Mit Lederne

Ledelse i Dag - juni 2019

Derfor kan en firedages arbejdsuge være svaret på mange udfordringer

16. maj 2019

Ny bog præsenterer for første gang de banebrydende resultater, som virksomheden IIH Nordic har opnået ved at indføre en firedages arbejdsuge. Meget tyder på, at en nedsættelse af arbejdstiden kan løse flere problemer på én gang – men en kort arbejdsuge kan ikke gøre det alene, fortæller forfatteren.

Mængden af timer, vi arbejder, udgør ofte en vigtig del af vores identitet. De mange timer er et pejlemærke for vores sociale status og retningsgivende for vores personlige stolthed.

Derfor kan alene tanken om at skulle arbejde mindre og holde mere fri stå i direkte kontrast til vores opfattelse af, hvad det vil sige at være et succesfuldt og betydningsfuldt menneske. Selve begrebet ”en firedages arbejdsuge” kan klinge dårligt i manges ører. Det erkender jeg. Men et toårigt forløb med en firedages arbejdsuge for en dansk virksomhed med 45 ansatte har givet nye interessante indsigter om både bedre bundlinje og arbejdsglæde, som du som leder ikke skal gå glip af.

Adskillige videnskabelige undersøgelser har vist, at man faktisk kan blive mere produktiv af at arbejde mindre; at det ikke automatisk er lig med succes, at arbejde meget og længe, men at mange timer på jobbet kan have den modsatte virkning på produktivitet og originalitet.1

Det er derfor på tide, at vi alle – både ledere, medarbejdere og virksomhedsejere – tør kalibrere vores traditionelle opfattelse af arbejdstid, så den i højere grad passer til en verden med nye og fleksible teknologiske muligheder kombineret med en arbejdsstyrke, der i højere grad arbejder udelukkende med hjernen frem for primært med hænderne.

En firedages arbejdsuge er som et isbjerg: De fire dage er bare toppen, og under overfladen hviler det på en ændring i måden, vi arbejder, tænker og løser problemer på.

Henrik Stenmann, CEO i IIH Nordic

Banebrydende resultater
Jeg satte mig for et års tiden siden for at undersøge tesen om, at færre arbejdstimer kan give større produktivitet. Jeg tog udgangspunkt i den danske virksomhed, IIH Nordic, der siden februar 2017 kun har arbejdet fire dage som ugen – tilsyneladende med stor succes, da de ikke alene har nået fem dages arbejde på fire dage, men samtidig har kunnet forbedre arbejdsmiljø og bundlinje markant.

Min undersøgelse af virksomheden er samlet i bogen Manden der knuste kalenderen for at gøre sine medarbejdere lykkelige, som udkommer den tredje juni på forlaget Frydelund, hvor også de praktiske virkningerne af en firedages arbejdsuge for første gang dokumenteres.

Resultaterne af en firedages arbejdsuge er banebrydende: Stort set al stress blandt de 45 medarbejdere er elimineret, virksomhedens økonomiske resultat er fordoblet, sygefraværet er ikkeeksisterende, og i 2017 og 2018 er de blevet kåret som Danmarks Bedste Arbejdsplads (i it-kategorien) samt vundet en favnfuld af priser for både deres arbejdsmiljø og deres produkter.

Men kan man mon bare beslutte sig for at nå fem dages arbejde på fire dage og derefter blive kåret som Danmarks Bedste Arbejdsplads? Næppe. Derfor indførte IIH Nordic også – i forlængelse af beslutningen om en firedages arbejdsuge – en række initiativer, som netop skulle sikre den større effektivitet. Heriblandt nye teknologiske værktøjer (eller tools, som de kaldes i virksomheden), der dels førte til automatiseringer og dels ændrede arbejdsflowet i virksomheden, således at al eventuel tidligere spildtid så vidt muligt blev ellimineret. Derudover satte virksomheden fokus på øget fysisk sundhed blandt ledelse og medarbejdere og igangsatte konkrete tiltag, der skulle øge både det personlige og det kollektive fokus og koncentrationen i den nye firedages arbejdsuge-ramme.

