Vi bruger cookies for at optimere din brugeroplevelse.

Læs mere

Administration stjæler ledernes tid

03. marts 2016

Klumme af Niels Henriksen bragt på Børsen Ledelse 

 

Det er vel de færreste chefer, der ikke synes, at ugen er fyldt godt ud. Et scroll ned ad mobil-kalenderen viser et sindrigt overlap af møder, afrapportering, samtaler, seminarer og konferencer godt blandet op med private gøremål. Vi ved, at danske chefer arbejder knap 45 timer i snit om ugen, men spørgsmålet er, om vi bruger de mange timer på det rigtige?

I Lederne har vi netop offentliggjort en ny undersøgelse, hvor flere end 4.000 ledere på alle niveauer lige fra den yngste butikschef til den erfarne direktør har fordelt deres arbejdstid på fire hovedområder:  

  • Administration og organisering
  • Mål- og resultatstyring
  • Personaleudvikling
  • Forretningsudvikling  

Alt efter ledelsesniveau og -ansvar er der naturligvis stor variation i, hvordan arbejdstiden anvendes. Mest markant er topscoreren administration og organisering, som over en tredjedel af ledernes arbejdstid i gennemsnit går med.  

 

Vi kan vel forvente, at netop ledere, der har ansvar for at organisere og disponere virksomhedens ressourcer, brugers deres tid, hvor de skaber bedst værdi efter deres egen vurdering.

 

Men ak nej. Det er faktisk kun tre ud af ti ledere, som oplever, at deres arbejdstid er fordelt på de fire hovedopgaver på en måde, de finder optimal. Det er netop administration og organisering, som stjæler alt for meget tid fra forretningsudvikling og personaleudvikling, mener knap hver anden leder.  

 

Arbejdstid brugt på administration og organisering indeholder bl.a. informationsbehandling, opfølgning, koordinering, organisering etc.  Det er typisk opgaver, der er afledt af interne processer og procedurer, hvor det kan være meget svært for den enkelte leder at se, hvordan det skaber værdi. Til gengæld er det lidt overraskende, at mål- og resultatstyring, der omfatter kpi´er, planlægning, effektivitet, produktivitet, økonomi og tidsstyring, ikke opleves som en byrde i forhold til den tid, der anvendes på det. Ledere accepterer, at der skal bruges en del tid på performancestyring og -måling, selvom det af og til udlægges som en bremse for at udøve god ledelse.

Hvorfor er det, vi som ledere overbebyrdes med administrative opgaver, hvis vi dels godt véd, at den vigtigste og største værdiskabelse ligger i at udvikle, sælge og levere produkter og serviceydelser (forretningsudvikling), dels at ledelsen af fagligt kompetente og engagerede medarbejdere (personaleudvikling) er forudsætningen for, at kan lade sig gøre? Jeg tror ikke, det sker af ond vilje, men den gode nyhed er, at der kan gøres noget ved det. At reducere ledelsestid brugt på administration og organisering kræver konkret handling på to borde: Direktionsbordet og lederens skrivebord.

 I direktionen ønsker ingen, at ledere bruger deres tid på det forkerte. Men mange virksomheder taber, når de kommer over 50 medarbejdere, ofte overblikket over de forskellige processer, informationer og organiseringer, som netop kræver opfølgning, koordinering og afrapportering. Alt det, som bliver til bureaukratisk administration i stedet for relevant ledelsesinformation. Så hver gang, der implementeres en ny proces eller et nyt ”system”, bør enhver direktion spørge sig selv, om det påfører ledere (og medarbejdere) mere eller mindre administration. Der er ofte en tiltro til, at alle nye processer fører til mere effektivitet og produktivitet, men direktioner skal huske at fjerne en administrativ opgave i stedet for lægge en ny til ved hver eneste forandring. Så kan lederne få tid til at gøre mere af det vigtigste: at lede og udvikle forretningen og medarbejderne

Knap hver anden leder mener, at netop administration og organisering stjæler alt for meget tid

Rådgivningschef Niels Henriksen

At reducere ledelsestid brugt på administration og organisering kræver konkret handling på to borde: Direktionsbordet og lederens skrivebord

Rådgivningschef Niels Henriksen

De færreste ledere er rekrutteret, fordi de var dygtige administratorer eller organisatorer. Deres reelle styrker ligger ofte i en kombination af people management og en specifik business/fagspeciale. Dét at administrere og organisere er for de fleste en tillært styrke, der bruges på nødtvungne opgaver, som nemt bliver en energidræber, man nemt bruger for meget tid på. Det onde i administrative opgaver er samtidig, at de ofte kan løses alene i nogle regneark og mails. Det er opgaver, som nemt kan gemmes til sidst på arbejdsdagen, aften eller weekenden. Mønstret er, at ydertimer– potentiel fritid – bliver brugt på at løse en type opgave, mange ledere ikke er specielt gode til, og som de synes, tager for lang tid.    

Som leder undgår man ikke at lave noget administration og organisation, men det kan godt være mindre end en tredjedel af arbejdstiden. Her er tre konkrete råd:        

  1. Lav en logbog over et par uger, hvor du angiver timer brugt på hvilke af de fire opgavetyper med en lille energiskala på f.eks. fra + 5 til -5. Så bliver du dels bevidst om, hvordan og hvornår du bruger din tid, og dels om, hvilke opgaver der giver dig mest energi og hvornår.  
  2. Viser det sig, at administrative opgaver er dine energidræbere og måske netop gemmes til sidst på dagen eller hobes op sidst på ugen, så fordel dem bedre i ugens løb og løs dem hurtigt. Du er leder og bestemmer selv over din tid!
  3. Brug din kalender mere proaktivt til planlægning og organisering – f.eks. ved at lægge huller ind på halvanden time til administration (koordinering, mails, information mv.) hver morgen, inden det bimler løs med møder. Eller sæt f.eks. fire timer af i løbet af ugen til uforudsete opgaver. Bruges de ikke, er der tid tilovers til administration.            

Om Niels Henriksen

Niels Henriksen Klummen er bragt den 2. marts på Børsen Ledelse.  

Niels Henriksen er rådgivningschef i Ledelse, Ledernes enhed for sparring og rådgivning af ledere.  Niels har 18 års erhvervserfaring fra offentlige og private virksomheder og organisationer.