Mit Lederne

Nærværende coronaledelse på distancen

Nærværende coronaledelse på distancen

Hvilke fordele og ulemper rummer distanceledelse? Hvordan leder du bedst dig selv og dine medarbejdere, når der både er krise, forskellige behov og manglende fysisk adgang til hinanden? Professor emeritus ved CBS, Henrik Holt Larsen, giver et indblik i, hvad du skal være opmærksom på.

ledelse i dag, lederne, dkledelse, henrik holt larsen, nærværende coronaledelse på distancen, corona, covid19, distanceledelse, krise, krisehåndtering, medarbejdere, trivsel, ledelse, hvordan leder man bedst

Foranstaltningerne på grund af risiko for coronasmitte har – på godt og ondt – med et trylleslag ført til massiv udbredelse af hjemmearbejde og distanceledelse.

Vi har altid haft det i moderat grad, og det er blevet mere udbredt i de senere år, men i de seneste par uger er det vokset eksplosivt. Dermed er mange tusinde ansatte fra den ene dag til den anden blevet tvunget til at kunne arbejde – og udøve ledelse – på distancen. Der har ikke været mulighed for at øve sig.

For at bruge en metafor fra fugleverdenen: Det minder lidt om, når havfugle bygger reder på klippeafsatser mange meter over havoverfladen, og deres fugleunger så pludselig en dag skal ud at flyve uden mulighed for en generalprøve.

Pludselig skal tusindvis af medarbejdere på samme måde kaste sig ud fra den her afgrund og arbejde virtuelt, og lederne skal lede dette virtuelle arbejde.

Baggrunden er meget alvorlig, men midt i dette giver situationen en unik mulighed for i stor skala at afprøve noget, som nogle elsker, andre hader og mange frygter – men som vi generelt ved for lidt om – nemlig: Distancearbejde og -ledelse i praksis.

Artiklen her giver gode råd til dig, der nu passer arbejdet hjemmefra.

Fordele ved at arbejde hjemme

  • Større produktivitet, fordi engagerede medarbejdere ideelt set arbejder, når de er mest motiverede, og/eller der er størst arbejdsbelastning

  • Færre forstyrrelser udefra (fra andre)

  • Fleksibilitet (arbejdet kan udføres når som helst og hvor som helst)

  • Kilde til bedre arbejdslivsbalance

  • Nemmere at sammensætte tværorganisatoriske og tværfaglige teams, når det sker virtuelt, frem for at flytte dem fysisk

  • Autonomi (du er din egen herre) og deraf følgende større indflydelse og ejerskab på din arbejdssituation

Frihed medfører og kræver dog ansvar, men fornemmer du – og lever op til – dette, kan det føles meget berigende.

Henrik Holt Larsen, professor emiritus, CBS

Mærk sødmen: Autonomi, frihed og selvbestemmelse
Umiddelbart giver distancearbejde hidtil usete frihedsgrader: Du er din egen herre m/k, du kan måske selv i endnu højere grad bestemme, hvornår du arbejder, og du vil have større muligheder for (læs: være tvunget til) at træffe beslutninger selv, fordi du ikke lige kan vende dig om og spørge kollegaen eller nærmeste leder til råds.

Frihed medfører og kræver dog ansvar, men fornemmer du – og lever op til – dette, kan det føles meget berigende. Især den tidsmæssige fleksibilitet kan dog have en kedelig bismag, hvis du føler dårlig samvittighed, når du ikke arbejder.

I så fald bliver jobbet en mørk sky eller et åg, der hænger over dig, og så giver det mistrivsel.

Derfor skal du være meget bevidst om og adskille arbejde og privatliv, og som leder skal du lade være med at lægge op til, at man ”lige” klarer en opgave, uanset hvornår det er.

Det gælder især i den nuværende situation, hvor mange er i ”frivillig karantæne”, fordi de mange aktiviteter, der ellers trak én væk fra boligen (som socialt liv, sport, fitness, kultur med videre) er aflyst.

E-mails: Et tveægget sværd
E-mails og anden informationsteknologi er geniale, uundværlige og vanedannende værktøjer. Det tager få sekunder at knalde en e-mail af, den kan sendes til mange på én gang, og du kan medsende vigtige dokumenter.

Genialt – og et supergodt værktøj i den aktuelle situation, hvor ledere og medarbejdere er spredt.

Men, uanset fordelene, er e-mails og lignende værktøjer kun et supplement til den uformelle kommunikation, der foregår på en fysisk arbejdsplads. Den uformelle kommunikation mangler, når du kun kan kommunikere virtuelt, og det åbner dybe faldgruber.

E-mails smager anderledes end det talte sprog, bliver stående, kan lettere såre og misforstås af modtageren og kan ikke trækkes tilbage uden at efterlade blå mærker på sjælen.

