5 gode råd: Sådan leder du dine medarbejdere, når de både arbejder på kontoret og hjemmefra

Når du som leder skal genoverveje, hvor høj grad af fleksibilitet du vil tilbyde dine medarbejdere, kan du vurdere, i hvilket omfang og på hvilke områder du skal stille krav til medarbejderne. Samt i hvilket omfang og på hvilke områder du vil lade medarbejderne foretage vurderingen selv. Vurderingen af, hvornår, hvor længe ad gangen og hvor medarbejdere skal udføre deres arbejdsopgaver, kan foretages på et kontinuum fra 100 % bestemt af leder eller arbejdsgiver til 100 % bestemt af medarbejderne selv.

I langt de fleste tilfælde vil det være nok, at du som leder stiller krav til, at aftalte leverancer og serviceniveau til kunder og samarbejdspartnere opretholdes og leveres som aftalt, men at medarbejderne derudover i høj grad selv kan vurdere, hvad det kræver, i forhold til hvor, hvornår, og hvor længe ad gangen de udfører de enkelte opgaver.

En god idé er at indhente inspiration fra andre ledere og virksomheder, som er lykkes med at indføre den hybride arbejdsplads i større eller mindre omfang, så du kan blive inspireret og udfordret på, hvordan hverdagen kan se ud.

Du kan genoverveje balancen ud fra fire perspektiver:

1.  Samfund 
   Hvilket aftryk ønsker du og dine medarbejdere, at jeres virksomhed sætter på miljøet, og hvordan kan den hybride arbejdsplads understøtte det? Klimaet belastes f.eks. af transport til og fra arbejdspladsen, og fordi mange mennesker skal ind og ud af byerne på samme tid, skaber det kødannelser og myldretidstrafik.
   
   Ønsker I som virksomhed at arbejde for et mere rummeligt arbejdsmarked og hjælpe flere mennesker med handicap i job? En øget fleksibilitet i forhold til hvor, hvornår og hvor længe ad gangen arbejdsopgaver udføres kan få flere mennesker med funktionsnedsættelser til at få foden indenfor på arbejdsmarkedet.
   
   
2. Organisation
   Har I svært ved at tiltrække den nødvendige arbejdskraft eller opnå den ønskede diversitet i organisationen? Så kan det være en fordel at øge fleksibiliteten i forhold til arbejdstid og arbejdssted.
   
   Ønsker I at minimere rejseomkostninger og rejsetid? Så kan I overveje, at nogle af jeres møder effektivt kan afholdes virtuelt.
   
   Skal I øge effektiviteten eller kundetilfredsheden? Nogle opgaver bliver løst hurtigere, når arbejdstiden fordeles på afdelinger, teams og medarbejdere med forskellige døgnrytmer og tidszoner.
   
   
3. Team
   Som leder kan du opleve særlige omstændigheder eller udfordringer, som ikke er udbredt i den øvrige organisation, hvor det giver værdi at genoverveje balancen i arbejdstid og arbejdssted for netop din afdeling eller dit team.
   
   Det kan f.eks. være, at medarbejdernes arbejdsopgaver i din afdeling eller dit team kan udføres mere uafhængigt af andre i tid og sted. Måske vil du med øget fleksibilitet være i stand til at tiltrække og fastholde de særlige kompetencer, som du har brug for i netop dit team.
   
   
4. Individ
   Hvordan kan du indrette en arbejdsform, der rummer dine medarbejderes forskellige præferencer?
   
   Som leder kan du forvente en øget trivsel hos dine medarbejdere, hvis de i højere grad selv kan tilrettelægge deres arbejdsdag. Det er meget person- og situationsafhængigt, hvilken fleksibilitet en medarbejder ønsker i forhold til hvornår, hvor længe og hvor arbejdsopgaver udføres. Det er f.eks. forskelligt, hvor meget værdi den enkelte medarbejder tillægger fysisk socialt samvær med kollegaerne eller fælles fysisk tilstedeværelse ved opgaver og møder.
   
