Mit Lederne

Ledelse i Dag - juni 2019

Kunsten at bruge tiden klogt

16. maj 2019

Effektivitet er blevet et fyord, selv om der stadig er meget spildtid på danske arbejdspladser med tilhørende frustrationer over ikke at have tid nok til de vigtigste opgaver. Det er en ledelsesopgave at frigøre mere tid til det rigtige og det vigtige, siger Trine Kolding, der er forfatter til en ny bog om effektivitet.

Trine Kolding, Ledelse i dag, juni, 2019

Uanset hvilken type virksomhed man er leder i, vil det næppe afstedkomme andet end nikken, tilfredshed og glæde, hvis lederen indleder det ugentlige afdelingsmøde eller én-til-én-samtalen med en medarbejder med at sige, at arbejdet fremover i endnu højere grad vil blive tilrettelagt sådan, at det medfører mindre spild af tid, højere arbejdsglæde og endnu mere tid til kerneopgaverne.

Hvis lederen derimod indleder afdelingsmødet eller sin én-til-én-samtale med at sige, at ”nu skal vi til at være mere effektive”, vil begejstringen ofte være noget mere begrænset. For mange bringer ordet ”effektivitet” negative associationer til citroner, der skal presses endnu mere, end de allerede bliver, og begreber som kontrol, påtvungen travlhed og risiko for stress dukker op på den indre lystavle.

Så når forfatteren, underviseren og tidscoachen Trine Kolding rejser rundt til virksomheder og offentlige institutioner og taler om, hvordan man med ofte enkle virkemidler kan luge ud i tidsrøvere og få mere tid til kerneopgaverne, gør hun meget ud af at betone den reelle positive konsekvens, effektivitetsprocesserne ender med at få for medarbejderne. Hun har selv oplevet flere gange, at ledere og medarbejdere sukker dybt, bare ordet ”effektivitet” bliver bragt på bane – én gang var der sågar en kursist, som spontant kom med bræklyde, da vedkommende blev bedt om at svare på, hvad begrebet frembragte af tanker.

Det ér og bliver lederen, som har ansvaret for at igangsætte og facilitere denne proces og ikke mindst for at sikre, at snuden bliver holdt i sporet

Trine Kolding

- Dybest set handler det for lederne om at få forklaret medarbejderne, hvad den øgede effektivitet skal bruges til. Mange medarbejdere går rundt med frustrationer over at savne tid til de opgaver, de helst vil løse. Der er ingen grund til at lægge skjul på, at effektivitetsprocesser også handler om bundlinje og om at skabe den bedst mulige og mest velsmurte forretning – men en bedre udnyttelse af tiden betyder i høj grad mere tid til det sjove og det spændende, højere motivation og i sidste ende mere arbejdsglæde. Enden bliver således forhåbentlig, at medarbejderne får mere tid til de yndlingsopgaver, de i en presset hverdag ikke hidtil har nået, pointerer Trine Kolding.

I 19 år har Trine Kolding arbejdet med tid, effektivitet og planlægning – et arbejde, som ud over undervisning og coachingsessioner har resulteret i syv bøger, senest Effektive sammen – om at skabe tid, motivation og arbejdsglæde, der udkom på Gyldendal Business i foråret. Hendes erfaring er, at selv om fokus på Lean og effektivisering har præget arbejdslivet i årtier, er det på de fleste arbejdspladser fortsat muligt at tilrettelægge arbejdet endnu bedre samt effektivisere, automatisere og fordele tid og ressourcer mere optimalt, end det allerede sker.

Effektivitet

Effektivitet handler ifølge Trine Kolding om ”at bruge sin tid på det rigtige, på den rigtige måde og med en bæredygtig balance mellem krav og ressourcer”.

Kilde: Effektive sammen – om at skabe tid, motivation og arbejdsglæde.

Trine Kolding understreger igen og igen – både i interviewet og i sin bog – at det ikke handler om effektivitet i den forstand, at ledere og medarbejdere skal til at løbe stærkere. Derimod handler det om, hvordan lederen initierer, at arbejdspladsen bliver bedre indrettet, opgaverne bedre fordelt og ressourcerne bedre udnyttet.