Især er det vigtigt, at du er omhyggelig med indholdet, tonen og teksten mellem linjerne i de e-mails, du sender ud. Der skal meget lidt til, før budskabet støder eller misforstås, og det får du som afsender (især leder) måske slet ikke at vide.

Skaden er sket, og det er ekstra problematisk i den nuværende situation, fordi vi alle bærer det samfundsmæssige mismod i os og er frustrerede over samfundets nedsmeltning.

Ulemper ved at arbejde hjemme

  • Forstyrrelser, fristelser og overspringshandlinger, hvis man arbejder hjemme (støvsuge, slå græs, drikke kaffe med genboen)

  • Især i disse coronatider: Konkurrence mellem ens eget arbejde, partnerens hjemmearbejde og pasning af børn (når daginstitutioner og skoler er lukkede)

  • Følelse af isolation, ensomhed og manglende feedback

  • Digital kommunikation kvæler kropssprog, udstråling, duften i rummet, hygge, smalltalk

  • Værdibaseret ledelse kræver øjenkontakt, nærvær med mere og er derfor sværere at udøve, når du kun har virtuel kontakt med medarbejderne

  • E-mails giver store muligheder for misforståelser, fejltolkninger og nag (fordi de ikke kan trækkes tilbage, men bliver hængende)

Glem ikke smalltalk
Digital kommunikation er genial til deling af faktuel viden, og da de aktuelle ekstraordinære arbejdsforhold typisk også medfører et meget stort arbejdspres, er mange tilbøjelige til at blive endnu mere kortfattede, flygtige og faktuelle i deres kommunikation.

Hermed risikerer du at overse at modtageren af mailen eller deltageren i et Skype-møde godt kan have ondt i sjælen. Personen føler måske dårlig samvittighed over for kunder eller borgere, oplever usikkerhed på hjemmefronten (for eksempel på grund af lukning af skoler og institutioner), er usikker på coronafremtiden eller frygter måske endda for løn og job.

Der er ikke et universalkneb til at håndtere de måske ret voldsomme følelser af usikkerhed, mismod, frustration eller ligefrem vrede.

Men én lille ting, du kan gøre, er at legitimere, at de digitale medier også bruges til noget, som de ikke er så godt egnede til: Nemlig smalltalk og ”snakken uden for dagsordenen”. Spørg, hvordan medarbejderne håndterer situationen, hvad status er for deres børn, om de selv frygter smitte eller madmangel og så videre.

Mennesker er sociale væsener, og lige så meget som vi ønsker at holde taktstokken i vores eget liv, lige så meget er vi sociale dyr.

Henrik Holt Larsen, professor emeritus, CBS

Hvis du på et Skype-møde som ”effektiv og rationel” mødeleder går direkte til sagen, bliver de andre deltageres følelser presset ned under bordet og kommer dermed til at ulme endnu mere.

Ensomhed er autonomiens følgesvend
Mennesker er sociale væsener, og lige så meget som vi ønsker at holde taktstokken i vores eget liv, lige så meget er vi sociale dyr.

Når mulighederne for at være sammen afskæres, fører det til ensomhed, isolation og på sigt stress og manglende dømmekraft vedrørende beslutninger af arbejdsmæssig art. Dette kan faktisk være en væsentlig psykologisk omkostning ved distancearbejde og -ledelse.

I en ”almindelig” situation med virtuelt arbejde kan man indskyde – måske med lange intervaller – fysiske møder. Uanset om man mødes med kollegaer eller medarbejdere til et milepælsmøde eller over en skummende fadøl, skaber det samvær, dialog, sjov og anden form for socialt kit.

Det kan vi ikke i øjeblikket. Men ensomheden kan måske dæmpes ved netop at legitimere uformel snak over Skype eller individuelle telefonsamtaler, hvor man ikke sidder på nåle for at tale om arbejdsopgaver, men bevidst lader snakken køre ud ad tangenten.

FLERE Fordele ved at arbejde hjemme

  • Fremmer tillid og ansvarlighed i organisationen
  • Fører til ”delegering af ledelse”. Hvis man i højere grad bestemmer over sin egen arbejdssituation, udøver man mere selvledelse

  • Sparer transporttid (især i myldretiden, ved trafikproblemer, vejrlig eller lignende)

  • Giver bedre udfoldelsesmuligheder for de ”tekstroverte”, som er gode til at arbejde ved en pc og til at formulere sig, men som måske har svært ved at gøre sig gældende i et fysisk miljø

  • Giver nemmere adgang til nærmeste leder, som kun er et klik væk og hverken sidder i møder bag lukkede døre eller er ude at rejse

Der kan ske noget med ledelsesprocesserne
Det sædvanlige hierarki mellem leder og medarbejdere glider selvfølgelig med over i den elektroniske kommunikation, men der sker også noget andet.

Især vil en intensiv, krævende og langvarig dialog per e-mail give en spredning af feltet, der svarer til Tour de France.