Det er altså en nedsættelse af arbejdstiden kombineret med gode arbejdsmetoder, nye værktøjer, bedre mødeledelse, bedre e-mailhåndtering, automatisering samt ændring af arbejdskulturen, der giver de bemærkelsesværdige resultater. Som CEO i IIH Nordic, Henrik Stenmann, udtrykker det i bogen:

– En firedages arbejdsuge er som et isbjerg: De fire dage er bare toppen, og under overfladen hviler det på en ændring i måden, vi arbejder, tænker og løser problemer på. Mange, der hører om vores erfaringer, er fokuserede på den firedages arbejdsuge, men det handler ikke kun om at arbejde en dag mindre. Det handler mere om en nordisk arbejdsmåde, det handler om de tiltag og det mindset, der gør det muligt at arbejde i fire dage, og om at arbejde på bedre måder med bedre værktøjer – ikke bare om at arbejde mindre. Vi skal gøre op med, at antallet af arbejdstimer er proportionelt med mængden af opgaver, der bliver løst.

Alt i alt har virksomheden i sine første to år med firedages arbejdsuge gennemført og testet over 50 forskellige metoder, forløb, tiltag og værktøjer, som alle er beskrevet i bogen, hvor de også vurderes på blandt andet effekt og på antal ressourcer til implementering.

Også på globalt plan er der indsigter at hente i forhold til en firedages arbejdsuge – især i Europa og i særdeleshed i Storbritanninen. Mest omtalt er dog et forsøg fra New Zealand med opsigtsvækkende resultater.2 Men forsøget varede kun i tre måneder, og deres resultater kan derfor ikke sammenlignes med IIH Nordics resultater, da IIH Nordic har været i gang i meget længere tid.

En firedages arbejdsuge er vanskelig at gennemføre over lang tid, og her er IIH Nordic relativt enestående. I min globale research viste det sig faktisk, at IIH Nordic er den første og største virksomhed i verden (målt på antal medarbejdere), der i længst tid har gennemført en firedages arbejdsuge. Samtidig er de som case uhyre interessante, da de har målt og vejet alt undervejs. Det giver en guldgrube af dokumentation for hele forløbet.

Pernille Garde Abildgaard, Ledelse i dag, juni, 2019
Grafen viser sammenhængen mellem bedre økonomi og lavere arbejdstid. Kilde: Manden der knuste kalenderen for at gøre sine medarbejdere lykkelige.

Når firedages arbejdsuge giver tics
Som nævnt kan alene ordene ”firedages arbejdsuge” godt give tics for en leder, der i forvejen har svært ved at få en fem- eller seksdage lang arbejdsuge til at slå til. Men der er mange erfaringer at lære fra, selv hvis du ikke gennemfører en firedages arbejdsuge én til én. Mange af indsigterne handler om sund fornuft, fokus og værktøjer. Alt sammen noget, som ikke hænger uløseligt sammen med en firedages arbejdsuge.

Men det er nu alligevel også et væsentlig parameter at kigge på selve arbejdstiden: Undersøgelser viser blandt andet, at alt over ti timers arbejde i træk kan virke negativt og tidskrævende.3 Efter den tiende time bliver man så træt i hjernen, at man begynder at begå så store fejl, at man skal bruge endnu mere tid til at rette op på fejlene end de ekstra timer, man har brugt på at producere dem.

Bevares: På den helt korte bane kan man nå at producere mere på mange timer end på få timer, og der er selvfølgelig forskel på, hvilken type arbejde du har. En syerske kan – alt andet lige – nå at sy flere meter stof, jo længere tid hun sidder bag symaskinen – også på den lange bane, selv om risikoen for ulykker vil stige, jo længere tid hun har stoffet mellem hænderne og foden på pedalen. Men ”more is more” gælder sjældent for kontor- eller vidensmedarbejdere – det vil sige den type medarbejdere, som bruger sig selv og deres hjerne som deres primære produktionsapparat samt en computer som sit primære arbejdsredskab.

Ifølge historiker og forfatter til bogen Utopia for realister, hollænderen Rutger Bregman, gik Apple-medarbejdere i 1980 i T-shirts, hvor der stod: ”Vi arbejder 90 timer om ugen, og vi elsker det!”. Bregmans bog beskriver desuden, hvordan produktivitetseksperter senere har beregnet, at hvis de hos Apple havde arbejdet halvdelen af timerne, kunne verden have haft den banebrydende Macintosh-computer et år tidligere.

