Medarbejderes arbejdsrelaterede behov varierer alt efter deres jobbeskrivelse og stilling såvel som alder og personlighed. Hvor nogle rum og steder efterspørges af alle medarbejdere, vil der samtidig være andre, som kun efterspørges af få. For eksempel kan både Troels fra salgsafdelingen, Elisabeth fra kommunikation og Marianne fra økonomi have behov for at kunne holde spontane møder i ikke-bookbare møderum, mens kun Marianne efterspørger et stille område til koncentreret arbejde. Ideelt set skal man stile efter, at alle arbejdsrelaterede behov tilfredsstilles.
Ved at fokusere på reelle behov hos medarbejderne kan ledelsen undgå at indrette kontoret med rum og steder, som sjældent bliver brugt og mest af alt optager kvadratmeter. I logistikvirksomheden ”Transport” havde ledelsen måske forventet, at medarbejderne ville sidde i et loungeområde under uformelle møder, og at sofaer ville være et godt sted til en-til-en-vidensdeling over en kop kaffe. Men under en arbejdsdag er det ikke sikkert, at medarbejderne oplever et behov for at sidde i loungeområdet eller sofaen. Typisk bliver mødelokaler foretrukket til de uformelle møder, fordi de giver en oplevelse af fortrolighed, hvilket hverken loungeområdet eller sofaen gør.
Vidensdeling og samtaler, der begynder ved skrivebordene, både fortsætter og færdiggøres ved skrivebordene. Det skyldes, at medarbejderne her har alle de nødvendige funktioner, som de skal bruge: Computeren, mapper, dokumenter, notesbøger og sidemandens ekspertise. Derudover oplever medarbejderne ikke noget behov for at bevæge sig væk, da de selv opfatter denne type samtale ved skrivebordene som kort og relateret til en opgave, de er i færd med. I logistikvirksomheden ”Transport” forklarede ”Anton” det på denne måde:
”Nogle gange kan det måske virke som om, at det er noget, man lidt hurtigt kan få afklaret. Man bliver ikke trukket væk fra det, man sidder ved, men man er faktisk stadigvæk i situationen. Så kan man gå videre med det, man sidder med. I stedet for de her meget kraftige afbræk i ens arbejdsdag.” (”Anton”, kommunikationsmedarbejder)
Forstå funktionen
Kontorets funktioner har indflydelse på, om det tilfredsstiller medarbejdernes arbejdsrelaterede krav. Som sagt har de fleste medarbejdere behov for at sidde ved et skrivebord, men nogle medarbejdere har særligt brug for et skrivebord med to skærme til deres Excel-ark. Andre skal bruge et møderum med et whiteboard eller en skærm til at præsentere og udvikle projekter. Hylder og reoler efterspørges af de fleste, men nogle medarbejdere har også brug for aflåselige skuffer til fortrolige dokumenter eller ekstra plads til deres mange ringbind.
Som eksempel kunne loungeområdet i logistikvirksomheden ”Transport” i princippet have opfylde behovet for et sted til uformelle møder, der ikke kræver fortrolighed – for eksempel ugentlige statusmøder i teams. Men ofte mangler loungeområder et bord til at placere bærbare, notesbøger og dokumenter. For det er kendetegnet ved møder, at medarbejdere typisk har brug for at præsentere eller skrive informationer ned. Derfor går medarbejdere sjældent tomhændede til et møde, men har en bærbar, notesbog eller mappe under armen – ofte ledsaget af en kop kaffe eller flaske vand. Den nødvendige funktion ved et loungeområde er derfor et højt bord, som gør det muligt at sidde oprejst i en behagelig stilling og læse eller skrive under et møde.
Nødvendigheden af denne funktion, fik jeg beskrevet af ”Julie” i konsulentvirksomheden ”Consult”, hvor vi talte om deres tomme lænestole:
”Hvis jeg skal arbejde, så skal jeg kunne sidde og skrive. Eller også skal jeg kunne sidde og kigge på en skærm. Og det er ikke praktisk at sidde i sådan en stol og gøre det. Hvis jeg skulle sidde og læse, så kunne jeg godt sidde med et eller andet papir og læse der. Men så ville jeg stadigvæk have lyst til at sidde og skrive. Og det er ikke så nemt her.” (”Julie”, konsulent)
Se signalværdien
Når medarbejdere bruger et rum, en maskine eller et møbel, så sender det samtidig et signal til kollegerne. En medarbejder, der sidder ved sit skrivebord og kigger på computerskærmen, vil blive set som en, der arbejder. To medarbejdere, der sidder i et aflukket mødelokale, vil blive set som nogle, der har en samtale, man ikke kan slutte sig til. En anden medarbejder, der drikker en kop kaffe i tekøkkenet, vil blive set som en, der holder pause og er ledig til smalltalk.
Disse måder at aflæse kollegaers brug af kontoret ses i de fleste virksomheder, men der kan være forskelle mellem virksomheder såvel som i den samme virksomhed. En gruppe medarbejdere, der spiller bordfodbold kan for eksempel blive set som nogle, der styrker deres bånd som kolleger eller nogle, der spilder tiden. To medarbejdere, der drikker kaffe og snakker tilbagelænet i en sofa, kan blive set som nogle, der deler viden eller slapper af, mens alle andre arbejder.
Kend kulturen
Hvordan medarbejdere aflæser brugen af et kontor afhænger af kulturen i virksomheden, da kultur består af delte værdier. Hvis en delt værdi i en kultur er, at ”Vi er altid i gang” eller ”Tid er penge”, så vil brugen af fodboldbordet og sofaen ikke sende et godt signal. Det er derfor vigtigt med et match mellem det signal, som brugen sender, og den kultur, hvor fodboldbordet og sofaen befinder sig. Ellers vil det ikke opleves som acceptabelt af bruge det.
Det var netop problemet i elektronikvirksomheden ”Digital”, hvor de bløde lænestoles signal ikke matchede med kulturen. Økonomimedarbejderen ”Karsten” beskrev problemet på denne måde:
”Hvis man går forbi, og der sidder nogen i de bløde stole, så tænker man: De har da god tid. Det giver sådan lidt det indtryk, og det er slet ikke den kultur, vi har hos Digital. Her er der hele tiden fart på, knald på, og vi er resultatorienteret hele tiden. Der skal altså ske noget. Så hvis du sidder ned i en af de der lidt magelige stole, jamen så kunne du lige så godt sidde derhjemme i en lænestol.” (”Karsten”, økonomimedarbejder)
Hvis ledelsen i ”Digital” ønsker, at lænestolene skal bruges af medarbejderne til smalltalk, så er det derfor nødvendigt at justere på kulturen i virksomheden. Det kan kun gøres ved, at ledelsen eksplicit udviser, at brugen af stolene er en ny, acceptabel adfærd i virksomheden. Det gør ledelsen ved selv at sætte sig i stolene.