Caroline taler højlydt i telefon med sin nye kunde, mens Christoffer og Martin ivrigt diskuterer gårsdagens fodboldkamp. Laura stiller igen et nyt spørgsmål til Klara, der desperat taster på sin bærbare. Janus’ nye aftershave fylder hele lokalet, og Mettes forkølelse har spredt sig til resten af afdelingen. Længe leve det åbne kontor!
Heksejagten på det åbne kontor har stået på, lige siden det for alvor gjorde sit indtog i 1960’erne – og med god grund. Talrige undersøgelser dokumenterer, at vi har svært ved at koncentrere os og være produktive, når arbejdspladsen mest af alt minder om en hovedbanegård. I medierne bliver vi jævnligt mindet om, at dårligt indrettede åbne kontorer fører til både stress og sygemeldinger. Inden for det sidste år har man for eksempel kunne læse historier om ”Why Your Open Office Workspace Doesn’t Work” (Forbes), ”9 Reasons That Open-Space Offices Are Insanely Stupid” (Inc.) og ”Why Open Offices Are Bad For Us” (BBC).
Men det åbne kontor er tilsyneladende kommet for at blive. Det anses som den mest økonomisk besparende og fleksible kontorløsning, fordi man simpelthen kan presse flere medarbejdere sammen på færre kvadratmeter, ligesom der hurtigt kan flyttes rundt på skrivebordene i tilfælde af organisatoriske ændringer. Dette fokus på økonomi og kvadratmeter er samtidig også hovedårsagen til, at mange åbne kontorer ikke formår at støtte medarbejderne i deres arbejde, men i stedet bliver en daglig forhindring.
LÆS OGSÅ: Lederne undersøger: Fordele og ulemper ved storrumskontorer
Forstå præmissen, udfordringerne og mulighederne
Men det er ikke det åbne kontors skyld, at det alt for ofte fejler. Derimod er det ledelsen i de respektive virksomheder, der fejlagtigt indretter et åbent kontor uden at forstå dets præmis, udfordringer og muligheder. Hovedrationalet bag det moderne, åbne kontor var oprindeligt ikke de økonomiske og pladsmæssige besparelser, men derimod kontorets potentiale til at øge ansigt-til-ansigt-kommunikationen og socialiseringen mellem medarbejderne for at forbedre deres arbejdsprocesser. Det blev udviklet som et redskab til at få nedbrudt videns-siloer og skabe mere flydende samarbejde, end det var muligt, når alle sad afskærmet på deres egne enkeltmandskontorer.
Det moderne åbne kontor, som findes i mange forskellige varianter og afarter, blev udviklet i slutningen af 1950’erne under navnet Bürolandschaft. En gruppe tyske designkonsulenter havde erfaret, at der på deres kunders kontorer var et voksende behov for spontane ansigt-til-ansigt-samtaler, fordi kontorarbejde på det tidspunkt havde udviklet sig til at være mere komplekst, hvor løbende koordinering og vidensdeling mellem medarbejderne var nødvendigt. Human Relations-skolen havde igennem 1950’erne også kunnet påvise, at løbende dialog mellem ledere og medarbejdere, samt inddragelsen af sidstnævnte i beslutningsprocesser, havde en positiv effekt på medarbejdernes motivation og produktivitet.
Man fjernede derfor alle skillevægge og placerede skrivebordene i grupper, alt efter hvem der havde brug for at samarbejde. Tanken var, at det ville gøre det mere naturligt for medarbejderne at henvende sig til hinanden og skabe grobund for et mere effektivt work-flow, da ingen lukket dør kunne afholde medarbejderne fra at opsøge hinanden. Desværre ser vi i dag, at alt for mange medarbejdere sidder i åbne kontorer, selvom de hverken har behov for at dele viden eller samarbejde med hinanden. For pointen med at skabe mere samarbejde i det daglige er som nævnt ikke det typiske rationale hos ledelsen for at indføre et åbent kontor. I stedet handler det alt for ofte om økonomi uden omtanke for de udfordringer, et åbent miljø medfører.
Denne mangelfulde forståelse betyder, at kontorer ofte bliver indrettet på en særdeles uhensigtsmæssig måde, der bedst kan beskrives som for mange mennesker på for lidt plads. En undersøgelse foretaget af British Council of Offices viser, at man i det gennemsnitlige kontor i England er gået fra 16,6 m2 pr. medarbejder i 1997 til 11,8 m2 i 2009. Tendensen er dog voldsomt uhensigtsmæssig. For de trange kontorer medfører stress, når medarbejdernes behov for plads ikke kan efterleves af omgivelserne.
Endnu mere problematisk bliver det, når arbejdsgangen i virksomheden kræver hyppig samarbejde mellem kollegerne. For det er stort set umuligt for medarbejderne at regulere deres indbyrdes spontane samtaler, når de sidder tæt sammen og konstant har mulighed for øjenkontakt. Det skyldes, at øjenkontakt er en hovedforudsætning for skabelsen af kontakt til samtalepartnere, og hvis det er svært for medarbejderne at undgå øjenkontakt, har de også ringe mulighed for at undgå samtaler, der opleves som forstyrrende. Den yderste konsekvens er, at samtaler med kollegerne forbindes med noget negativt. Det er i sagens natur ikke hensigtsmæssigt, når arbejdsgangen for mange medarbejdere netop er kendetegnet ved megen samarbejde og vidensdeling.
