Rumforskning - ledelse og organisering af virksomhedens fysiske rum

Vi befinder os hele tiden i et eller andet fysisk rum. Det kan være i bilen, toget, supermarkedet, hjemmet eller på arbejdspladsen, og selvom vi sjældent tænker over det, så har fysiske rum stor indflydelse på, hvordan vi har det, hvordan vi opfører os, og især hvordan vi interagerer med andre mennesker. Noget så enkelt som den måde, et skrivebord placeres på – om det står op ad væggen eller som en barriere mellem kontorets beboer og gæsten – har således indflydelse på, hvor imødekommende og rar kontorets beboer opfattes.

Selvom det fysiske rum således har en markant indflydelse på menneskers adfærd, så får arbejdspladsens strategiske brug af det fysiske rum dog langt fra den samme opmærksomhed som mere ”bløde” elementer som for eksempel kultur, motivation og tillid. Arbejdspladsens fysiske rum betragtes oftere som et sted, hvor der er mulighed for at spare, og overlades enten internt eller eksternt til en ”facility management”-afdeling.

Fysiske rum som strategisk ressource
Men arbejdspladsens fysiske rum bør ikke bare opfattes som en urimelig høj omkostning, der for alt i verden skal reduceres, men derimod som en strategisk ressource, der også kræver indblanding af både ledelsen og HR-afdelingen. Det fysiske rum er i høj grad en mulighed for – både positivt og negativt – at påvirke individer og ikke mindst samspillet mellem individer. Men som den efterhånden temmelig udbredte anvendelse af kontorlandskaber viser, så er brugen af de fysiske rum ikke altid sådan lige til.

Denne artikel fokuserer på en række udfordringer i organisationers strategiske brug af de fysiske rum. Jeg indleder med historien om, hvordan arbejdspladsens fysiske rum mere eller mindre er blevet fortrængt i dagens ledelsesforskning og ledelsespraksis. Derefter fokuserer jeg på tre centrale temaer ved de fysiske rum; nemlig de fysiske stimuli, vanskelighederne ved at dimensionere og indrette rummet og endelig, hvordan individers behov for lidt privatliv også har konsekvenser for rummet. Afslutningsvis fokuserer jeg på vores nyeste rumforskning.

Historien om arbejdspladsens fysiske rum
Forskning i og diskussionen af arbejdspladsens fysiske rum er ikke noget nyt. Den har været i gang – med svingende intensitet – lige siden de første overvejelser over, hvordan man organiserer og leder folk, tog fart ved industrialiseringens start omkring 1750. Allerede da man i England i 1719 opførte den første fabrik, gjorde man sig overvejelser over, hvordan man bedst muligt sikrede, at dagslyset, som på det tidspunkt var den væsentligste lyskilde, trængte ind overalt i fabrikken, og man byggede derfor en meget smal og lang fabrik.

Brugen af de fysiske rum til at forbedre produktiviteten var sågar den primære årsag til de nok så berømte Hawthorne-studier. Fabrikken Hawthorne Works var organiseret omkring en række samlebånd i flere større produktionshaller, og til at deltage i eksperimenterne udvalgte man 12 arbejdere, som så blev isoleret i et forsøgslokale. Eksperimenterne havde som udgangspunkt til formål at identificere, hvilke belysningsforhold der resulterede i den bedste produktivitet. Men forskerne kunne ikke entydigt fremhæve enkelte påvirkninger som de bedste, fordi arbejderne – uanset hvordan de blev påvirket – faktisk blev ved med at øge deres produktivitet. Selv da man fjernede alle påvirkninger, og arbejderne altså var organiseret, som inden de blev anbragt i forsøgslokalet, så blev produktiviteten ved med at stige.

En af konklusionerne fra disse eksperimenter er, at bare det at være genstand for eksperimenter – eller for den sags skyld opmærksomhed – i sig selv medfører en øget effektivitet. En anden – mindre kendt – Hawthorne-effekt er betydningen af at få feedback. I forsøgslokalet var der således – i modsætning til dagligdagen i produktionshallen - lister med, hvor meget hver af de 12 arbejdere producerede, og det blev dokumenteret, at viden om ens resultater er en central motivationsfaktor. Således understregede Hawthorne-studierne, at ikke udelukkende fysiske rum, men også – og måske især - hvad der kan betegnes som menneskets indre rum, har en central betydning for opfattelsen af det gode arbejde, hvilket efterfølgende har haft stor indflydelse på blandt andet motivationsforskningen.

