Vi bruger cookies for at optimere din brugeroplevelse.

Læs vores cookiepolitik

LOGBOG: Den vanskelige samtale

I dit lederskab kommer du uundgåeligt ud for at skulle tage vanskelige samtaler med dine medarbejdere. Her får du Ledernes guide og logbog til, hvordan du kan klæde dig bedst muligt på til at forberede og gennemføre vanskelige samtaler.

Uanset din ledelseserfaring kan det være en udfordring at holde en vanskelig samtale, fordi du går tæt på et andet menneske og for eksempel italesætter adfærd og værdier. Se samtalen som forløsende fremfor vanskelig, fordi den er en mulighed for at udvikle adfærd, øge forståelsen for hinanden og derved skabe bedre resultater og trivsel. Tag samtalen, mens problemerne endnu er små, og forbered dig, så du holder samtalen på et sagligt frem for et følelsesmæssigt grundlag.

Logbogen
Logbogen handler om adfærdskorrigerende samtaler og påtaler (også kaldet mundtlige advarsler). Logbogen introducerer dig til begreberne adfærdskorrigerende samtale, påtale og advarsel og giver dig ligeledes redskaber, der kan hjælpe dig med at forberede dig grundigt og struktureret til de forskellige former for samtaler.

Bagerst i logbogen finder du desuden forslag til handleplaner samt nogle generelle guidelines for de vanskelige samtaler. 


Gode råd til den vanskelige samtale

Før samtalen

Inden du indkalder til samtalen, skal du gøre dig helt klart, hvad formålet er. Overvej:

  • Hvad er grunden til, at samtalen er vigtig at holde?
  • Hvilket udbytte vil du gerne have af samtalen?
  • Hvad er det konkret, du gerne vil have ændret?
  • Hvad får du ud af, at samtalen lykkes?
  • Hvad er konsekvenserne, hvis det ikke sker?

Undersøg om din virksomhed har politikker eller retningslinjer for vanskelige samtaler, som kan støtte dig.

Book et lokale, hvor I kan sidde uforstyrret og afsæt tid, der giver plads til dialog.

Inviter din medarbejder i så god tid som muligt og vær omhyggelig med at orientere om, hvad mødet skal handle om allerede i mødeindkaldelsen. Husk fortroligheden, hvis I arbejder med åbne kalendere.

  • Overvej, hvordan du bedst indleder samtalen. Her er et par forslag:
  • Jeg er glad for, at det kunne lade sig gøre at mødes så hurtigt.
  • Det jeg gerne vil tale med dig om, er... Og målet er, at vi finder en løsning på...
  • Jeg vil gerne have nogle forslag til, hvordan jeg kan hjælpe dig med...
  • Jeg vil gerne høre din mening om... Og hvad motiverer dig til at...

Vær opmærksom på, hvilke tanker du gør dig om din medarbejder lige nu. Hvis du har negative følelser og tanker, bør du arbejde med dig selv inden samtalen for at få et nuanceret syn på medarbejderen. Find for eksempel fem positive træk ved medarbejderen.

Vær åben for, at der findes flere sandheder eller fortolkninger af samme situation. Prøv at se situationen fra medarbejderens perspektiv, og spørg dig selv om, hvilke gode grunde medarbejderen kunne have til at gøre, som han eller hun gør.

Overvej, hvordan du og medarbejderen i fællesskab bedst får fremtiden til at fungere sammen.

Forbered dig på, hvordan du gerne vil håndtere de følelsesmæssige reaktioner, du kan møde fra medarbejderen under samtalen. Hvis medarbejderen bliver hidsig eller ked af det. Eller hvis medarbejderen slet ikke siger noget.

Undersøg med dig selv, om du vil reagere følelsesmæssigt på medarbejderens adfærd. Find ud af, hvad der kan give dig ro. Søg eventuelt sparring, hvis du ønsker at forberede dig særligt på dine egne reaktionsmønstre.

 

Under samtalen

Husk tidligt i mødet at formulere årsagen til, at du har indkaldt medarbejderen, og hvad du gerne vil have ud af mødet. Formulér dig klart og præcist, så det ikke kan misforstås.

Hav nærvær i samtalen og lyt til, hvad medarbejderen siger til dig. Brug ikke udelukkende svartiden til at forberede dit næste spørgsmål. Måske giver medarbejderen oplysninger, som du ikke var klar over, og måske har medarbejderen gode bevæggrunde for at agere, som vedkommende gør.

Vær ærlig og sig tingene direkte, men med respekt. Så kommer I enklere frem til løsningen.

Vær konkret og giv helt specifikke eksempler på det, der skal ændres. Det gør det muligt at tale om, hvad der er sket, og hvad der skal ændres på fremover. Sig, hvad du gerne vil have, og hvad du har lagt mærke til.

  • Hvis ikke medarbejderen kan komme med ideer til fremtidige løsninger, kan du for eksempel spørge:
  • Kan du huske en anden situation, hvor der var et lignende problem. Hvad gjorde du dengang?
  • Hvad ville der ske, hvis …?
  • Kunne du forestille dig, at vi gjorde …?
  • Hvis din kollega var løbet ind i et lignende problem, hvad ville du så sige til ham?

Tal med medarbejderen om, hvad der skal ske, hvis udfordringen ikke bliver løst.

Vær opmærksom på dig selv. Husk, at du er leder - hverken sagsbehandler, psykolog eller terapeut. Kend dine grænser og begrænsninger og lad de rette løse udfordringerne.

Aftal, hvornår I følger op på samtalen, så medarbejderen får klar besked om, hvad der skal til for at løse udfordringen, og hvornår udfordringen kan være løst.

Efter samtalen

Udarbejd eventuelt et referat/mail lige efter samtalen, så I har et fælles billede af samtalen og dens indhold. Skriv ned, hvilke aftaler, I har indgået – hvem der gør hvad, og hvornår og hvordan der skal følges op.

Hold afslutningsvis en samtale, hvor I sammen visker tavlen rent, når du mener, at medarbejderen har nået målet.

Evaluér samtalen med dig selv og reflektér over, hvilken læring du tager med videre. Du kan tage udgangspunkt i nedenstående spørgsmål:

  • Hvor tilfreds er jeg med samtalen?
  • Hvordan ville medarbejderen mon vurdere samtalens forløb?
  • Fik jeg opfyldt mit mål med samtalen?
  • Fik jeg aftalt noget konkret med medarbejderen?
  • Fik jeg fortalt konsekvenserne, hvis ikke ændringen sker?
  • Fik jeg lavet en klar og tydelig aftale (eventuelt skriftlig) om, hvem der gør hvad, hvornår og hvordan?
  • Hvad kan jeg lære af forberedelserne?
  • Hvad er jeg særligt stolt af i samtalens forløb?
  • Hvilken læring kan jeg trække ud af dét
  • Hvad skal jeg arbejde med fremover, og hvordan gør jeg det?

Logbog

Juridisk rådgivning
Kunne du bruge siden? Nej Ja

Fortæl os din mening
Vi har brug for dit input, så vi hele tiden kan gøre siden bedre for dig.

Spørgsmål besvares dog ikke.
Kontakt os

Send

Tak for din feedback