Danmark har allerede en af de korteste arbejdsuger målt i timer i verden, og vi ligger samtidig helt i top, når det kommer til produktivitet.4 Igen en undersøgelse, der indikerer, at færre arbejdstimer kan give større produktivitet.

Med en firedages arbejdsuge følger en tredages restitution. Og det er måske netop den ekstra dag, der skaber det afgørende menneskelige og produktive overskud.

Pernille Garde Abildgaard

Stadig problemer med trivsel og arbejdsglæde
Men vi har stadig – som mange andre lande – et kæmpe stort problem med trivslen og arbejdsglæden. Og det er altså nedslående tal – uanset om du spørger tænketanke eller fagforeninger. Når tal fra for eksempel Arbejderbevægelsens Erhvervsråd viser, at der mere end 345.000 danskere føler sig ”psykisk overbelastede” på deres arbejde, så er der noget galt.5

Og det gælder ikke kun i Danmark. Gallup offentliggjorde i 2018 nye tal på arbejdsglæden, der viser, at størstedelen af den arbejdende befolkning over hele verden – 73 procent – føler sig ”ikke engageret” i deres arbejdsplads. Det betyder, at de mangler motivation og er mindre tilbøjelige til at investere en ekstra indsats i virksomhedens organisatoriske mål eller resultater.6

I bogen, Manden der knuste kalenderen for at gøre sine medarbejdere lykkelige, viser jeg, at der tilsyneladende er en klar sammenhæng mellem medarbejdernes overordnede trivsel og engagement og det faldende antal arbejdstimer. Derfor er det oplagt for fremtidens ledere at se på, om man kan give medarbejdere en andel i en eventuel produktivitetsforøgelse i form af mere fritid og frihed for på den måde at undersøge, om det kan afhjælpe den generelle mistrivsel og følelsen af at være ”psykisk overbelastet”.

For med en firedages arbejdsuge følger en tredages restitution. Og det er måske netop den ekstra dag, der skaber det afgørende menneskelige og produktive overskud.

Firedages arbejdsuge løser flere problemer på samme tid
En firedages arbejdsuge kan måske også afhjælpe (mindst) to andre allestedsnærværende problemer på arbejdsmarkedet i dag: håndteringen af den såkaldte ”digitale transformation” samt vanskeligheden ved at finde og fastholde højtspecialiserede medarbejdere.

Det viser sig nemlig, at IIH Nordic med indførelsen af deres firedages arbejdsuge har fået bugt med mistrivsel på arbejdspladsen samtidig med, at de har øget produktiviteten samt fastholder og tiltrækker dygtige medarbejdere. De har tilmed knækket koden til den digitale transformation.

Først det med trivslen: Hver eneste uge måler IIH Nordic på ti forskellige parametre. Ét af dem er ledere og medarbejderes ”overordnede engagement”, og det viser sig, at det har været støt stigende, siden den firedages arbejdsuge blev indført. Det samme billede går igen, når de måler på trivsel, kvaliteten af sociale relationer, graden af personlig udvikling og de øvrige parametre, som de på forhånd har fastlagt.

Pernille Garde Abildgaard, Ledelse i dag, juni, 2019
Grafen viser medarbejdernes overordnede engagement siden IIH Nordic indførte firedages arbejdsuge. Kilde: Manden der knuste kalenderen for at gøre sine medarbejdere lykkelige.

I forhold til den digitale tranformation står vi over for et fremtidigt arbejdsmarked, hvor en stor del af den viden, nyuddannede tager med sig fra de fleste uddannelser, allerede vil være forældet efter ganske få år på grund af vor tids accelererende digitale og teknologiske udvikling. Derfor vil de virksomheder, der løbende tør teste og afprøve teknologiske muligheder, altid være et hestehoved foran. Der er heller ingen tvivl om, at forventningerne til fremtidens medarbejdere også er, at de skal være (endnu mere) agile og omstillingsparate; hele tiden i udvikling og parate til at tilpasse sig dels nye værktøjer, dels nye arbejdsområder eller sågar nye fagligheder.

Ingen vil i den nærmeste fremtid kunne sidde i den samme stilling i fem-ti år og løse den samme problematik med de samme værktøjer. Vi vil alle blive tvunget til at tilpasse os og lære nyt – og det kan en firedages arbejdsuge give plads til, hvis den enkelte medarbejder ønsker at bruge sin ekstra fridag på efteruddannelse og udvikling, eller hvis den enkelte virksomhed løbende tør at eksperimentere med ny teknologi, hvilket der heldigvis er masser af virksomheder, der allerede gør i dag.