Paradoksalt nok fokuserede Hawthorn-studierne oprindeligt på arbejdspladsens fysiske rum, men havde i sine konklusioner langt større konsekvenser for menneskets indre rum og førte altså til en langt større forskningsindsats inden for menneskets indre rum og gav dermed den hidtidige forskning inden for arbejdspladsens fysiske rum et foreløbigt dødsstød eller måske rettere en meget mindre rolle i ledelse og organisering af arbejdet. Mens mange ledelsesforskere således betragter Hawthorne-studierne som et centralt gennembrud for den moderne ledelsesforskning – og især human ressource management – så mindsker Hawthorne-studierne interessen for de fysiske rum, og denne manglende interesse er i dag fortsat temmelig fremtrædende og en væsentlig forklaring på, at arbejdspladsens fysiske rum snarere betragtes som en ”pedel-opgave” end en ledelses-opgave.

Arbejdet med de fysiske rum
Når organisationer ønsker at arbejde bevidst og strategisk med de fysiske rum, er der rigeligt at tage fat på – ud over at processen selvfølgelig også kan være en voldsom forandringsproces. Forskningen i de fysiske rum foregår således inden for tre temaer:

1. Hvordan fysiske stimuli som for eksempel lyd, lys og temperaturer påvirker mennesker.
2. Dimensionering og indretning – eksempelvis hvordan kontorlandskaber i forhold til enkeltmandskontorer påvirker mennesker og især samspillet mellem mennesker.
3. Lidt privatliv, som fokuserer på, hvordan mennesker håndterer at være i samme rum som andre mennesker.

1) De fysiske stimuli
De fysiske stimuli kan inddeles i fem grupper: belysningsforhold, temperatur og luft, støj, musik og farver. Generelt synes der at være enighed om, at meget lys (såfremt det ikke bliver så meget, at det bliver umuligt at se, hvad computerskærmen viser), tilpas temperatur og lidt støj er at foretrække frem for meget lidt lys, alt for høje temperaturer og så alt for megen støj. De fysiske stimuli er oftest de faktorer, der udelukkende fokuseres på i APV’ens spørgsmål om organisationens indeklima, og efterhånden er der en ganske god forståelse – både forskningsmæssig og i praksis - af disse faktorer. I nedenstående tabel er der gengivet en række af de konsekvenser, forskellige fysiske stimuli medfører.

Kilde: Christensen 2009: 102

2) Indretning og dimensionering
Arbejdspladsens dimensionering og indretning – eksempelvis hvor store enkeltmandskontorerne er, hvilke møbler og planter de er indrettet med, og hvilke muligheder der er for at udsmykke kontoret med familiebilleder – er endnu en måde, rum påvirker individets adfærd på. Selvom arbejdspladsens fysiske rum oftest opfattes som noget, der primært har med kontorlandskaber at gøre, så er de fysiske rum langt fra afgrænset til kontorlandskabet, da organisationen naturligvis består af en lang række andre rum, som for eksempel elevatorer, fitnessrum, gange, kantine, kopirum, møderum, omklædningsrum, opbevaringsrum, opgange, parkeringskælder, toiletter og trapper.

Der er dog langt fra klare konklusioner og sammenhænge i indretningen og dimensioneringen af de fysiske rum. Eksempelvis er der forsket i, hvilke signaler et rodet versus ryddeligt kontor sender. Et tomt og kun lettere rodet kontor – hvor papir og bøger er ordnet i et overskueligt antal stakke og altså ikke flyder mere eller mindre tilfældigt rundt omkring i kontoret – styrker oplevelsen af kontorets ejer som venlig og imødekommende. Ligeledes vil et ryddeligt kontor – når kontorets ejer er til stede – styrke oplevelsen af, at ejeren er ærlig og intelligent. Gæster i kun lettere rodede kontorer føler sig også bedre tilpas end i rodede kontorer, ligesom potentielle nye ansatte får et bedre indtryk af organisationer med mere ryddelige end rodede kontorer. Der er således noget, der tyder på, at individer bør tilstræbe et moderat ryddeligt kontor. Men her er det så, at behovet for afvejningen kommer ind, for andre undersøgelser peger i lidt andre retninger. Således dokumenterer undersøgelser, at et rodet kontor giver oplevelsen af, at ejeren er aktiv, venlig og travl. Ligeledes vil det rodede kontor, når ejeren er tilstede, styrke oplevelsen af, at ejeren er social. Så hvad rodet på kontoret sender af signaler er ikke helt tydeligt – det er ikke sikkert, at det opfattes som et tegn på aktivitet og travlhed, det kan sagtens også opfattes som tegn på, at ejeren er mindre ærlig og intelligent.

