Syv råd til det gode skriftlige jobafslag

Alt for mange ansøgere modtager aldrig et svar på deres jobansøgning. Det går både ud over ansøgeren og virksomhedens employer brand. Kort fortalt handler det om ordentlighed og generøsitet – og her får du Ledernes bedste råd til det gode skriftlige jobafslag.

10. januar 2023

Kvinde foran computerskærm

Adskillige håbefulde jobansøgere har oplevet at modtage et skriftligt afslag på deres jobansøgning. Men desværre er der også alt for mange, der slet ikke hører fra virksomheden efter de har søgt et job – eller blot modtager et overfladisk og intetsigende standardsvar.

Og det er problematisk, mener Signe Bilde Jørgensen, der er HR-udviklingskonsulent i Lederne. For selvom et afslag kan synes mindre væsentligt, har det stor betydning for både virksomhedens renomme og evne til at tiltrække talenter samt ansøgerens oplevelse af virksomheden.

”Der er en enormt stor signalværdi i et afslag. Et manglende eller hult afslag sender et signal om, at ansøgeren er ligegyldig og ikke er værd at bruge tid på. Den følelse er nærlæggende at overføre til resten af virksomhedens kultur. For er det mon den samme måde medarbejderne behandles på til dagligt?”.

Der er altså god grund til at overveje, hvordan man som virksomhed behandler sine ansøgere. Hvordan du kan sikre dig et skriftligt jobafslag, som både kommer din virksomhed og ansøgerne til gavn, får du her syv gode råd til.

  1. Giv alle ansøgere et svar

    Uanset om der er tale om en opslået stilling eller uopfordret ansøgning, bør du give alle, der viser interesse for jeres virksomhed, en tilbagemelding. Det kan lyde som den største selvfølgelighed, men desværre er der mange, der af forskellige årsager aldrig får sendt afslag afsted.

    Måske har du ikke et rekrutteringssystem, som kan sikre dig et systematisk overblik over ansøgningerne. Bunken af ansøgninger kan hurtigt blive uoverskuelig med den konsekvens, at du kan glemme at få alle ansøgere med, når du sender afslag afsted.

    Men også selvom du gør brug af et rekrutteringssystem, kan det ske, at du glemmer at få sendt skriftlige afslag afsted. Når en rekrutteringsproces igangsættes, er der mange delprocesser som stjæler fokus. Når man er lykkedes med at finde en ny kollega, kan opgaven synes afsluttet, hvorved de resterende ansøgere derfor nemt kan blive glemt.

    Du kan gøre det til en fast vane, at du i forbindelse med en rekruttering sætter en reminder i din kalender, som kan sikre dig, at du får sendt afslag afsted til alle.

  2. Lad ikke dine ansøgere vente for længe

    Som ansøger kan ventetiden være ulidelig. Der er ingen grund til først at sende et afslag afsted, når rekrutteringsprocessen er afsluttet, og den endelig kandidat er fundet. I din vurdering af ansøgerne bør du være så sikker på, at dem du vælger fra i første omgang, heller ikke er relevante på et senere tidspunkt i processen - selvom det kan skabe en falsk tryghed at have dem i baghånden, hvis nu andre relevante ansøgere springer fra i processen. Stå ved din vurdering og lad ikke ansøgere vente unødigt lang tid på svar.

    Der er ingen grund til at spilde for meget af kandidatens tid. Nogle ansøgere er i proces flere steder samtidig og prøver måske at udskyde et svar, fordi vedkommende hellere vil have stillingen hos jer. Sæt jer derfor altid i ansøgerens sted og skab de bedste betingelser for en god og respektfuld oplevelse.

  3. Udvis taknemmelighed

    At søge et job er for mange kandidater ikke kun en følelsesmæssig men også tidsmæssig investering. Derfor er det også god stil at udvise taknemmelighed i det skriftlige afslag. Sørg for at takke for den tid og omhu, som ansøgeren har brugt på at skrive en engageret ansøgning og ikke mindst interessen, som vedkommende har udvist for stillingen og virksomheden.

    Alle der er i berøring med jeres virksomhed er ambassadører. Selvom det kan være følelsesmæssigt hårdt at modtage et afslag, kan du sagtens lykkedes med at efterlade et positivt indtryk hos ansøgeren. Det kan måske ligefrem medvirke til, at de får lyst til at søge igen en anden gang eller anbefale arbejdspladsen til andre i deres netværk.

    Udover at I kan opfordre positivt til, at ansøgeren altid er velkommen til at søge en anden stilling, kan I også opfordre til at tilmelde sig en jobagent, hvis I har sådan en. På den måde får ansøgeren besked, hvis der kommer en stilling, som har interesse.

    Husk, der er rift om talenterne, så udvis taknemmelighed over at I kan tiltrække interesseret arbejdskraft, også selvom der måske ikke er tale om det rette match. For hvem ved, måske I senere hen kan bruge ansøgeren i en anden stilling.

