Mit Lederne

LEDELSE i DAG - September 2019

Sådan får du succes med din onboarding

Preboarding og onboarding er nøglen til at fastholde medarbejdere og sørge for, at de bliver engagerede, motiverede og performer hurtigere. Men hvordan gøres det konkret, så velkomsten bliver mere end blot en computer, en mus og en buket blomster på første arbejdsdag?

Ann-Katrine Schepler, Stine Schultz, Ledelse i Dag, September 2019, Onboarding

I en tid hvor rekordmange danskere skifter job1, er en af de helt store udfordringer for dagens ledere at fastholde deres medarbejdere. Det er en opgave, som kræver, at ledere skaber glade, engagerede og motiverede ansatte.

Arbejdet med dette bør allerede begynde fra den dag, den nye medarbejder får jobbet. Undersøgelser viser nemlig, at fire procent aldrig møder op på første arbejdsdag, mens en fjerdedel af alle nyansatte stopper inden for det første år.2 Derfor skal du som leder sørge for, at nyansatte hurtigst muligt bliver trygge, engagerede og integreret i både det faglige og sociale på den nye arbejdsplads.

Det gør du ved at arbejde struktureret med preboarding og onboarding. Preboarding er begrebet for al den aktivitet, der sker i perioden fra underskrift af kontrakt til den første arbejdsdag, mens onboarding er alt det, der foregår af praktiske, personlige og relationelle aktiviteter fra første arbejdsdag og frem.3

Netop en succesfuld preboarding og onboarding er afgørende for, at den nye medarbejder får et ordentligt tilhørsforhold til sin nye arbejdsplads og hurtigere skaber resultater for organisation. Som leder skal du sikre, at det bliver en proces, hvor den nye medarbejder går fra at være en outsider til en insider i organisation.4

I preboardingfasen er det vigtigt at opretholde den motivation, som den nye medarbejder automatisk har for det nye job og ikke mindst for organisationen. Derfor er det en god idé at gøre et godt indtryk allerede inden første arbejdsdag. Som leder kan du for eksempel invitere den nye medarbejder ud til en frokost sammen med afdelingen, give en rundtur på arbejdspladsen eller invitere vedkommende med til en fredagsbar, selv om den nye medarbejder altså endnu ikke er startet.

Preboardingen skal også gerne indeholde en introduktion til jeres organisation. En idé er at sende noget spændende læringsmateriale til medarbejderen, som introducerer vedkommende til jeres historie, værdisæt, kultur og mission. Her er det vigtigt at skabe en wow-effekt og få fortalt de gode historier, som I virkelig er stolte af.

Preboarding skaber tryghed og kan medvirke til at give den nye medarbejder en hurtigere følelse af tilhør til arbejdspladsen, og dermed kan det være med til at fastholde nye medarbejdere på længere sigt.

Undersøgelser viser nemlig, at fire procent aldrig møder op på første arbejdsdag, mens en fjerdedel af alle nyansatte stopper inden for det første år.

Ann-Katrine Schepler & Stine Schulz

Onboarding er mere end bare en blomst
Efter preboarding kommer den første arbejdsdag, hvor onboardingen går i gang. Men hvordan sikrer du, at din nye medarbejder bliver onboardet med succes? Her er det vigtigt at slå fast, at onboarding er meget mere end et håndtryk, en buket blomster og et skrivebord. Det er også meget mere end en tjekliste, hvor ti praktiske ting skal klares på den første dag.

Onboardingen bør være en struktureret proces. Der bør udarbejdes en konkret strategi for onboardingen, som kan benyttes hver gang en ny medarbejder bliver ansat. Både for at gøre det nemt for organisationen og kollegaerne, men også for at hjælpe nye medarbejdere ombord på den bedst mulige måde. Det skal helst være få og simple tiltag, der bliver efterlevet, i stedet for mange uklare processer, som du som leder hverken har tid eller energi til i det daglige.