Nogle bidrag er skarpere, bedre tænkt og bedre formuleret end andre, og der er måske endda en bagtrop, der slet ikke blander sig i diskussionen eller blot kommer med skingre nødsporsreplikker, der (u)bevidst frasorteres, eller som andre ryster på hovedet af.

Du vil derfor kunne se, at medarbejdere, der ikke har lederbeføjelser, alligevel – i kraft af kvaliteten af deres bidrag i den virtuelle kommunikation – kommer til at præge problemløsninger og beslutninger.

Det betyder reelt, at de kommer til at indtage en mere central rolle i ledelsesprocesserne. Altså: Virtuelt arbejde kan opbløde og ændre ledelses- og indflydelsesmønstre i et team.

Et forspring til de tekstroverte
Vi kender alle sondringen mellem introverte og ekstroverte personer. Virtuel skriftlig kommunikation får imidlertid en tredje persontype til at træde frem på arenaen, nemlig de tekstroverte.

De bruger skriftlig kommunikation som en rambuk og et skjold på samme tid. De kan formulere sig knivskarpt, nuanceret og overbevisende, og derfor får de ofte følgere, som siger: »Ja, det er jeg helt enig i«.

Jo mere dette sker, jo mere kommer de til at påvirke beslutninger og ledelsesprocesser. Ord er magt, og de mestrer det.

Det tankevækkende er, at de tekstroverte måske er tilbageholdende eller ligefrem generte. De virker usikre i mundtlig kommunikation og bliver dermed typisk overset eller undervurderet.

Til gengæld kan deres skriftlige kommunikation virke som piskesmæld og have stor indflydelseskraft.

Flere ulemper ved at arbejde hjemme

  • Stress (»Jeg har aldrig fri», »Jobbet hænger som et åg på mine skuldre«)

  • Tillidsbrud, for ja, der vil være tilfælde, hvor folk misbruger tilliden og ”fiser den af” derhjemme

  • Vidensdeling kan være sværere, når den kun foregår virtuelt (men den kan også være lettere)

  • Eventuel jalousi mellem de medarbejdere, der har mulighed for at arbejde virtuelt – og dem, der er bundet til en fysisk arbejdsplads og derfor ikke har de samme frihedsgrader

  • Sårbarhed over for IT-problemer: Alt bryder sammen, når teknikken bryder sammen, og der opstår sikkerhedsmæssige udfordringer (hacking)

Glem ikke hverdagens helte
Det er som vist ubestridt, at virtuelle arbejdsformer rummer store fordele, men mennesker, der arbejder hjemme, skal ikke glemme at tænke på den kollega – i egen eller andre organisationer – som ikke har mulighed for at arbejde hjemme.

En buschauffør kan ikke have en hjemmearbejdsdag, så bussen holder hjemme på villavejen. Det vil også være lidt utænkeligt, at en flykaptajn annoncerede over højttaleren: »This is your captain speaking. I work from home today!«. Eller som en vinduespudser tørt sagde: »Jeg giver kunderne 20 procent i rabat, hvis jeg kan få lov til at arbejde hjemmefra«.

Vi vil derfor – the hard way – få nogle massive erfaringer med hensyn til virtuelt arbejde og ledelse. De vil kunne nyttiggøres, når verden ikke længere er af lave.

Henrik Holt Larsen, professor emiritus, CBS

Det er dog ramme alvor. Netop nogle af de medarbejdergrupper, som der i den nuværende coronasituation er mest brug for, er bundet til en fysisk arbejdsplads. Det gælder sundhedsvæsenet, ældresektoren, politi, beredskab og så videre. Nogle af disse personer møder endda de patienter, der er ramt af corona.

Beruselsen over hjemmearbejdets velsignelser (for nogle) må ikke skygge for respekt og taknemmelighed over for de mange tusind personer, der i denne tid går ind i orkanens øje.

Der er intet, der er så skidt, at det ikke er godt for noget
Samfundet er på grund af corona tvunget i knæ, og både den offentlige og private sektor er massivt udfordret.

Den gode nyhed er imidlertid, at distancearbejde og -ledelse, som man har måttet gribe til og næsten sikre samme udbredelse som håndsprit, ofte kan sparke bolden til hjørne, fordi megen produktion og jobvaretagelse kan foregå fra hjemmearbejdspladser.

Vi vil derfor – the hard way – få nogle massive erfaringer med hensyn til virtuelt arbejde og ledelse. De vil kunne nyttiggøres, når verden ikke længere er af lave.

Enten vil det blive en stor sejr for virtuelle arbejdsformer, som vi ikke kan rulle tilbage efter coronakrisen. Eller også vil vi have lært, at virtuel ledelse har store begrænsninger og derfor kun skal bruges moderat fremover.

Sidstnævnte mulighed er nok ikke så sandsynlig …

Læs denne måneds artikler