En nyere spørgeskemaundersøgelse har da også vist, at medarbejderne oplever den hyppige interaktion med kollegerne i det åbne kontor som en af de faktorer, der tager allermest af deres produktivitetstid i løbet af en arbejdsdag. I en international it-virksomhed, som jeg undersøgte sammen med en projektgruppe, forklarede medarbejderen ’Diego’ det på denne måde:
“There is a lack of respect for the open desk area. [...] You’ll be working and then someone will come up to you and say ‘Hey, do you have a minute?’. If you reply ‘No’ then they will be like ‘Okay, but this will just take a second’.” (’Diego’, PMO Director)
Placeres medarbejderne i fælles kontorlokaler, kræver det ekstra opmærksomhed på, hvordan de fysiske omgivelser såvel som medarbejderne selv, bliver indstillet på at medskabe et behageligt arbejdsmiljø. Hvis det ikke sker, bliver kontoret en daglig slagmark i kampen for koncentration. For når medarbejderne tydeligt kan overhøre hinandens samtaler ved skrivebordene, og disse ikke opleves som relevante for dem selv, bliver samtalerne til et forstyrrende element. Denne problematik udtrykte ’Diegos’ kollega ’Bianca’ sådan her:
”If I don’t have my iPod with me, I would go crazy and stress. Simply because it is extremely noisy. From the coffee machine to the dishwasher [...] telephones, printers and all of this. And a lot of people are passing through. So if you are down in this end, you will literally have people all the time talking.” (’Bianca’, Vendor Manager)
Som ’Biancas’ fortælling viser, er det særligt maskiner og udstyr, såvel som medarbejderne selv, der udgør de potentielle støjkilder i det åbne kontor. Her fremhæver flere forskere særligt medarbejderne, da den teknologiske udvikling har betydet, at moderne kontorudstyr støjer mindre, ligesom mange virksomheder ofte er bevidste om at placere larmende maskiner i særskilte lokaler. Det samme kan ikke siges om medarbejderne selv, der kommunikerer mere ansigt-til-ansigt på kontoret i dag, end de gjorde tidligere. Det skyldes, at kontorarbejde i bred forstand er blevet en kompleks og udviklingsorienteret aktivitet, hvor afhængigheden af teams er reglen mere end undtagelsen.
Blandt de medarbejdere, vi interviewede i it-virksomheden, var det hele 85 procent, som oplevede, at kontoret var støjende og distraherende. Paradoksalt nok udtrykte 57 procent yderligere, at der var mangel på vidensdeling internt mellem teams og afdelinger, hvilket jo netop skulle være hele pointen med at sidde i et åbent kontor. Dette skyldtes blandt andet, at medarbejderne kæmpede så meget med at være produktive, at de ikke også orkede at dele viden på tværs. Kulturen i it-virksomheden var heller ikke tilpasset det åbne miljø, da konkurrence-mentaliteten mellem de forskellige teams var højere end lysten til at dele ud af hinandens erfaringer, blandt andet på grund af bonus-ordningen i virksomheden.
Trods de bedste intentioner ender det åbne kontor således ofte som et monster, der ødelægger medarbejdernes arbejdsprocesser og dræner deres jobtilfredshed. Støj, distraktion og manglende fortrolighed hitter på top 3-listen over de mest udskældte skavanker ved det åbne kontor. I praksis hænger de tæt sammen i et gensidigt påvirkende forhold, da man uden fortrolighed eller privacy er udsat for omgivelsernes støj og distraktioner, ligesom støjen og distraktionerne bekræfter en i, at man hverken har nogen fortrolighed eller privatliv. Man er simpelthen til stede på arbejdspladsen på en helt anden måde, end hvis man havde siddet afskærmet bag fire vægge og en lukket dør i sit eget enkeltmandskontor. Det er derfor også slået fast, at medarbejdere præsterer dårligere i støjfulde og distraherende omgivelser.
LÆS OGSÅ: Peter Holdt Christensen: Rumforskning - ledelse og organisering af virksomhedens fysiske rum
Indret virksomheden efter medarbejderne
I stedet for at presse nogle standardiserede fysiske strukturer ned over medarbejderne, for eksempel et traditionelt Bürolandschaft, er det afgørende, at ledelsen i stedet lader medarbejderne være udslagsgivende for udformningen af kontoret. Inden man overhovedet begynder at tænke på åbne eller lukkede kontorer, bliver man nødt til at forstå virksomhedens interne processer, kulturen (hvordan den er nu, og hvor den skal bevæge sig hen), typer af medarbejdere og deres forskellige arbejdsopgaver. Ligesom virksomheder ikke længere bliver analyseret som lukkede systemer, men derimod levende organismer, skal kontoret også forstås og designes som et økosystem af forskellige områder, der er tilpasset, hvordan medarbejderne mødes og samles, arbejder sammen og alene – eller bør gøre det fremadrettet.