Endeligt har en firedages arbejdsuge også styrket både rekruttering og fastholdelse af medarbejdere i IIH Nordic. Faktisk var ”de evige opkald fra headhunterne” én af grundene til, at hele ideen om en firedages arbejdsuge blev født hos CEO Henrik Stenmann. IIH Nordic er et digitalt bureau og har brug for medarbejdere med stærke it-kompetencer, og selv om lønniveauet i IIH Nordic er højt, kan man som lille eller mellemstor virksomhed sjældent konkurrere med de store koncerner på løn.

- Der kom hele tiden en headhunter og lokkede med horrible, høje summer, og så mistede vi vores medarbejdere, fortæller Henrik Stenmann i bogen.

Før 2017 havde IIH Nordic altså svært ved at finde og ikke mindst fastholde de dygtigste It-medarbejdere, men sådan er det ikke længere. Dels ønsker medarbejdere at blive, dels har rygtet om, at IIH Nordic er en innovativ og modig arbejdsplads spredt sig, således at det største problem nu – ifølge CEO Henrik Stenmann – er at ”skulle håndtere de mange uopfordrede ansøgninger”.

Det er nemlig tilsyneladende også lykkes IIH Nordic at tiltrække medarbejdere, som traditionelt forbinder mange timer på jobbet med megen succes. Min undersøgelse viser, at også den type medarbejdere kan lide den effektive uge, da det giver en ekstra dag til fordybelse.

Fire tiltag, der giver mulighed for en firedages arbejdsuge

  1. Pomodoro-metoden, som er et værktøj til at øge fokus og mindste forstyrrelser.7 Helt lavpraktisk handler det om at arbejde fokuseret i 25 minutter og derefter holde fem minutters pause. Metoden har været brugt på universiteter længe, men sjældent i virksomheder. I IIH Nordics tilfælde skal hver leder og medarbejder tilstræbe at gennemføre 12 pomodoros på en uge.

  2. Fokus på kortere og mere effektive møder. Mange af os bruger mere end to hele arbejdsdage alene på at sidde i møde.8 IIH Nordic har testet og gennemført mange gode tiltag for at nedbringe tidsforbruget på møder.

  3. Et kollektivt mindset om effektivitet. Personlig effektivitet er godt, og du kan få to plus to til at give ti, hvis du topper det med kollektive aftaler og mindset.

  4. Give medarbejderne del i den øgede produktivitet i form af mere frihed. Det er vigtigt, at medarbejderne har et incitament for at være mere effektive. ”Værktøjer uden motivation virker ikke”, som en af IIH Nordics medarbejdere siger i bogen.

Kilde: Manden der knuste kalenderen for at gøre sine medarbejdere lykkelige.

Medarbejdere skal have andel i produktivitetsforøgelsen
Noget tyder altså på, at en firedages arbejdsuge kan løse mange problemer på én gang. Men hvis du som leder overvejer at kigge på muligheden for nedsættelse af arbejdstiden, så vær ikke alt for naiv: En nedsættelse af arbejdstiden gør det ikke alene. Henrik Stenmann bemærker flere gange i bogen, at idéen om en firedages arbejdsuge er relativt nem at købe ind på, men svær at gennemføre i praksis over lang tid. Det viser min undersøgelse også.

Når det alligevel er lykkedes, så skyldes det en løbende justering af værktøjer og metoder samt fokus på faldgruber og muligheder. Derudover viser min undersøgelse entydigt, at det er væsentligt for effektivitetens succesrate, at man som ledelse giver medarbejderne andel i produktivitetsforøgelsen – for eksempel i form af mere fri. Som en af medarbejderne bemærker: ”Hvis du bruger værktøjer uden motivation, så tror jeg ikke, at der er meget effektivitet at hente”..

Du kan altså ikke bare implementere metoderne og forvente samme resultater som IIH Nordic, hvis du og dine medarbejdere fortsat arbejder minimum otte timer om dagen, fem dage om ugen. Én af hemmelighederne bag den øgede effektivitet er, at medarbejderne holder mere fri. Det er netop de tre dages restitution, der blandt andet også understøtter, at man kan arbejde mere effektivt i ugens fire arbejdsdage..