   Ønsket til fleksibilitet kan også variere i perioder af medarbejderens liv, f.eks. på grund af mængden af arbejdsopgaver eller forpligtigelser over for børn og familie, ligesom der vil være nogle medarbejdere, som vil opleve en værdi i at reducere deres transporttid.

De grundlæggende principper for et godt samarbejde har fortsat stor betydning, selvom medarbejderne ikke nødvendigvis sidder fysisk samme sted eller arbejder på samme tid. En forudsætning for at den hybride arbejdsplads bliver en succes er, at alle medarbejdere får den information, de behøver, og oplever, at de er en del af teamet uden at føle, at de skal stå til rådighed døgnet rundt. Med den hybride arbejdsplads har du derfor brug for at have flere kommunikationskanaler og større tidsrum i spil.

Som leder skal du være opmærksom på at:

• Inddrage alle relevante medarbejdere i kommunikation, information, beslutninger og fordeling af opgaver – uanset hvor eller hvornår de arbejder.

• Overveje formålet med jeres forskellige former for kommunikation i teamet (f.eks. vigtig information, drøftelser eller small talk), og herefter vurdere, hvilke(n) kommunikationskanal(er) der er bedst egnet til de enkelte formål (f.eks. ansigt-til-ansigt, video, telefon, chat, SMS), og på hvilke kanaler alle relevante modtagere kan modtage informationen i den hastighed, opgaven kræver – uanset, hvor modtagerne opholder sig fysisk.

På de fleste arbejdspladser vil en relevant kommunikationskanal være en platform, der tillader videomøder. Video får flere af kroppens signaler med og kan derfor i mange situationer være en fin erstatning for det fysiske møde.

Mange virksomheder og teams, som arbejder fleksibelt, vil have et øget behov for at kunne afholde videomøder eller udveksle information digitalt. Derfor er det en kontinuerlig indsats at sikre, at alle medarbejdere har adgang til det nødvendige digitale udstyr – både på kontoret og hjemmearbejdspladsen.

Gode råd til, hvad medarbejdernes kontorarbejdspladser skal udstyres med:

• Webcam. Enten integreret i bærbar computer eller ekstern skærm, eller som et eksternt webcam tilsluttet computeren.

• Laptop-stand til den bærbare computer, så webcam kommer op i øjenhøjde, og medarbejderen derved fremstår tydeligt og professionelt i videomøder, hvis webcam i den bærbare computer anvendes.

• Godt headset med mikrofon, som reducerer baggrundsstøj for at give bedre lydoplevelse.

• Software på computeren til virtuelt samarbejde (e-mail, kalender, videomøder, chat-funktioner, virtuelt whiteboard mv.)

• God belysning og baggrund optimeret til videomøder, så medarbejderen fremstår tydeligt og professionelt i videomøder med f.eks. kunder eller samarbejdspartnere.

• For medarbejdere i storrumskontorer vil det være hensigtsmæssigt, hvis de bærbare computere også nemt kan kobles til en fælles storskærm (evt. et digitalt whiteboard) med webcam og konferencetelefon eller speaker phone, så hele afdelingen på kontoret hurtigt kan samles til korte møder sammen med online deltagere.

Mødelokaler udstyres med:

• Et eksternt konferencekamera, så de virtuelle deltagere kan se deltagerne i det fysiske mødelokale.

• Konferencetelefon eller speaker phone, så alle deltagere i det fysiske møde bedre kan høre, hvad der siges fra onlinedeltagerne, og alle onlinedeltagerne bedre kan høre, hvad der bliver sagt i det fysiske mødelokale.

• En storskærm, så deltagerne i det fysiske lokale kan se onlinedeltagerne. I kan overveje at købe et digitalt whiteboard, så alle deltagerne i det fysiske mødelokale kan skrive, tegne og flytte rundt på digitale post-it notes på det digitale whiteboard, og online deltagerne kan gøre det samme virtuelt via deres computere, så det minder mere om et fysisk møde.

