I dit lederskab kommer du uundgåeligt ud for at skulle tage vanskelige samtaler med dine medarbejdere. Her får du Ledernes guide til, hvordan du kan klæde dig bedst muligt på til at forberede og gennemføre svære samtaler.
Uanset din ledelseserfaring kan det være en udfordring at holde en svær samtale, fordi du går tæt på et andet menneske og for eksempel italesætter adfærd og værdier. Se samtalen som forløsende fremfor vanskelig, fordi den er en mulighed for at udvikle adfærd, øge forståelsen for hinanden og derved skabe bedre resultater og trivsel. Tag samtalen, mens problemerne endnu er små, og forbered dig, så du holder samtalen på et sagligt frem for et følelsesmæssigt grundlag.
Du bliver introduceret til begreberne adfærdskorrigerende samtale, påtale og advarsel, og du får ligeledes redskaber, der kan hjælpe dig med at forberede dig grundigt og struktureret til de forskellige former for samtaler.
Få gode råd til forberedelse og gennemførelse af den svære samtale.
Inden du indkalder til samtalen, skal du gøre dig helt klart, hvad formålet er. Overvej:
Undersøg om din virksomhed har politikker eller retningslinjer for vanskelige samtaler, som kan støtte dig.
Book et lokale, hvor I kan sidde uforstyrret og afsæt tid, der giver plads til dialog.
Inviter din medarbejder i så god tid som muligt og vær omhyggelig med at orientere om, hvad mødet skal handle om allerede i mødeindkaldelsen. Husk fortroligheden, hvis I arbejder med åbne kalendere.
Vær opmærksom på, hvilke tanker du gør dig om din medarbejder lige nu. Hvis du har negative følelser og tanker, bør du arbejde med dig selv inden samtalen for at få et nuanceret syn på medarbejderen. Find for eksempel fem positive træk ved medarbejderen.
Vær åben for, at der findes flere sandheder eller fortolkninger af samme situation. Prøv at se situationen fra medarbejderens perspektiv, og spørg dig selv om, hvilke gode grunde medarbejderen kunne have til at gøre, som han eller hun gør.
Overvej, hvordan du og medarbejderen i fællesskab bedst får fremtiden til at fungere sammen.
Forbered dig på, hvordan du gerne vil håndtere de følelsesmæssige reaktioner, du kan møde fra medarbejderen under samtalen. Hvis medarbejderen bliver hidsig eller ked af det. Eller hvis medarbejderen slet ikke siger noget.
Undersøg med dig selv, om du vil reagere følelsesmæssigt på medarbejderens adfærd. Find ud af, hvad der kan give dig ro. Søg eventuelt sparring, hvis du ønsker at forberede dig særligt på dine egne reaktionsmønstre.
Husk tidligt i mødet at formulere årsagen til, at du har indkaldt medarbejderen, og hvad du gerne vil have ud af mødet. Formulér dig klart og præcist, så det ikke kan misforstås.
Hav nærvær i samtalen og lyt til, hvad medarbejderen siger til dig. Brug ikke udelukkende svartiden til at forberede dit næste spørgsmål. Måske giver medarbejderen oplysninger, som du ikke var klar over, og måske har medarbejderen gode bevæggrunde for at agere, som vedkommende gør.
Vær ærlig og sig tingene direkte, men med respekt. Så kommer I enklere frem til løsningen.
Vær konkret og giv helt specifikke eksempler på det, der skal ændres. Det gør det muligt at tale om, hvad der er sket, og hvad der skal ændres på fremover. Sig, hvad du gerne vil have, og hvad du har lagt mærke til.
Tal med medarbejderen om, hvad der skal ske, hvis udfordringen ikke bliver løst.
Vær opmærksom på dig selv. Husk, at du er leder - hverken sagsbehandler, psykolog eller terapeut. Kend dine grænser og begrænsninger og lad de rette løse udfordringerne.
Aftal, hvornår I følger op på samtalen, så medarbejderen får klar besked om, hvad der skal til for at løse udfordringen, og hvornår udfordringen kan være løst.
Udarbejd eventuelt et referat/mail lige efter samtalen, så I har et fælles billede af samtalen og dens indhold. Skriv ned, hvilke aftaler, I har indgået – hvem der gør hvad, og hvornår og hvordan der skal følges op.
Hold afslutningsvis en samtale, hvor I sammen visker tavlen rent, når du mener, at medarbejderen har nået målet.
Evaluér samtalen med dig selv og reflektér over, hvilken læring du tager med videre. Du kan tage udgangspunkt i nedenstående spørgsmål:
Lederne har udviklet et unikt koncept for MUS med afsæt i styrkebaserede ledelse, som vi tilbyder gratis til dig som leder.
Få gode råd til, hvordan du både motiverer dig selv og dine medarbejdere i dit team.
