1: Formuler dig kort og præcist
Fortæl med det samme, hvorfor du har indkaldt til mødet, og hvad årsagen til opsigelsen er. Formuler dig på en respektfuld og venlig måde, men stadig så præcist, at der ikke opstår nogen form for tvivl om budskabet.
Det kan især være en udfordring at indlede samtalen. Du kan fx indlede med at sige, at ’jeg har en dårlig nyhed’ eller ’vi skal have en alvorlig samtale’. På den måde forbereder du medarbejderen på, hvad der venter.
Skriv gerne de indledende formuleringer og stikord til begrundelsen ned, så du kan skæve til dem, hvis du bliver i tvivl. Hellere læse op, end at sige noget, der er misvisende eller forkert.
2: Hold dig til planen
Under samtalen bør du holde dig til det, du har planlagt at sige. Især i forhold til baggrunden for opsigelsen. Begynder du at improvisere, hvis medarbejderen spørger ind til årsagen, risikerer du at få sagt noget, som er uklart eller kan tolkes som en forhandlingsåbning. Det gør kun samtalen endnu vanskeligere.
Stå fast på hovedbudskabet og gentag det, hvis det bliver nødvendigt. Det skaber klarhed om årsagen og viser desuden, at beslutningen ikke står til at ændre.
3: Giv plads til medarbejderens reaktion
Vær forberedt på, at medarbejderen kan reagere voldsomt på at blive opsagt. Det kan være med vrede, frustration, gråd eller indadvendthed. Og det skal der være plads til. For det er en svær besked at få, at man ikke længere skal være en del af et sted, som man måske føler sig knyttet til og er en vigtig del af.
Men samtidig skal du være bevidst om din rolle. Vis at du respekterer medarbejderes behov for at reagere. Det gør du ved at give tid og plads til medarbejderens reaktion – og være lyttende, rolig og nærværende imens.
Læs mere om den svære samtale
4: Gennemgå opsigelsesbrevet
Som en afslutning på samtalen er det en god idé at gennemgå, hvad de forskellige punkter i opsigelsesbrevet betyder. Men hold det kort og faktuelt. Medarbejderen vil formentlig have svært ved at forholde sig til særlig mange detaljer om opsigelsen lige nu.
Det er dog vigtigt at klargøre overfor medarbejderen, om han eller hun er fritstillet eller skal arbejde under opsigelsesperioden, samt at få forklaret, hvad den videre proces bliver.
Det giver tryghed for medarbejderen at vide, hvordan opsigelsen bliver kommunikeret ud til resten af huset. Så afslut gerne med at fortælle, hvordan du vil overbringe nyheden til de tilbageværende medarbejdere – fx ved at indkalde dem til et møde – og hvad du konkret har tænkt dig at sige.
5: Tilbyd en opfølgende samtale
Det er en god idé at tilbyde en opfølgende samtale et par dage efter. På det tidspunkt har medarbejderen haft mulighed for at sunde sig og har måske behov for at stille spørgsmål til opsigelsen og det videre forløb.
Pas dog på med ikke at få det til at lyde som en forhandlingsåbning. Der må ikke herske tvivl om, at beslutningen står ved magt. Den opfølgende samtale er en mulighed for den opsagte til at få svar på eventuelle tvivlsspørgsmål.
Det er også oplagt at gennemgå den fratrædelsespakke, I har valgt at tilbyde – herunder eventuelle muligheder for outplacementforløb eller anden hjælp til jobsøgningen.
Lederne Kompetencecenter tilbyder outplacement-forløb til ledere og specialister.
Læs om outplacement hos Lederne Kompetencecenter