Forskningen i, hvordan arbejdspladsens fysiske rum bør indrettes og dimensioneres, fokuserer på fire områder:

• Barrierer
• Fleksibilitet
• Personliggørelse
• Naturliggørelse

Forskningen i barrierer analyserer konsekvenserne ved etablering af fysiske barrierer som for eksempel indervægge – eller for den sags skyld forsøget på at gøre arbejdet i kontorlandskabet lidt mindre forstyrret. Forskningen i fleksibilitet fokuserer på mulighederne for at tilpasse de fysiske rum til individets behov og samtidig også øge organisationens evne til – uden større omkostninger – at omstille arbejdspladser til nye medarbejdere eller nye behov. Personliggørelse handler om at tillade ansatte at udsmykke deres arbejdspladser med for eksempel billeder af familien. Naturliggørelse undersøger effekterne af organisationens forsøg på at trække naturen så langt ind i de fysiske rum som muligt. Denne naturliggørelse sker blandt andet ved at placere grønne planter i kontoret eller have billeder af grønne skove hængende på væggene.

Der er efterhånden produceret noget forskningsbaseret viden om arbejdspladsens dimensionering og indretning, men der er kun få klare konklusioner og sammenhænge, hvilket selvfølgelig kan gøre det svært i praksis at manipulere med for eksempel indretningen. I kølvandet på enhver fordel synes der således at dukke en række ulemper op, og derfor bliver dimensionering og indretning i praksis et spørgsmål om afvejninger. Organisationer må ved dimensionering og indretning af de fysiske omgivelser altså være opmærksom på både en lang række fordele, men også en lang række ulemper. Der er ikke en bedste måde at bruge de fysiske rum på, og i nedenstående tabel er gengivet fordele og ulemper ved dimensionering og indretning af rummet.

Kilde: Christensen 2009: 119

3) Lidt privatliv
Langt ude i Nordsøen lever nogle bestande af sandkrabber, der udviser en adfærd, som på mange måder har paralleller til den adfærd, der finder sted i kontorlandskaber. Krabbernes adfærd er dog lidt mere ekstrem. Disse sandkrabber har normalt en hård skal, men i perioder skiftes den ud med en blød skal. Nu er det sådan, at sandkrabberne også spiser hinanden – og det er naturligvis krabberne med den bløde skal, der risikerer at blive spist. Faktisk er disse krabbers eneste beskyttelse afstanden til de andre krabber, for det er kun, såfremt krabberne kommer tæt på hinanden, at de kan lugte hinanden og dermed får lyst til et måltid krabbe med blød skal. Når bestanden af krabber er tilpas, er det muligt for krabberne – især dem med den bløde skal – at holde en sikker afstand til andre. Men når der er alt for mange krabber, og bestanden dermed er overfyldt, er krabberne altså fysisk meget tættere på hinanden, og der er større risiko for, at krabberne opfanger lugten af en blød skal og derefter tager sig et måltid.

Når antallet af krabber i bestanden således er på et tilpas niveau, er der fryd og gammen, men når antallet af krabber stiger, er det bare med ikke at have en blød skal, for så bliver krabben formentlig hurtigt til et måltid. Med andre ord er den overfyldte bestand af krabber selvregulerende – naturen tillader simpelthen ikke, at der er for mange krabber. Krabberne har – ligesom i øvrigt alle andre dyr – behov for et territorium, og hvis dette rum ikke er muligt at opretholde, ja så mister enkelte krabber livet, således at de andre krabbers territorium igen kan opretholdes.

Mennesker er – ligesom det er tilfældet med sandkrabber og andre dyr – territoriale, hvilket blandt andet medfører, at vi i nogle situationer ønsker at trække os tilbage og dermed undgå en form for ruminvasion eller rumkrænkelse, hvor andre mennesker altså kommer for tæt på os. Dette er dog – heller ikke på arbejdspladsen – altid muligt, og når mennesker oplever, at rummet bliver for overfyldt, så trækker de sig enten mentalt eller fysisk tilbage fra rummet.

Eksempelvis er der blevet gennemført en række eksperimenter (”lost letter”-eksperimenter) hvor forskere i henholdsvis tæt og ikke tæt befolkede bygninger efterlod et korrekt frankeret og adresseret brev på gulvet og derefter registrerede, hvor mange breve der blev samlet op og puttet i postkassen. Det tabte brev var altså mere eller mindre en direkte opfordring til at blive samlet op og så puttet i postkassen. I de tættere befolkede bygninger blev der samlet væsentlig færre breve op end i de mindre tætbefolkede bygninger, hvilket kan tyde på, at når individer befinder sig i overfyldte rum, så bliver de simpelthen så trætte af at være så tæt på så mange mennesker, at de mister – eller fortrænger – lysten til at hjælpe andre. De har simpelthen nok at gøre med at håndtere rummets overfyldthed.

