Vejledning om behandling af persondata

Baggrund

Som tillidsvalgt behandler du i forskelligt omfang andres personoplysninger. Du har som tillidsvalgt ansvaret for at behandle personoplysningerne i overensstemmelse med reglerne.

I vejledningen finder du råd til, hvordan du som tillidsvalgt kan overholde af reglerne, blandt andet i form af:

• En tjekliste med gode råd til hverdagen
• Eksempel på samtykkeerklæring

Såfremt du ønsker mere generel viden om persondatareglerne, henviser vi til Datatilsynets hjemmeside, hvor du finder definitioner og gennemgange, særligt her: Hvad siger reglerne? (datatilsynet.dk).

Endvidere finder du Datatilsynets vejledning indeholdende vejledning om fagforeninger og tillidsrepræsentanter i pkt. 7 i denne vejledning Vejledning om databeskyttelse og ansættelsesforhold revideret (datatilsynet.dk).

Hvis du har spørgsmål, er du også altid velkommen til at kontakte Ledernes Hovedorganisation ved at skrive til os på GDPR@lho.dk.  

Tjekliste - 5 gode råd til hverdagen

1. Undgå i videst mulige omfang af registrere dine kollegers persondata.

• Som hovedregel har du som tillidsvalgt ikke behov for at registrere dine kollegers personoplysninger.
• Såfremt din kollega har spørgsmål af juridisk karakter, skal du rådgive din kollega til selv at ringe eller skrive til os – og dermed ikke at sende fortrolige oplysninger til dig.
  
  

2. Du skal behandle personoplysningerne fortroligt – dvs. at du skal sikre, at der ikke er andre end dig, der har adgang til oplysningerne.

• Efterlad aldrig personoplysninger, så de kan læses af andre
• Gem data på et selvstændigt drev i et sikkert IT-system, som kun du har adgang til, fx i arbejdsgivers IT-system
• Print kun de mest nødvendige dokumenter og opbevar print i et aflåst skab, som kun du har adgang til
• Markuler print, når du ikke har brug for dem længere
  
  

3. Du må kun videregive persondata om et medlem til andre medlemmer, hvis du har samtykke fra medlemmet til det (fx medlemsfortegnelse)

4. Videregivelse af personoplysninger kræver samtykke

• Du må kun videregive persondata til andre, hvis du har samtykke fra medlemmet
• Når du sender mails ud til flere, fx indkaldelse til klubmøder, skal du anvende BCC feltet
• Med henblik på at varetage medlemmets interesser i konkrete sager, må du videregive persondata til arbejdsgiver og/eller Ledernes Hovedorganisation, hvis du har samtykke fra medlemmet til det
• Du kan indhente samtykke fra alle medlemmer i forbindelse med indmeldelse og herefter som en fast del af indmeldelsesproceduren (se eksempel på samtykkeerklæring nederst)
  
  

5. Gennemgå persondata én gang om året og slet alt, der ikke længere er relevant og nødvendigt (både papirer, drev og mails)

Download eksempel på samtykkeerklæring