• Let adgang til at tilslutte medarbejderes bærbare computer til udstyret.

• God belysning og baggrund optimeret til videomøder, så I fremstår tydeligt og professionelt på skærmen.

Det er en fordel at have adgang til små kontorer, der ikke kan bookes, hvor medarbejderne hurtigt kan trække sig ind, når der opstår et uplanlagt videomøde med en kollega eller en telefonsamtale. Det er ligeledes vigtigt, at der er adgang til en stabil og hurtig internetforbindelse, som kan håndtere den øgede brug af videomøder samt øget teknisk kapacitet til de eksterne opkoblinger til virksomhedens IT-systemer.

Hjemmearbejdspladserne udstyres med:
Det er en god ide at afsætte tid og økonomi til at etablere velfungerende hjemmearbejdspladser, der understøtter, at medarbejderne nemt kan udføre deres daglige opgaver, og også tillader, at de kan benytte alle relevante kommunikationskanaler hjemmefra. Det vil være forskelligt fra hjem til hjem, hvad der er behov for, men overvej blandet andet følgende faktorer:

• Stabil og hurtig internetforbindelse, som kan håndtere den øgede brug af videomøder – allerhelst med mulighed for kabling til arbejdscomputeren.

• God mobiltelefondækning fra den valgte udbyder af mobiltelefoni.

• Bord, kontorstol, underlag til kontorstol og god belysning.

• Hardware, såsom mobiltelefon, computer, tastatur, mus, musemåtte, ekstra skærm til den bærbare computer, dockingstation, headset med mikrofon som reducerer baggrundsstøj, eksternt webcam (hvis ikke webcam er indbygget i den bærbare computer eller den eksterne skærm) eller en laptop-stand til den bærbare computer, så webcam i den bærbare kommer op i øjenhøjde. En printer vil også være nødvendig for nogle medarbejdere.

• Software til virtuelt samarbejde (e-mail, kalender, videomøder, chat-funktioner mv.) samt adgang til forretningsapplikationer, såsom CRM, ERP, bookning af mødelokaler og intranet.

• Skærmbriller, hvis der er stor forskel i afstand til skærmen på kontorarbejdspladsen og hjemmearbejdspladsen.
  
  

Læs om arbejdsmiljøreglerne for hjemmearbejdspladser her

Når I ændrer måden, I arbejder på, er det også en god idé at aftale nye og fælles leveregler i teamet.

Levereglerne skal sikre, at der både tages hensyn til de arbejdsopgaver, som skal udføres, og medarbejdernes foretrukne måde at arbejde på, samt at alle er indforstået med rammerne for den nye arbejdsform og ved, hvordan de skal agere i dagligdagen.

Afhængigt af personlighed og situation er det forskelligt, hvad den enkelte medarbejder foretrækker, når det kommer til, hvor og hvornår arbejdsopgaverne udføres. Nogle trives med, at det er fuldstændig ens fra dag til dag eller uge til uge, mens andre foretrækker fleksibilitet i forskellig grad. Som leder kan du f.eks. facilitere et teammøde, hvor I alle får indblik i hinandens præferencer og får inspiration udefra til at arbejdet kan udføres mere fleksibelt med ændrede vaner og de rette digitale værktøjer.

Når I har formuleret jeres specifikke leveregler, er det en god ide at afstemme levereglerne løbende, da der ofte vil være behov for ændringer i forhold til bestemte projekter, i teamsammensætningen eller andre omkringliggende faktorer.

I kan bl.a. oprette leveregler inden for disse områder samt tage udgangspunkt i spørgsmålene og de gode råd her:

• Opgaver
  Hvilke opgaver kan I udføre uafhængigt af hvor, hvor længe eller hvornår de udføres? Og hvilke opgaver skal eller vil I fremover udføre sammen på samme tid, i samme tidsrum eller på samme lokation?

