Distanceledelse: Den virtuelle trivselssamtale med din medarbejder

"Jeg føler mig presset. Jeg er bekymret for, om jeg kan beholde mit job. Jeg er bange for smittefare og familiens økonomi og trivsel. Jeg er udmattet af at håndtere både mine egne opgaver og børnenes hjemmeskole. Jeg bliver i dårligt humør af at arbejde hjemmefra og ikke have kontakt med andre mennesker. Jeg savner fællesskabet med mine kolleger." Sådan lyder bare nogle af de situationer og udmeldinger fra medarbejderne, som ledere skal håndtere for tiden.

I den aktuelle coronakrise, hvor mange arbejder hjemmefra, er evnen til at kunne tage nærværende samtaler med medarbejderne på distancen en afgørende kompetence, når du skal skabe tryghed og understøtte motivationen hos dine medarbejdere.

Uanset din ledelseserfaring kan det være en udfordring at have samtaler med dine medarbejdere, hvor de giver udtryk for mistrivsel, frygt og frustrationer og i den forbindelse skulle rumme og håndtere deres følelser. Og når trivselssamtalen foregår virtuelt og på distancen, kræver det endnu mere af dialogen at kunne vise din interesse og omsorg. For eksempel kan det være svært at have god øjenkontakt under en virtuel samtale og se hinandens kropssprog.

Her giver Ledernes ledelsesrådgivere dig fire gode råd til at gennemføre den virtuelle trivselssamtale.

1. Forbered dig – også mentalt
Forbered dig mentalt på, at i denne krisetid kan din trivselssamtale med din medarbejder indeholde svære dilemmaer og følelser, som kræver, at du er ekstra nærværende, lyttende og empatisk.

Overvej, hvordan du bedst udviser omsorg og støtter din medarbejder i forhold til hans eller hendes bekymringer, frustrationer og udfordringer. Sørg for, at du kan tale uforstyrret og sæt god tid af, og tjek at teknikken virker, så både billede og lyd fungerer optimalt.

2. Støt din medarbejder og kend dine egne grænser
Støt din medarbejder og hjælp med at skabe overblik over den specifikke situation. Overvej, hvor du som leder kan træde til og hjælpe, og om der vil være situationer, hvor andre professionelle skal træde til. Det kan for eksempel være hvis en medarbejder udviser klare stresssymptomer, her er det også vigtigt, at medarbejderen får talt med sin læge. Sæt dig ind i din virksomheds stresspolitik eller muligheder for at hjælpe.

3. Lyt og stil spørgsmål
Vær nærværende og lyt til din medarbejder. Spørg ind til den situation, medarbejderen befinder sig i, og vis at du forstår, at hun eller han er bekymret, ked af det, demotiveret eller noget helt fjerde. Spørg, hvordan du bedst kan hjælpe - og stil flere spørgsmål, end du giver svar. Sørg for, at I bruger tiden på det, der fylder hos medarbejderen.

4. Slut samtalen med en fælles opsummering
Lav en fælles opsummering for at samle trådene fra trivselssamtalen. Aftal eventuelt, hvornår og hvordan I følger op. Afklar, om din medarbejder har behov for, at I aftaler en ny samtale og lægger den i kalenderen allerede nu. Overvej om jeres eventuelle aftaler har betydning for teamet eller andre på arbejdspladsen og hvad der evt. skal kommunikeres.