Nyttige redskaber er eksempelvis at kigge møde- og mailkulturen efter i sømmene, tage den fysiske placering af medarbejdere op til revision og så ikke mindst kigge på rutiner og arbejdsgange. Der er nemlig ofte forbløffende meget tid at hente, hvis blot man gider at gøre arbejdet med at se alle rutiner, systemer og arbejdsgange kritisk efter i sømmene og stille de samme spørgsmål til hudløshed: Hvorfor gør vi sådan? Og kan det gøres på en anden og bedre måde?

Dybest set handler det for lederne om at få forklaret medarbejderne, hvad den øgede effektivitet skal bruges til.

Trine Kolding

Lederen skal gå forrest
Det er lederen, som skal gå forrest i bestræbelserne på, at virksomheden eller teamet bliver bedre til at arbejde effektivt sammen og bedre til at bruge tiden på, hvad Trine Kolding betegner som ”det rigtige og det vigtige”.

Det handler om at ”walk the talk” i alt lige fra lederens egen mailkultur – besvarer lederen for eksempel mails om aftenen, og skyder lederen mails med spredehagl ud til alle i teamet eller kun til de relevante modtagere? – over måden at deltage i møder på og respekten for ikke at afbryde andre, medmindre det er strengt nødvendigt, til lederens kommunikation. En kommunikation, som ifølge Trine Kolding ganske enkelt er udslagsgivende for, hvorvidt ambitionen om øget fælles effektivitet og motivation lykkes.

- Det ér og bliver lederen, som har ansvaret for at igangsætte og facilitere denne proces og ikke mindst for at sikre, at snuden bliver holdt i sporet. Medarbejderne skal involveres og forpligtes, og lederen skal have respekt for, at det er medarbejderne, der er eksperter på deres respektive fagområder og opgaver. Medarbejderne har den indsigt og de erfaringer, som er nødvendige for at finde ud af, hvordan man kan gøre tingene så smart som muligt, og de vil som udgangspunkt gerne være med til forandringer, hvis de bliver involveret – og hvis de kan se, at det giver mening. Men overblikket og ansvaret for at prioritere og planlægge er i sidste ende altid lederens, fortæller Trine Kolding.

Meget arbejdsrelateret stress og mange frustrationer blandt medarbejderne kan ifølge tidscoachen reduceres betragteligt ved, at ledelsen klart definerer eksistensberettigelse, mål og kerneopgaver og sikrer sig, at alle medarbejdere forstår dem og ved, hvad det helt konkret betyder for dem i hverdagen.

Den nye bog er en kombination af dels Trine Koldings egne iagttagelser og erfaringer, dels kvalitative interviews med 20 ledere og medarbejdere fra Arbejdernes Landsbank, Fællesrådgivningen for Børn og Unge i Frederiksberg Kommune, Fællessekretariatet på Institut for Kemi på Aarhus Universitet, Novo Nordisk Biopharm i Gentofte og Skifteretten ved Retten på Frederiksberg.

Hun fremhæver Arbejdernes Landsbank som et godt eksempel på en kundeorienteret virksomhed – blandt andet ti år i træk kåret som danskernes foretrukne bank – der har haft succes med at løfte den fælles effektivitet.

- Banken arbejder konstant med at forbedre og effektivisere alle processer til gavn for medarbejdere såvel som kunder. Det har blandt andet handlet om at fjerne den tvivl, der kunne være hos medarbejdere om, hvordan de helt konkret skulle arbejde frem mod virksomhedens målsætninger. Og når man først kommer ned i dybden med, hvad man konkret skal bruge sin tid på, når man også til, hvad man ikke skal bruge tid på. Her og i mange af de andre virksomheder, som har taget hul på en sådan proces, handler det rigtig meget om for lederen at sætte fokus på kerneopgaverne og paradokset mellem på den en side at skulle løse koncentrationskrævende opgaver, som kræver fordybelse – på den anden side at være underlagt forventninger om tilgængelighed, siger Trine Kolding.

”Effektive sammen” har – ligesom titlen på Trine Koldings seneste bog – været et nøglebegreb for Arbejdernes Landsbank i arbejdet med at effektivisere processer – med en tyk streg under ”sammen”. Der ligger således en vigtig pointe i ikke at se effektivitet som noget, man som individ skal fokusere på, men derimod et fælles projekt for både ledere og medarbejdere.

Med andre ord: Det kan godt være, at medarbejderen Lise lige har været på kursus og nu løser sine opgaver hurtigere og mere effektivt end før. Men i sidste ende er gevinsten for virksomheden lig nul, hvis Lises nærmeste samarbejdspartnere i det daglige, medarbejderen Niels og mellemlederen Hanne, stadig løser opgaverne, som de hele tiden har gjort, og dermed bliver bremseklods for den effektivitet og de nye arbejdsgange, som Lises nye viden ellers kunne medføre.