Selvom mennesker ofte skal samarbejde, så søger de ikke altid andres nærhed, eller de ønsker for den sags skyld ikke, at andre søger deres nærhed. Mennesker har brug for en social styring af rummet, som for eksempel territoriale markører, der viser, at man ikke vil forstyrres. Med andre ord søger vi ikke altid hen mod andre mennesker, og derfor vil mennesker også i de fysiske rum have mulighed for netop ikke altid at skulle søge hen mod andre. Eksempelvis blev der lavet en undersøgelse af, hvilke siddepladser brugerne af et bibliotek foretrak, og ikke overraskende viste disse undersøgelser, at mennesker er meget forudsigelige i deres måder at undgå alt for tæt kontakt til andre. Således var brugernes foretrukne pladser:

• Ved ledige borde
• Hvis bordene allerede er optaget, så er de foretrukne pladser dem, der er længst væk fra andre mennesker.
• Pladser, hvor man sidder ryg-mod-ryg, foretrækkes frem for pladser, hvor man sidder ved siden af hinanden.
• Når rummet er mere end 60 procent fyldt, så går brugerne et andet sted hen.

På arbejdspladsen har mennesker i nogle situationer også brug for lidt privatliv, og det fysiske rum kan give både muligheder og umuligheder for dette og dermed påvirke menneskers jobtilfredshed og ikke mindst interaktion med andre – for eksempel kollegerne.

Hvordan så med rummene?
Fysiske strukturer udfordrer altså mennesker og menneskers samspil på mindst tre måder: for det første gennem fysiske stimuli, for det andet gennem rummets indretning og dimensionering og for det tredje gennem de muligheder, individet har for at opretholde en eller anden grad af privathed.

Disse måder er ikke altid forenelige med organisationens forventninger til de fysiske rum – som oftest koncentrerer man sig om økonomiske besparelser, øget videndeling, og selvfølgelig ikke mindst muligheden for at sende de rigtige signaler om, at organisationen naturligvis er kreativ og attraktiv (hvilket oftest er forbundet med kontorlandskaber frem for enkeltmandskontorer). Den strategiske anvendelse af de fysiske rum må dog nødvendigvis forholde sig til disse udfordringer, der netop understreger, at brugen af rum-strukturer i mange tilfælde er en afvejning, således at eksempelvis kontorlandskabet er en indretning, der kan øge videndeling, men samtidig også en struktur, der kan øge individets oplevelse af overfyldthed. Organisationers strategiske arbejde med de fysiske strukturer har behov for overvejelser og afvejninger for ikke at ende som en skuffelse.

Vores nyeste forskning
Forskningen i arbejdspladsens fysiske rum har i de seneste år været meget begrænset. Eksempelvis er der i de seneste år kun publiceret 15 artikler om fysiske strukturer i de førende internationale tidsskrifter om ledelse, hvilket i forhold til de flere tusinde artikler om kultur, tillid og netværk er urimeligt få.

På Center for Strategi og Globalisering ved Copenhagen Business School ønsker vi derfor at øge den forskningsbaserede viden om arbejdspladsens fysiske rum, og vi har i det seneste år blandt andet forsket i, hvordan arbejdspladsens indretning påvirker videndeling.

Vi kan for det første konkludere, at medarbejdere i høj grad foretrækker at dele viden med dem, de fysisk sidder tættest på, og at etage-adskillelser i høj grad forværrer den fysiske adskillelse. Således krydser mennesker meget sjældent etager, mens de altså er mere tilbøjelige til at gå lidt mere rundt på den etage, de nu engang er blevet placeret på. For det andet forstærkes denne effekt hos medarbejdere, der har været ansat i kort tid. Således kommer nyansatte, sammenlignet med ansatte der har været i organisationen i længere tid, meget sjældent fysisk rundt i organisationen. De har ganske enkelt ikke etableret kontaktpunkter rundt om i organisationen.

Udfordringen for organisationer er altså at sikre, at de fysiske rum ikke fører til, at de ansatte i al evighed forbliver fysisk fastlåste og dermed eksempelvis ikke etablerer nye relationer til kolleger, der godt nok fysisk befinder sig langt væk, men som ikke desto mindre besidder værdifuld viden.

Arbejdspladsens fysiske rum er en strategisk ressource, men der er behov for mere forskningsbaseret viden inden for området, ligesom der også er behov for en større anerkendelse af, at rummet ikke blot er en omkostning, men en ressource, der dog er temmelig kompleks og ikke bare fokuserer på indeklima, men mennesker og især samspillet mellem mennesker.

Litteratur

Peter Holdt Christensen, 2009: Rumforskning – fysiske omgivelser i ledelse og organisering af arbejde. København: Jurist- og Økonomforbundets Forlag. 208 sider.