Medarbejdere hos IIH Nordic fortæller entydigt, at det netop er den ekstra fridag, der giver det ekstra overskud. Uagtet om man bruger den ekstra fridag på frivilligt arbejde, efteruddannelse, afslapning eller på legepladsen med sine børn, så giver de kun fire dage på jobbet en stor følelse af frihed..

Som leder kan du begynde i de små: for eksempel ved at indføre et par af metoderne og måske give en time eller to tidligere fri. Bare en idé..

Uanset hvad, så tilhører fremtiden de modige. Og jeg tør godt forudsige, at vi allerede om et år eller to vil se mange flere virksomheder, der gør som IIH Nordic. Senest ved jeg, at Odsherred Kommune forsøger at indføre en firedages arbejdsuge9, og LEGO-arvingen, Morten Kirk Johansen, har også meldt ud, at man kun skal arbejde 30 timer om ugen i hans nye designvirksomhed.10

Så hvis du er enig med CEO i IIH Nordic, Henrik Stenmann, når han siger at ”virksomheder i dag har en forpligtelse til at forlænge deres medarbejderes liv – ikke forkorte det”, så er det nu, du skal se i retningen af nye og bedre arbejdsmetoder, en kortere arbejdsdag og et fleksibelt arbejdsmiljø..

Ja, måske slipper vi helt for at tale om ”nedslidning” om 20 år, hvis arbejdstiden nedsættes..

OM FORFATTEREN

Pernille Garde Abildgaard er forfatter, foredragsholder og specialist i personlig og kollektiv effektivitet. Hun afholder seminarer om emnet og fungerer desuden som PR- og kommunikationsrådgiver for en række virksomheder.

Pernille Garde Abildgaard har mere end 10 års ledelseserfaring fra både private og offentlige organisationer. Hun har tidligere udgivet bogen Fokus giver frihed – gode råd om arbejdsmetoder i en verden fuld af forstyrrelser. Hendes nyeste bog, Manden der knuste kalenderen for at gøre sine medarbejdere lykkelige, udkommer på forlaget Frydenlund den tredje juni 2019.

Referencer

  1. World Economic Forum (2016): Does working fewer hours make you more productive?. 04.03.2016. Link: https://www.weforum.org/agenda/2016/03/does-working-fewer-hours-make-you-more-productive/

  2. The Guardian (2018): “No downside”: New Zealand firm adopts four-day week after successful trial. 02.10.2018. Link: https://www.theguardian.com/world/2018/oct/02/no-downside-new-zealand-firm-adopts-four-day-week-after-successful-trial

  3. CNBC (2015): Memo to work martyrs: Long hours make you less productive. 01.26.2015. Link: https://www.cnbc.com/2015/01/26/working-more-than-50-hours-makes-you-less-productive.html

  4. Financial Times (2019): French employees face challenge to short-hours culture. 25.04.2019. Link: https://www.ft.com/content/f9920a26-6750-11e9-9adc-98bf1d35a056

  5. Arbejderbevægelsens Erhvervsråd (2018): Flere oplever stress – især blandt offentligt ansatte. Link: https://www.ae.dk/sites/www.ae.dk/files/dokumenter/analyse/ae_flere-oplever-stress-isaer-blandt-offentligt-ansatte_.pdf

  6. https://www.gallup.com/workplace/238079/state-global-workplace-2019.aspx

  7. Se mere på https://francescocirillo.com/pages/pomodoro-technique

  8. Ledernes Hovedorganisation (2018): Ledere tilbringer 12 timer om ugen i et mødelokale. Link: https://www.lederne.dk/presse-og-nyheder/nyheder/ledere-tilbringer-12-timer-om-ugen-i-et-moedelokale

  9. Pontoppidan, S. (2019): 4-dages arbejdsuge som kommunalt fænomen. 02.26.2019. Link: https://www.linkedin.com/pulse/4-dages-arbejdsuge-som-kommunalt-f%C3%A6nomen-s%C3%B8ren-pontoppidan

  10. Bureaubiz (2019): Legoarving starter grøn innovations­ og designvirksomhed. 24.04.2019. Link: https://bureaubiz.dk/pressemeddelelse/legoarving-starter-groen-innovations-og-designvirksomhed/.

Læs denne måneds artikler

Vil du have mere indhold som dette?