Syv hovedpointer til lederen

Hvis en vellykket proces mod større, fælles effektivitet skal lykkes, kræver det følgende af dig som leder:

  1. Du inddrager medarbejderne aktivt, lytter til dem og sikrer, at I forstår hinanden og er enige om formål, begreber og så videre.

  2. Du bruger både medarbejdernes og din egen faglighed til at gennemføre kloge beslutninger.

  3. Du er synlig, skaber et godt fællesskab i afdelingen og er selv en del af det.

  4. Du er ærlig og troværdig, så medarbejderne ved, at de kan stole på det, du siger og gør.

  5. Du tager ledelsesansvaret på dig, træffer de nødvendige beslutninger og hjælper medarbejderne med at prioritere.

  6. Du prioriterer ledelsestid til at motivere, følge op og fastholde den proces, du har sat i gang.

  7. Du husker, at det også tager tid for medarbejderne at indarbejde forandringer, samtidig med at de skal passe deres daglige opgaver.

Kilde: Effektive sammen – om at skabe tid, motivation og arbejdsglæde. 

Det handler om hele tiden at tage aktivt stilling til, hvordan man bruger sin tid, i stedet for at lade vaner og kutymer styre tiden.

Trine Kolding

Spring over, hvor gærdet er lavest
Øget fælles effektivitet er som oftest ikke raketvidenskab. Nogle gange handler fælles effektivitet om helt enkle tiltag – eller, som Trine Kolding udtrykker det: om at finde ud af, hvor man kan springe over, hvor gærdet er lavest.

Her er en af de lavthængende frugter mødekulturen. Er der eksempelvis nogen grund til, at man fastholder afdelingsmøder på halvanden time hver uge, hvis mange af informationerne i stedet kan deles i en mail til de relevante medarbejdere, eller mødet kun behøver at blive holdt hver anden uge? Og har mødearrangøren altid på forhånd udarbejdet en dagsorden, som sikrer, at ingen er i tvivl om, hvad der skal nås på mødet?

Trine Kolding mener, at der i mødekulturen ligger et kæmpe tidsbesparende potentiale.

- Det handler blandt andet om, at man som leder skal gå forrest i en kultur, hvor det er legitimt at spørge, hvorfor man bliver indkaldt til et møde. Og det er ikke nok, at mødeindkalderen svarer, at ”du var jo med sidste gang”. Kan og skal man ikke bidrage med noget konkret på et møde, bør man afslå indkaldelsen i stedet for at blive i flinkeskolen og acceptere alle mødeinvitationer. Det handler om hele tiden at tage aktivt stilling til, hvordan man bruger sin tid, i stedet for at lade vaner og kutymer styre tiden, fastslår Trine Kolding.

Hvor meget tid, man alt i alt som virksomhed og leder kan sætte næsen op efter at spare ved at finde luppen frem og gennemgå alle processer, systemer, arbejdsgange og fysiske placeringer, er umuligt at give et præcist svar på. Men Trine Koldings erfaring er, at der alene i mailorganisering og -besvarelse potentielt ligger to-tre timers besparelse per medarbejder om ugen.

- I virksomheder, hvor folk oplever gentagne gange hver dag at blive afbrudt, er uhensigtsmæssigt placeret rent fysisk i forhold til både de opgaver, de løser, og de personer, de sidder tæt på, og hvor der tilmed er plads til forbedring i mailkulturen, er det ikke urealistisk at have som mål, at man kan frigøre en time om dagen per medarbejder. Ifølge hjerneforskere er der en transittid på mellem 30 sekunder og 20 minutter, hver gang vi bliver afbrudt, og indtil vi er tilbage ved opgaven igen. Kan man bare fjerne ti procent af de afbrydelser, er der mange, mange timer at hente, slutter Trine Kolding.

OM FORFATTEREN

Trine Kolding er uddannet fra CBS og Danmarks Pædagogiske Universitet og arbejder som underviser og tidscoach. Hun er forfatter til syv bøger om tid og effektivitet, senest bogen Effektive sammen – om at skabe tid, motivation og arbejdsglæde.

Læs denne måneds artikler

Vil du have mere indhold som dette?