1. Onboarding er mere end bare en blomst
Onboarding handler især om at få skabt gode oplevelser for den nye medarbejder, som aktiverer positive følelser. Det kan være følelsen af at passe ind, at kende nogen, at bidrage og at høre til. Vi ved, at det er afgørende for, om den nye medarbejder kan se sig selv i jobbet på længere sigt.
Der findes mange måder at gøre det på. Her er et par konkrete eksempler:
- Allerede inden den nye medarbejder starter, kan I sende blomster eller en anden hilsen om, at I glæder jer til at få vedkommende med ombord. Det kan fx også være korte velkomsthilsner fra teamet på LinkedIn eller e-mail.
- Afsæt god tid og ressourcer. På den måde viser I, at I prioriterer onboardingen.
- Gør noget, der overrasker eller ligger ud over det forventelige. I kan fx invitere jeres nye kollega ud at spise med teamet eller tilbyde et abonnement til en musik eller podcasttjeneste.
2. Skab en struktureret proces
En god onboarding kræver prioritering og grundige overvejelser af, hvad der skal med i processen. Med en klar strategi bevarer I overblikket over, hvilke informationer der er vigtige at få givet videre og hvem der gør hvad.
Sådan kan I gribe det an:
- Gør processen så enkel som mulig. Det er bedre at udvælge få ting, I kan gå i dybden med end gå overfladisk til værks.
- Del processen op i tidsintervaller som fx: før ansættelsen, første dag, første uge, første måned
- Hver proces er unik. Forhold jer til, hvor mange ressourcer I har til rådighed og den nye medarbejders behov for oplæring.
- Del onboardingen op i hovedtemaer, fx: praktisk information, selve stillingen, afdelingen og organisationen. Mange glemmer introduktionen til organisationen, men den er vigtig, fordi den omhandler værdier og den strategiske retning, som medarbejderen skal styre efter.
3. Giv små opgaver fra starten
Det kan blive en frustrerende oplevelse, hvis den første tid udelukkende går med introkurser og bunker af papirer. De fleste vil gerne bidrage og vise deres værd fra starten.
Derfor er det en god idé at give medarbejderen nogle små, overskuelige opgaver allerede den første arbejdsdag. Det skaber tryghed og styrker selvtilliden hos medarbejderen at opleve, at han eller hun hurtigt kan bidrage og løfte de stillede opgaver.
Samtidig vil det give dig – eller andre som skal oplære medarbejderen – en mulighed for at vurdere, hvor hurtigt I kan skrue op for mængden og sværhedsgraden af opgaverne.Serviceboks: LedersparringHar du brug for sparring til din lederrolle / Book ledersparring
4. Skab en buddyordning
En buddyordning handler først og fremmest om at skabe tryghed for den nye medarbejder. Det er et frirum, hvor den nyansatte kan mødes og snakke uformelt med en mere erfaren kollega om løst og fast, herunder de uskrevne regler.
Buddyen har både en social og faglig rolle. Den sociale del handler om at introducere den nye medarbejder til kulturen og hjælpe ham eller hende med at blive en del af det sociale fællesskab. Mens buddyens faglige rolle skal sikre, at medarbejderen har en at sparre med og bliver oplært i konkrete arbejdsopgaver.
Det er vigtigt, at buddyen er velinformeret om virksomheden og opgaverne, har empatiske evner og desuden har lyst til at påtage sig rollen.
5. Tjek ofte op på trivsel og opgaver
Særligt i de første uger og måneder er det vigtigt løbende at tjekke op på, hvordan det går med den nye medarbejder. Det handler dels om at tage temperaturen på medarbejderens trivsel. Men også om at blive klogere på medarbejderens faglige udvikling.
Vær nysgerrig og spørg ind til medarbejderens hverdag og observationer. På den måde viser du, at du er opmærksom, interesseret og klar til at lytte. Det skaber tryghed og bidrager til at skabe et fortroligt rum, hvor I kan tale bredt både personligt og fagligt.
Samtidig mindsker det risikoen for, at medarbejderen kommer skævt fra start, fordi I løbende får mulighed for at justere på opgaverne og de forventninger, I har til hinanden.
Læs mere om medarbejderes trivsel her
6. Inviter til spørgsmål
At få en ny medarbejder er en god mulighed for at få nye øjne på jeres opgaver og arbejdsprocesser. Måske er der noget, I kan gøre anderledes? Eller muligheder, I har overset?
I en onboardingproces skal I klæde den nye medarbejder på til at kunne løfte opgaverne i jobbet. Men faktisk kan I også lære en masse af medarbejderen.
Fortæl derfor medarbejderen, at hans eller hendes viden er vigtig. Og at I ser det som en styrke, når de ansatte stiller spørgsmål og giver deres mening til kende. Det bidrager til at skabe den psykologiske tryghed der skal til, for at den nyansatte tør dele sin undren og holdning til opgaverne og den måde, I arbejder på.
Brug de første par måneder på at få glæde af medarbejderens friske øjne på jer, herefter vil han eller hun være en del af kulturen.
7. Brug jeres viden fra ansættelsesprocessen
Der er som nævnt meget at hente ved at skabe en klar struktur og plan for jeres måde at onboarde på. Men husk, at der kan være stor forskel på, hvad der driver og motiverer mennesker, hvordan de lærer og i hvilket tempo. Nogle kan fx lide at sidde alene. Andre i storrum.
Sørg derfor for at finjustere onboardingen til den enkelte medarbejder. Her er der blandt andet masser af viden at hente fra ansættelsesprocessen. Måske har vedkommende lavet en personlighedstest, I kan trække relevant viden ud af. Og måske lærte I ting om medarbejderen under samtalerne, som kan have betydning for, hvordan onboardingen skal tilrettelægges.
