Stilhed som ledelseskompetence

For de fleste ledere (og medarbejdere) er møder – især de interne møder – en kilde til tidsspilde, frustration og frugtesløse beslutninger. Læs her hvordan strategisk anvendelse af stilhed kan hjælpe dig i en hverdag med væg-til-væg-møder.

ledelse i dag, lederne, dkledelse, bastian overgaard

For de fleste ledere er tid, fokus og mentalt overskud sparsomme ressourcer. Og der er ofte én fællesnævner, når der skal udpeges en synder: Møder.

Især de interne møder, der kører af sporet og ender i mere snak end handling. Og dem er der tilsyneladende mange af. Undersøgelser viser, at ledere bruger mere end 12 timer om ugen på møder, og at kun hver fjerde leder oplever, at de får noget fornuftigt ud af denne tid.

Det er ikke breaking news, når én af mine kunder – en leder i en global medicinalgigant – fortæller, at hendes arbejdsdag kører som en centrifuge med 1.600 omdrejninger i minuttet. Eller når en offentlig leder i en nordjysk kommune afslører for mig, at hun ofte må tage et par hovedpinepiller inden frokost, når hun har mange møder.

Og det er heller ikke enestående, når direktøren i en teknologivirksomhed indrømmer, at han »hænger i med neglene«, og at hans medarbejdere er helt rundtossede.

I en afdeling i Region Midtjylland har ledelsen dog fundet en løsning på mødeproblemet. Her har man formået at effektivisere møder med op til 20 procent ved at sætte stilhed på dagsordenen – bogstaveligt talt.

Det handler ikke om hverken mindfulness eller meditation. Og det skal heller ikke ses som en langhåret ”stilleleg”, men som et forstærkende supplement til den verbale kommunikation.

Konstant snak skader fremdriften i dine møder
Mange forbinder stilhed med langsommelighed, bløde værdier og som en modsætning til fremdrift. Det forholder sig anderledes, når stilheden anvendes strategisk og i velvalgt kombination med det talte ord.

Overført til møder kan vi kalde det for ”intelligente mellemrum”, hvor stilheden giver alle tid til at tænke sig om, inden de taler. Det skaber kognitivt overskud, styrker kommunikationen og reducerer den verbale støj, så der kommer mere fokus på kerneopgaven.

For at forstå hvorfor stilhed ikke bare er nice to have, men need to have i fremtiden, må vi kigge på forudsætningerne for et traditionelt møde.

Ifølge sprogforskning taler vi med cirka 150 ord i minuttet. Det betyder, at vi nemt rammer 9.000 ord i timen, når vi holder møder. Det svarer til, at vi skal forholde os til over 20 siders akademisk tekst, når vi mødes i en time.

Problemet er, at det kan vores hjerner ikke.

Det er umuligt at fastholde opmærksomheden, når vi udsættes for længerevarende og konstante talestrømme. Har du siddet i et møde og oplevet, at dine tanker var alle mulige andre steder? At ordene blev til et støjende tapet, der trættede din opmærksomhed?

I så fald, ved du også, hvordan andre kan have det, mens du taler. Vi kan ikke høre noget for bare ord.

Hjerneforskning viser, at information overload får vores hjerne til at lukke ned. Det skader ikke bare vores hukommelse og evne til at træffe de rette beslutninger. Det går også ud over den følelsesmæssige intelligens, som skal sikre, at vi samarbejder optimalt.

Hos techgiganten Google viser undersøgelser, at de teams, som performer bedst, har et højt niveau af følelsesmæssig intelligens. Det betyder blandt andet, at der på velfungerende teams er en ligeværdig fordeling af taletiden, mens den kollektive intelligens falder i de teams, hvor det er de samme hoveder, der taler hele tiden.

Her kan du tænke på møderne i din virksomhed og spørge dig selv, om taletiden er jævnt fordelt blandt de forskellige kompetencer i lokalet?

Ved at gøre stilhed til en grundværdi i dine møder kan du bremse talestrømmen, inden den kører af sted og stjæler agendaen.

Bastian Overgaard, foredragsholder

Case: Region Midtjylland

Region Midtjylland Specialområde Hjerneskade har siden 2016 gjort stilhed til en fast del af deres møder. Som tommelfingerregel bruges 10 procent af mødetiden på stilhed.

Ifølge ledelsen har det effektiviseret møderne med 20 procent og givet en række gevinster, såsom:

  • Bedre dialog
  • Mindre ”støj”
  • Mere eftertænksomhed
  • Flere beslutninger
  • Mere behagelige møder

Kilde: dr.dk.

Træf bedre beslutninger i stilhed
Normen for møder i dag dikterer, at vi taler fra start til slut. Det skaber en faldgrube, som de fleste er ubevidste om, nemlig, at vi tvinger hinanden til at multitaske.