• Møder
  Hvilke typer af møder kan I afholde som fysiske møder, og hvilke møder kan fint fungere med en blanding af deltagelse via fysisk møde og videomøde?
  
  Der er sjældent behov for at mødes fysisk, hvis der er tale om informationsmøder med en simpel spørgerunde, og dette møde vil derfor kunne afholdes med en blanding af fysisk og virtuel deltagelse. Hvis aktivitetens hovedformål er at opbygge en højere tillid i teamet gennem socialt samvær, så kan det derimod give større udbytte med et fysisk møde.
  
  Hvor ofte skal I have fælles tjek-in i teamet og med hvilket formål og agenda?
  
  

• Faste dage
  Skal der planlægges faste ugedage for de møder, som kræver fysisk tilstedeværelse?
  
  Det kan være en fordel, så alle er forberedt på, at der kan være større sandsynlighed for fysiske møder disse dage. Men det behøver ikke nødvendigvis betyde, at medarbejderne skal møde op fysisk hver uge på disse ugedage. Vær opmærksom på, at et krav om minimum antal arbejdsdage/uge på det fysiske kontor eller minimum antal arbejdsdage/uge på hjemmearbejdspladsen eller anden lokation ikke nødvendigvis vil skabe værdi. Drøft hvornår, hvem og hvad skal der til for, at det giver værdi for både jer og virksomheden at møde på det fysiske kontor.
  
  

• Tilgængelighed
  I hvilket tidsrum skal I typisk være til rådighed for hvilke type opgaver (virtuelt eller fysisk)? Er der et tidsrum, hvor kunder, leverandører, samarbejdspartnere eller kollegaer primært har brug for at samarbejde? Vær opmærksom på, at det kan være kontraktuelt aftalt, eller står som et kommunikeret kundeløfte. For at skabe transparens i tilgængeligheden kan alle opdatere deres kalendere med information om, hvor de kan træffes (kontor og/eller digitale kommunikationskanaler) og i hvilket tidsrum.
  
  

• Virtuelle aktiviteter
  Er der brug for at afholde virtuelle aktiviteter, hvor formålet er relationsopbygning og socialt samvær, så alle oplever samhørighed i teamet og på tværs af teams?
  
  Det kan være en god ide at indføre virtuelle kaffepauser, frokostpauser eller fredagsbarer. I kan også afsætte første og/eller sidste fem minutter af virtuelle møder til uformel dialog.
  
  

• Kommunikation
  Hvad er jeres foretrukne kommunikationskanaler til forskellige typer af kommunikation (ansigt-til-ansigt, video, telefon, chat, e-mail, SMS)? Hvilke svartider forventer I af hinanden på hvilke kommunikationskanaler? Hvordan holder I hinanden opdateret med, hvad I arbejder på, og hvor langt I er?
  
  Aftal at udvise tillid til, at alle arbejder på sine arbejdsopgaver selvom I ikke sidder fysisk sammen, og at I ikke skal stå til rådighed døgnet rundt, fordi kollegaer arbejder på andre tidspunkter.

Det kræver både træning for dig som leder og for dine medarbejdere at ændre i vaner og vante arbejdsgange. Derfor er det vigtigt, at I som team løbende øver de nye rutiner.

For at ændre en vane skal du først være bevidst om, hvad din nuværende vane er. Det er derfor en god idé, at du som leder afsætter tid og rum til, at du selv og dine medarbejdere kan reflektere over nuværende vaner, træne de nye rutiner og eksperimentere med, hvad der virker bedst både for den enkelte og for teamet.

Der kan blive behov for at justere rutinerne undervejs, når I får mere erfaring med den nye arbejdsform og dermed større indsigt i, hvordan det fungerer bedst i lige netop jeres virksomhed, i jeres team og for den enkelte medarbejder.