Lederen skal gå forrest
Det er lederen, som skal gå forrest i bestræbelserne på, at virksomheden eller teamet bliver bedre til at arbejde effektivt sammen og bedre til at bruge tiden på, hvad Trine Kolding betegner som ”det rigtige og det vigtige”.
Det handler om at ”walk the talk” i alt lige fra lederens egen mailkultur – besvarer lederen for eksempel mails om aftenen, og skyder lederen mails med spredehagl ud til alle i teamet eller kun til de relevante modtagere? – over måden at deltage i møder på og respekten for ikke at afbryde andre, medmindre det er strengt nødvendigt, til lederens kommunikation. En kommunikation, som ifølge Trine Kolding ganske enkelt er udslagsgivende for, hvorvidt ambitionen om øget fælles effektivitet og motivation lykkes.
- Det ér og bliver lederen, som har ansvaret for at igangsætte og facilitere denne proces og ikke mindst for at sikre, at snuden bliver holdt i sporet. Medarbejderne skal involveres og forpligtes, og lederen skal have respekt for, at det er medarbejderne, der er eksperter på deres respektive fagområder og opgaver. Medarbejderne har den indsigt og de erfaringer, som er nødvendige for at finde ud af, hvordan man kan gøre tingene så smart som muligt, og de vil som udgangspunkt gerne være med til forandringer, hvis de bliver involveret – og hvis de kan se, at det giver mening. Men overblikket og ansvaret for at prioritere og planlægge er i sidste ende altid lederens, fortæller Trine Kolding.
Meget arbejdsrelateret stress og mange frustrationer blandt medarbejderne kan ifølge tidscoachen reduceres betragteligt ved, at ledelsen klart definerer eksistensberettigelse, mål og kerneopgaver og sikrer sig, at alle medarbejdere forstår dem og ved, hvad det helt konkret betyder for dem i hverdagen.
Den nye bog er en kombination af dels Trine Koldings egne iagttagelser og erfaringer, dels kvalitative interviews med 20 ledere og medarbejdere fra Arbejdernes Landsbank, Fællesrådgivningen for Børn og Unge i Frederiksberg Kommune, Fællessekretariatet på Institut for Kemi på Aarhus Universitet, Novo Nordisk Biopharm i Gentofte og Skifteretten ved Retten på Frederiksberg.
Hun fremhæver Arbejdernes Landsbank som et godt eksempel på en kundeorienteret virksomhed – blandt andet ti år i træk kåret som danskernes foretrukne bank – der har haft succes med at løfte den fælles effektivitet.
- Banken arbejder konstant med at forbedre og effektivisere alle processer til gavn for medarbejdere såvel som kunder. Det har blandt andet handlet om at fjerne den tvivl, der kunne være hos medarbejdere om, hvordan de helt konkret skulle arbejde frem mod virksomhedens målsætninger. Og når man først kommer ned i dybden med, hvad man konkret skal bruge sin tid på, når man også til, hvad man ikke skal bruge tid på. Her og i mange af de andre virksomheder, som har taget hul på en sådan proces, handler det rigtig meget om for lederen at sætte fokus på kerneopgaverne og paradokset mellem på den en side at skulle løse koncentrationskrævende opgaver, som kræver fordybelse – på den anden side at være underlagt forventninger om tilgængelighed, siger Trine Kolding.
”Effektive sammen” har – ligesom titlen på Trine Koldings seneste bog – været et nøglebegreb for Arbejdernes Landsbank i arbejdet med at effektivisere processer – med en tyk streg under ”sammen”. Der ligger således en vigtig pointe i ikke at se effektivitet som noget, man som individ skal fokusere på, men derimod et fælles projekt for både ledere og medarbejdere.
Med andre ord: Det kan godt være, at medarbejderen Lise lige har været på kursus og nu løser sine opgaver hurtigere og mere effektivt end før. Men i sidste ende er gevinsten for virksomheden lig nul, hvis Lises nærmeste samarbejdspartnere i det daglige, medarbejderen Niels og mellemlederen Hanne, stadig løser opgaverne, som de hele tiden har gjort, og dermed bliver bremseklods for den effektivitet og de nye arbejdsgange, som Lises nye viden ellers kunne medføre.