Når vores møder består af en konstant talestrøm, vil der ikke være noget tidspunkt, hvor vi ikke enten skal tale og tænke på samme tid. Eller tænke og lytte på samme tid.

At bringe stilheden ind med jævnlige intervaller giver derfor plads til koncentreret tænkning. Det er én af grundene til, at møder med stilhed ofte resulterer i flere beslutninger og kortere mødetid. Samtidig oplever både ledere og medarbejdere, at de går fra møderne med mere ro i hovedet.

Ved at gøre stilhed til en grundværdi i dine møder kan du bremse talestrømmen, inden den kører af sted og stjæler agendaen.

Når stilhed ikke opfattes som mærkelig eller akavet, vil der ikke være en krav om hele tiden at have et svar klar. Når stilheden samtidig faciliteres i korte intervaller, skaber det samtidig en effekt, der kan sammenlignes med fartbump. De tvinger os, der taler mest til at sænke farten og stoppe op.

Det har flere fordele:

  1. Vi giver hjernen tid til at håndtere de informationer, den har modtaget på mødet, mens vi stadig er i mødet.

  2. Vi kan forberede det, vi skal sige, og dermed redigere vores ord, så de 9.000 ord ikke bliver kladde-snak.

  3. Især introverte medarbejdere får nemmere ved at komme til orde, fordi de ofte har brug for mere stilletid til at tænke.

  4. Der bliver taget markant flere kvalificerede beslutninger i møderne, fordi stilheden skaber udelt opmærksomhed og koncentration.

Stilhed er ikke bare stilhed

Her er tre former for stilhed, du kan formidle og facilitere i dine møder:

Reflective silence
Her anvendes stilheden i forbindelse med et spørgsmål, refleksion eller en beslutning, der skal træffes. Særligt i forbindelse med kreative processer, er det vigtigt, at alle får tid til at overveje en løsning, inden andre taler og dermed sætter agendaen.

Restorative silence
Stilheden anvendes som et rent mellemrum, hvor alle kan lande og blive til stede. Det er vigtigt, at denne stilhed ikke forveksles med meditation eller mindfulness, som kan medføre et mentalt præstationspres hos mange mennesker.

Relational silence
Som leder kan du anvende stilheden strategisk for at skabe gensidig respekt, nærvær og tryghed blandt dine medarbejdere. I denne form for stilhed, kan der for eksempel lægges op til øjenkontakt eller fælles øvelser i stilhed. 

Kollektive kunstpauser skaber udelt opmærksomhed
Det at bringe stilhed ind kan sammenlignes med at trykke på mellemrumstasten, når du skriver. Hvis du ikke gjorde det, ville ordene hurtigt blive til støj.

Som hvisdenneartikelvarskrevetudenmellemrum.

Og skal man tro på de utallige undersøgelser omkring støjende mødekulturer, så har vi skåret mellemrummene helt væk. Alene ud fra et kommunikativt synspunkt er dette ikke hensigtsmæssigt.

Sprogforskerne Grosjean og Deschamps anbefaler, at jo mere kompleks din kommunikative opgave er, jo flere pauser skal du bruge. Hvis du kigger på nogle af verdenshistoriens største talere, så har de det til fælles, at de holder mange og lange kunstpauser. Det samme sker i teatret, hvor skuespilleren kan få hele salen til at holde vejret i spænding – ganske enkelt ved at bruge stilheden aktivt i monologer såvel som dialoger.

Så handler professionel stilhed blot om, at du som leder skal træne din evne til at holde mund? Ja og nej.

Der er ingen tvivl om, at du kan lære meget af at lukke munden og lytte mere, end du taler. De fleste kender talemåden om, at vi har fået to ører og en mund, fordi vi gerne skal lytte dobbelt så meget, som vi taler.

Udfordringen er, at hvis én person er stille i et møde, så er der lynhurtigt andre, der udfylder taletiden.

Fire principper for stilhed i møder

Uanset hvordan du vælger at arbejde med stilhed i dine møder, er der fire grundlæggende principper, som er vigtige at overholde:

  1. Stilheden skal aftales og faciliteres

  2. Deltagerne skal have en bevidsthed om stilheden

  3. Stilheden skal respekteres og samskabes 100 procent

  4. Stilheden skal være tidsmæssigt afgrænset

Kampen om taletid
Her i den vestlige verden tolererer vi i gennemsnit ét sekunds stilhed i vores dialogskifte. I mange virksomheder skal man blot trække vejret, før en anden tager ordet.

Kampen om taletid handler ofte om, at de, som får taletiden, løber med opmærksomheden og anerkendelsen. Behovet for at blive hørt har dog også en fysiologisk forklaring.

Forskning fra Harvard University viser, at der udløses store mængder af lykkehormonet dopamin, når vi deler vores egne tanker og holdninger med andre. Vi kan altså få en lykkerus af at høre os selv tale. Problemet er, at det ofte bliver på fællesskabets og fremdriftens bekostning.