    Få gode råd til det effektive og målrettede jobopslag

  4. Giv en konkret og saglig begrundelse

    Sørg for at give ansøgeren en konkret og saglig begrundelse for, hvad I har lagt vægt på i udvælgelsesprocessen. En uddybende forklaring virker ærlig, transparent og personlig. Og I undgår, at ansøgeren sidder skuffet tilbage og ikke aner, hvorfor personen er blevet fravalgt i processen.

    Begrundelsen kan blot være et par linjer, hvor I knytter an til den specifikke stilling og fortæller, hvad der har været udslagsgivende for de ansøgere, som er gået videre i processen. I kan gøre det nemt for jer selv, ved at have en skabelon liggende med en standardtekst som er nem at justere efter behov. På den måde sparer I en masse tid, men afslaget virker stadig personligt og nærværende.

    Man kan også med fordel i afslaget invitere til, at ansøgeren altid er velkommen til at ringe, hvis personen ønsker en yderligere uddybning. Det signalerer åbenhed, tilgængelighed og at man ikke er ligeglad med sine ansøgere.

    Undgå et standardiseret afslag, der ikke indeholder en konkret og saglig begrundelse. Det kan føles koldt at modtage og sender et signal om, at ens indsats ikke er værdsat - og at ens CV og ansøgning måske slet ikke er læst.

  5. Vær generøs

    Foruden en uddybende begrundelse i afslaget så giv gerne ansøgeren noget konkret at arbejde videre med. Det kan være nogle generelle betragtninger eller gode råd. I kan fx skrive et par linjer om, hvad I generelt lægger vægt, når I læser og vurderer jeres ansøgninger. Fortæl hvad der fungerer godt hos jer. Her skal I naturligvis være opmærksom på ikke at tale ned til ansøgeren og fremstå bedrevidende eller blot skrive det, som er åbenlyst for alle.

    Del i stedet ud af jeres erfaringer og giv noget af jer selv, som jeres ansøgere kan få glæde af. Tænk hvis man som virksomhed kan være med til at hjælpe eller støtte ansøgeren i sin videre ansøgningsproces. At give ansøgerne mere end forventet udviser ikke kun et stort overskud, men er også generøst og bæredygtigt.

  6. Giv altid mundtligt afslag efter jobsamtale

    Ansøgere som I har haft til jobsamtale, skal altid have et mundtligt afslag. Når ansøgere har investeret tid og forberedelse til et personligt møde med jer, er det dovenskab og upersonligt ikke at give sig tid til en personlig opringning efterfølgende. Her har I også mulighed for at takke ansøgeren for personens tid og forklare, hvorfor vedkommende ikke er gået videre i processen.

    Inviter til dialog og giv mulighed og tid til at ansøgeren kan få afklaret eventuelle spørgsmål med det samme, så I efterlader ansøgeren et godt sted.

    Bliv klogere på den succesrige onboarding af nye medarbejdere

  7. Evaluer jeres rekrutteringsproces

    Man kan hurtigt se sig blind på sine egne processer eller stagnere i måden at gøre tingene på.

    I en travl hverdag er det nemt at forfalde til ”plejer”, men måske ”plejer” også skal kigges efter i sømmene? Ved at være nysgerrig på egne processer kan man forbedre forudsætningen for at skabe den mest optimale oplevelse for sine ansøgere. Forsøg at se processen fra et brugerperspektiv. Hvordan er det at være ansøger hos os? Hvilken brugerrejse oplever man som ansøger, og er den nem og flydende eller kringlet og besværlig?

    Det er vigtigt, at ansøgerne føler sig velinformeret, tryg og guidet gennem hele processen. Desværre er det sådan, at det samlede indtryk af en proces eller virksomhed kan blive negativt påvirket, hvis blot der er et enkelt sted i processen, som ikke er optimal. Det er oftest det, ansøgeren vil huske tilbage på. Derfor bør man altid tænke det skriftlige afslag ind i en større samlet rekrutteringskontekst og arbejde struktureret og grundigt med alle kontaktpunkter i processen, så den samlede oplevelse bliver optimal og ensartet.

    I kan i jeres afslag invitere til evaluering af processen evt. via. link til en lille survey. Det sender et signal om, at I gør jer umage og er åben for konstruktiv feedback. Og så har I tilmed muligheden for at gøre jeres oplevelse endnu bedre for jeres ansøgere fremover.

Signe Bilde Jørgensen, HR-udviklingskonsulent

Signe arbejder med organisationsudvikling på tværs i Lederne. Hun har særligt kompetencer indenfor forståelse og udvikling af menneskelig adfærd samt at udarbejde og oversætte HR-strategi til konkrete og værdiskabende indsatser.