Vi bruger cookies for at optimere din brugeroplevelse.

Læs mere

Når robotten byder velkommen til møde

08. november 2017

KLUMME AF VIBEKE SKYTTE I BERLINGSKE OG PÅ BUSINESS.DK:  Vi er mange, som tilbringer en stor del af vores arbejdsliv i et mødelokale. Ifølge en undersøgelse, Lederne offentliggjorde før sommerferien, bruger ledere gennemsnitligt 12 timer om ugen på at deltage i interne og eksterne møder – men kun hver fjerde leder kan svare ”ja” til, at udbyttet af de mange møder står i fornuftigt forhold til den tid, der bliver brugt. Ifølge 60 procent af lederne er de møder, de deltager i, af og til eller ofte decideret ”overflødige”.

Ofte handler det om, at møder simpelthen ikke bliver ledet stramt nok, i andre tilfælde handler det om en kultur, hvor man ikke træffer beslutning pr. telefon eller mail, men føler sig nødsaget til at holde møder, og så er der endelig – viser den førnævnte undersøgelse – i mange virksomheder en tendens til slendrian omkring møder. Folk kommer for sent, der bliver holdt møder uden dagsorden, deltagere bliver væk uden at melde afbud, og mange sidder så i øvrigt med mobiltelefonen i hånden, mens møderne er i gang.

Uanset, om man er fristet til at lade en robot styre det næste afdelingsmøde, er det værd at reflektere over vores mødekultur

Direktør hos Lederne Vibeke Skytte

Det er ikke kun på danske virksomheder og blandt danske ledere, at der er fokus på mængden af møder og kvaliteten af møderne. Ifølge den amerikanske PR- og kommunikationsekspert David Grady spildes der milliarder af dollars hvert år på overflødige møder. Og i Norge har der været gang i debatten om værdien – eller mangel på samme – af møder i kølvandet på en kronik skrevet af en lektor i økonomi, sprog og samfundsfag. Under overskriften ”Drop møderne og få lavet noget” betegnede lektoren møder som intet mindre end ”den største tidsrøver” på norske arbejdspladser.

Men måske er der håb forude i forhold til mødekulturen og styringen af møder. Der er således allerede udviklet ordstyrerrobotter, og for nylig faldt jeg over en perspektivrig artikel i det norske medie Dagens Perspektiv, hvor det blev debatteret, om robotter helt kan overtage mødelederfunktionen for dermed at eliminere lange indledninger og øvrig spildtid.

LÆS OGSÅ: Mødedeltagere kommer for sent og har øjnene rettet mod smartphonen

Det kan der sikkert i forhold til mange typer af møder være gode grunde til at overveje, omend der er funktioner, som det vil være tvivlsomt at lægge i ”hænderne” på en robot. Mennesker kan se, lytte og finde løsninger i fællesskab på unikke måder, som ingen robot eller app vil kunne. Kreativitet og involvering er således de to områder, hvor det vil tage os længst tid at erstatte mennesker med robotter. Men en af pointerne i artiklen var netop, at selve styringen af de processer, hvor mennesker nu engang er bedst, kan overtages af robotter.

Uanset, om man er fristet til at lade en robot styre det næste afdelingsmøde, er det værd at reflektere over vores mødekultur. Jeg véd således fra mange ledere, at de oplever spildtid på møder og tendensen til at holde for mange og for lange møder som et stort problem, der spiser ressourcer fra andre og vigtigere opgaver.

Og så handler det rigtig meget om at få skabt en kultur, hvor man kun holder møde, når det er nødvendigt, og kun inviterer de relevante mødedeltagere

Direktør hos Lederne Vibeke Skytte

Frem for alt handler det om at træffe ledelsesmæssige beslutninger på området. Hvis ledelsen udstikker en ramme om, at interne afdelingsmøder som udgangspunkt holdes hver 14. dag i stedet for hver uge, jamen, så er min påstand, at det også i ni ud af ti tilfælde hurtigt vil lykkes organisationen at indrette sig efter den nye frekvens.

Hvis ledelsen beslutter, at møder starter til tiden og ikke to, fem eller ti minutter senere, ja, så vil det efter ganske kort tid løse udfordringerne med slendrian.

LÆS OGSÅ: Vellykkede ændringer på jobbet kræver respekt for vaner

Og så handler det rigtig meget om at få skabt en kultur, hvor man kun holder møde, når det er nødvendigt, og kun inviterer de relevante mødedeltagere. Det kan lyde banalt, men jeg har hørt om mange eksempler på faste møder, som bliver holdt, uanset om der er noget vigtigt nyt, der skal besluttes eller orienteres om, og hvor de inviterede deltagere er de samme igen og igen uanset agendaen.

Måske er vejen frem robotter som mødeledere – men måske skal vi som mennesker først gøre op med mange af de fastgroede mønstre, som vi ikke behøver en robot for at ændre.

Om Vibeke Skytte

Vibeke Skytte

Klummen er bragt i Berlingske den 8. november 2017, hvor direktør hos Lederne Vibeke Skytte er fast klummeskribent. Hver onsdag skriver hun et nyt perspektiv på ledelse enten gennem personlige erfaringer eller med udgangspunkt i Ledernes nye undersøgelser. Klummerne bringes både i den trykte avis og på Business.dk.

Vibeke Skytte er direktør for afdelingen HR & Administration

Sidste uges klumme af Vibeke Skytte