Det er én af grundende til, at stilhed ikke er noget, der falder os naturligt længere og derfor skal rammesættes og faciliteres. Vi har vænnet os til de konstante stimuli og er ofte ubevidste om, hvor meget ordene egentlig løber af sted med os.

Den tyske filosof Martin Heidegger sagde engang: »Mennesket opfører sig som om, han er sprogets skaber og hersker, men i virkeligheden hersker sproget over mennesket« (egen oversættelse).

Det leder tankerne hen på adfærdsdesign og den nobelprisvindende psykolog Daniel Kahneman, som i utallige forsøg har påvist, hvor irrationelt vi mennesker handler – især når vores kognitive båndbredde er under pres.

Stilhed tænder for bevidstheden
Daniel Kahneman har ud fra sin forskning delt hjernen op i System 1 og System 2.

Det første er her, vores automatrespons ligger. Det er her, vi træffer beslutninger på et splitsekund – oftest ubevist og med stor risiko for at drage forhastede konklusioner. Det andet system er her, vi ”tænker langsomt” og rationelt analyserer de situationer, vi står over for.

Problemet ved System 2 er, at det kræver meget energi. Og da vores hjerne som udgangspunkt er dovent anlagt, vil den helst bruge System 1, der ikke kræver så meget af os. Det betyder i praksis, at jo mere drænet vi er for System 2-energi, jo oftere vil vi træffe hurtige beslutninger baseret på såkaldte biases.

Daniel Kahnemans forskning burde gennemsyre alle mødelokaler, hvor vi mødes med ambitioner om at skabe reelle resultater.

For hvis der er noget, der udfordrer vores kognitive båndbredde, så er det at blive udsat for 9.000 ord i timen uden tid til at tænke sig om. Som leder kan du derfor hæve kvaliteten af jeres kommunikation ved at bringe mere bevidsthed ind i dine møder.

Det kræver først og fremmest, at du introducerer og anvender stilheden på en måde, som ikke skræmmer dine medarbejdere. Der skal sættes klare rammer, så stilheden ikke bliver utryg, akavet eller afbrudt af kollegaer, der ikke respekterer den.

Det er desuden vigtigt, at du hurtigt får afværget alle de associationer, andre kan have, når du beder om stilhed. Derfor skal du være klar over, hvad dit formål med stilheden er og formidle det med autoritet, så alle køber ind på konceptet helt fra starten.

Samtidig er det essentielt, at du får tidlig feedback for at fange misforståelser eller negative oplevelser i forbindelse med stilheden.

At bringe stilheden i spil svarer til komponisten, der bruger pausen til at skabe mesterværket.

Bastian Overgaard, foredragsholder

Møder med stilhed i praksis

Her er tre tommelfingerregler for, hvor du med fordel kan placere stilheden i dine møder:

  1. I starten af mødet: for at nulstille tanker og indtryk fra tidligere opgaver og kickstarte mødets dialog efter den indledende smalltalk.

  2. To tredjedele inde i mødet: for at skabe plads til eftertanke og mulighed for at samle op på de informationer, der udveksles på mødet.

  3. Til sidst i mødet: af respekt for mødets resultater, og fordi informationer huskes bedre, når de får lov at bundfælde sig.

Hvor og hvordan du faciliterer de intelligente mellemrum, har stor betydning for effekten. Mange begynder med at holde et minuts stilhed i starten af deres møder. Dette er en forholdsvis ukompliceret måde at introducere stilhedsværktøjet på.

Når du og dine mødedeltagere er trygge ved stilheden, kan den anvendes i op til 20 procent af mødetiden.

Stilhed som ledelseskompetence
I en verden af konstant støj er der stor gennemslagskraft i at mestre stilheden. Samtidig er det et lettilgængeligt og kosteffektivt redskab, som giver dig mere fokuserede møder, tryghed i samarbejdet og bedre beslutninger.

At bringe stilheden i spil svarer til komponisten, der bruger pausen til at skabe mesterværket.

Stilhed er dog ikke en mirakelkur, og mange ledere oplever at det kræver stort mod, timing og disciplin at bryde talestrømmen i hverdagen. Trods den logiske værdi af intelligente mellemrum har vi vænnet os så meget til at holde samtalen kørende, at vi kan have modstand mod stilheden.

Talen er vores standardindstilling og uden et stærkt commitment fra din side, kan stilheden hurtigt falde til jorden.

Om forfatteren

Bastian Overgaard er foredragsholder og facilitator med speciale i, hvordan strategisk stilhed styrker fokus, samarbejde og trivsel. Han holder interne workhops og rådgiver ledere i C25-virksomheder og større offentlige organisationer.

Siden 2019 har Bastian Overgaard desuden undervist ledere på Silent Leadership Masterclass. Se også www.mindresnak.nu.