvis ved bevidst eller groft uagtsomt at forsømme sine pligter. Det bliver mere og mere almindeligt, at bestyrelserne tegner ansvarsforsikringer. Ansvarsforsikringer dækker imidlertid ikke bøder for manglende indbetaling af A-skat, for sen indsendelse af årsregnskab eller andre overtrædelser af lovgivningen.

Netop risikoen for at ifalde ansvar betyder også, at det er vigtigt, at du som medarbejdervalgt bestyrelsesmedlem får mulighed for at uddanne dig til bestyrelsesarbejdet.

Honorar
Ligestillingen mellem de medarbejdervalgte og de generalforsamlingsvalgte bestyrelsesmedlemmer gælder også retten til honorar. Lovgivningen giver ikke bestyrelsesmedlemmerne krav på honorar. Men hvis de generalforsamlingsvalgte bestyrelsesmedlemmer får honorar for deres arbejde, har du som medarbejdervalgt bestyrelsesmedlem tilsvarende krav.

Der er imidlertid intet der hindrer, at der kan være forskel på honorarernes størrelse. Forskellen skal blot være sagligt begrundet. Det er ikke usædvanligt, at formanden modtager større honorar end de øvrige bestyrelsesmedlemmer. Det vil derimod være i strid med ligestillingsprincippet, hvis de generalforsamlingsvalgte medlemmer modtager større vederlag med henvisning til større ekspertise.

Som medarbejderrepræsentant eller suppleant i en aktie-, anparts- eller koncernbestyrelse, er du beskyttet mod opsigelse på samme måde som tillidsrepræsentanter inden for dit faglige område eller som tillidsrepræsentanter inden for et tilsvarende område, hvis du bliver sagt op.

Beskyttelsen følger lovgivningen, så det er derfor uden betydning, om virksomheden er dækket af en overenskomst eller ej.

Beskyttelsen omfatter også suppleanten, selvom suppleanten ikke er i funktion som bestyrelsesmedlem på opsigelsestidspunktet.

Dansk Arbejdsgiverforening
Hvis virksomheden er organiseret under Dansk Arbejdsgiverforening, ligger beskyttelsen mod opsigelse i, at virksomheden er forpligtet til at underrette Lederne, som har ret til at begære en forhandling om sagen, inden opsigelsen finder sted.

Hvis virksomheden ikke har overholdt forpligtelsen til at underrette Lederne og optage forhandling, inden opsigelsen har fundet sted, kan Lederne rejse krav om, at virksomheden betaler en bod til Lederne for overenskomstbrud.

Det er vigtigt, at du oplyser virksomheden om, at du er medlem af Lederne for at sikre dig den beskyttelse, at virksomheden underretter Lederne inden opsigelse.