Det er vigtigt, at den nye medarbejder føler sig som omdrejningspunktet for processen. Derfor skal du gøre onboardingen relevant for den enkelte medarbejder og understrege, at det er “dig”, det handler om.5

Det er dit ansvar at dele din organisations onboarding-strategi med alle medarbejdere og tænke dem aktivt ind i strategien. De øvrige medarbejdere skal være forberedte på at integrere den nye medarbejder, da de skal være med til at sikre, at nye kollegaer bliver en del af jeres kultur og sociale fællesskaber. Onboarding skal leve i organisationen, og det skal være en rejse og en oplevelse for nye medarbejdere. Derfor skal alle bidrage til, at denne opgave løses bedst muligt.

Et godt værktøj er at lave buddy-ordninger, hvor bestemte medarbejdere får en central rolle i onboardingen af nye kollegaer. Her er det ideelt både at have en social buddy og en professionel buddy.

Den sociale buddy er klart den vigtigste og skal sørge for, at den nye kollega bliver en del af det sociale fællesskab og dermed føler sig mere tryg på arbejdspladsen. Den professionelle buddys job er at sikre, at medarbejderen har én at sparre med og bliver oplært i konkrete arbejdsopgaver. Den nye medarbejder skal udfordres hurtigt og få lov til at lære og vise, hvad vedkommende duer til. Det er med til at skabe motivation og engagement hos vedkommende.6

En anden idé er at udarbejde en onboarding-opgave til den nye medarbejder, så vedkommende kan vise sine kompetencer allerede fra første dag. Onboarding-opgaven kan med fordel være en opgave, der bringer et nyt og anderledes perspektiv på en problemstilling eller en proces. Her har den nye medarbejder måske i sine tidligere jobs arbejdet på en anden måde i relation til dette, hvorfor han eller hun kan bringe noget ny og anderledes viden i spil, som jeres organisation måske ikke allerede har.

Opgaven skal tages seriøst, og der skal sættes en deadline, hvor den nye medarbejder har mulighed for at præsentere sine nye idéer for en udvalgt gruppe medarbejdere.

Gode tips til et onboarding-program

  1. Skab en uforglemmelig velkomst. Sørg for, at kollegaerne er informeret om den nye kollega, og hav en buddy klar, som kan tage hånd om den nye medarbejder fra dag ét.

  2. Sørg for, at der er styr på alt det tekniske, digitale og praktiske inden første arbejdsdag.

  3. Strukturér processen og undgå for megen kedelig og teksttung information.

  4. Husk at holde opfølgningssamtaler med den nye medarbejder – både efter én måned, tre måneder og et halvt år.

  5. Betragt onboardingen som en medarbejderrejse – ikke en tjekliste.

Husk også reboarding og offboarding
I de seneste år er to nye begreber dukket op i kølvandet på pre- og onboarding. Det er betegnelserne reboarding og offboarding.

Reboarding er, når en medarbejder for eksempel skifter afdeling eller kommer tilbage fra barsel. Her er det ligeså vigtigt, at medarbejderen gennemgår essentiel oplæring i nye arbejdsopgaver og får en god velkomst af eventuelt nye kollegaer. Derfor er det også en god idé at udvikle en proces for reboardingen af medarbejdere.

Offboarding handler om at få sagt godt farvel og på gensyn til de folk, der stopper på arbejdspladsen. For selv om den pågældende person er på vej videre til et nyt job, er det vigtigt at sige farvel på god vis, så medarbejderen går ud i verdenen som en god ambassadør for organisationen. Anerkend medarbejderen for den gode indsats og de flotte resultater. En god employer branding kræver nemlig gode ambassadører, og det kan ligeså godt være en tidligere ansat, som det kan være en nuværende ansat. En god offboarding kan desuden øge chancen for, at vedkommende en dag vender tilbage til organisationen.

Ann-Katrine Schepler, Stine Schultz, Ledelse i Dag, September 2019, Onboarding
Billedet her giver et overblik over de forskellige læringsflows i medarbejderrejsen.

En struktureret onboarding kan ses på bundlinjen

Hvad er der så af gevinster ved at strukturere preboardingen og onboardingen? Først og fremmest vil nye medarbejdere bidrage hurtigere til arbejdspladsen.

En struktureret og effektiv onboarding-proces kan samtidig være med til at sikre fastholdelse af den nye medarbejder, da onboarding fremmer motivation, engagement, trivsel og loyalitet.7

Undersøgelser viser for eksempel, at effektiv onboarding øger medarbejdernes engagement med mere end 20 procent. Og så er en engageret medarbejder 87 procent mindre tilbøjelig til at forlade organisationen inden for de første 12 måneder.8

At tage pre- og onboarding seriøst som organisation er også essentielt for employer brandingen. Glade medarbejdere er bedre ambassadører for organisationen, hvilket kan være med til at tiltrække flere talenter.

Samtidig kan effektiv onboarding ses direkte på bundlinjen. Ifølge amerikanske undersøgelser betyder strukturerede onboarding-forløb, at time-to-performance mindskes med 60 procent. Det vil sige, at den nye medarbejder bruger markant mindre tid fra første arbejdsdag, til vedkommende begynder at skabe resultater og vækst og “give tilbage” til organisationen.9

Det koster desuden en organisation cirka 500.000 kroner, hvis en ansat stopper efter fire til seks måneder. En sum, der både skyldes nye rekrutteringsomkostninger og tabt produktivitet, når en stilling står tom.10 Derfor har det altså stor betydning for organisationen, hvis nye medarbejdere ikke motiveres og engageres til at blive en betydningsfuld del af den nye arbejdsplads. For jo mere betydningsfuld en spiller den nye medarbejder bliver og føler sig som, jo mindre risiko er der for, at vedkommende smutter igen.

Og her til slut: Husk nu, at en onboarding-proces ikke kun tager en enkelt uge. Det er en lang proces, som kan strække sig i op til flere måneder og i nogle tilfælde helt op til et år. Onboardingen er nemlig først en onboarding, når den nye medarbejder føler sig som en del af jeres organisation.

Om forfatterne

Ann-Katrine Schepler er uddannet cand.soc. i Uddannelsesvidenskab ved Aarhus Universitet og Senior Learning and Implementation Consultant hos Learningbank. Hun er Learningbanks onboarding-ekspert og hjælper til dagligt nye såvel som gamle kunder med at implementere pre- og onboardingstrategier og -løsninger.

Stine Schulz er CEO og Founder hos Learningbank, som er specialister i at skabe engagerende og relevante læringsoplevelser gennem software og digital læring. Løsningerne bliver brugt af organisationer som Danske Bank, Coop og McDonald's.

Referencer

1. PFA (2019): Rekordmange danskere skifter job. 12.04.2019. Link: https://pfa.dk/news-archive/2019/04/12/11/21/rekordmange-danskere-skifter-job/.

2. Harpelund, C. & M.T. Højberg (2016): Onboarding – Flyvende fra start. Jyllands-Postens Forlag.

3. Ibid.

4. Bauer, T. (2010): Onboarding new employees: Maximizing success. Link: https://www.shrm.org/foundation/ourwork/initiatives/resources-from-past-initiatives/Documents/Onboarding%20New%20Employees.pdf.

5. Se note 2.

6. Karhunen, H. (2017): Implementing a strategic employee onboarding program for a global ICT company. Link: https://www.theseus.fi/bitstream/handle/10024/135449/Karhunen_Henna.pdf?sequence=1.

7. Se note 2.

8. Gillespies Associates (2016): Why Onboarding That New Hire Will Increase Your Bottom Line. Link: https://static1.squarespace.com/static/51c9e574e4b0bf9a1f48726f/t/57c098dbe3df28b64a4b8f79/1472241716593/Why+Onboarding+That+New+Hire+Will+Increase.pdf

9. Se note 4.

10. Randstad (2015): hvad koster en fejlrekruttering i gennemsnit?. 11.12.2015. Link: https://www.randstad.dk/arbejdsmarkedet360/arkiv/hvad-koster-en-fejlrekruttering-i-gennemsnit_198/.

Læs denne måneds artikler

Vil du have mere indhold som dette?