Kriseledelse: Om velgennemførte strukturændringer

Mere end 3.100 mennesker fik i april 2009 meddelelse om, at de sandsynligvis kan forvente at blive afskediget. Det er en stigning på 250 sammenlignet med marts 2009 og tre gange så mange som samme periode 2008. Opgørelsen fra Arbejdsmarkedsstyrelsen for de første fire måneder af 2009 viser, at 295 virksomheder har varslet afskedigelser for 15.311 ansatte. I de første fire måneder af 2008 var de tilsvarende tal 59 virksomheder og 3.793 ansatte.

Og udviklingen er ikke vendt endnu. Der sker hele tiden afskedigelser, som kun kan betegnes som masseafskedigelser i danske virksomheder.

Målet med bogen
Bogen ”Kriseledelse” henvender sig til virksomheder, virksomhedsledere og mellemledere, som skal eller forventer at skulle reducere medarbejderstaben og tilpasse deres organisation. Det er autoriseret psykolog Dion Sørensen, der har skrevet bogen på baggrund af både praktiske ledelseserfaringer og tværfaglig teoretisk, anvendt viden.  

”Kriseledelse” afdækker den vanskelige opgave at skulle gennemføre en større fyringsrunde som følge af strukturændringer, og den kortlægger de overvejelser, som man bør gøre sig før, under og efter afskedigelserne. Fyringer er aldrig lette, og det skal de heller ikke være. For det er en ganske alvorlig proces, som har store konsekvenser for dem, det rammer. For virksomhederne handler det således ikke om at gennemføre en fyringsrunde let og elegant. Det handler derimod om at gøre det på den bedst mulige måde, således at der tages mest muligt hensyn til organisationen, de afskedigede og de tilbageværende medarbejdere.

Bogens indhold
Bogen, der også er læseværdig for ledere, der ikke lige står over for at skulle afskedige, består af fire sektioner med i alt ni underliggende kapitler struktureret efter den proces, som virksomheden skal igennem i en sådan situation – og et efterskrift til den afskedigede.

Sektion 1 Beslutning
Kapitel 1 Udgangspunktet
Kapitel 2 Vision og strategi 

Sektion 2 Forberedelse
Kapitel 3 Planlægning
Kapitel 4 Intern og ekstern kommunikation
Kapitel 5 Forhandling med fagforeninger 

Sektion 3 Gennemførelse
Kapitel 6 Fyringsrunden
Kapitel 7 Afbødeforanstaltninger 

Sektion 4 Opsamling
Kapitel 8 Etablering af den nye organisation
Kapitel 9 Medarbejder- og kulturpleje 

Beslutningen og udgangspunktet
Der lægges i bogen meget vægt på, hvor vigtigt det er at have et godt udgangspunkt for hele processen og være endog særdeles godt forberedt. Som det siges, kræver det måske ikke mange analyser at konstatere, at der er behov for reduktion af omkostningerne, men man kan komme i virkelig uføre, hvis ikke de indledende analyser og vurderinger er særdeles grundige. Tænker man sig om, og har ledelsen en fornuftig disposition, er det ikke altid de langvarige analyser, der er brug for. Men, der er heller ikke brug for at handle over hals og hoved.

Analysen af virksomhedens eller den offentlige institutions udgangspunkt, siger Dion Sørensen klart og tydeligt, bør indkredse de eksterne forhold, herunder den overordnede samfunds- og verdensøkonomi. Hertil kommer de interne økonomiske forhold med spørgsmålene om, hvordan den aktuelle organisations økonomi ser ud nu og på sigt, og hvor fokuseret man er på kerneforretningen? Man kan tilføje til forfatterens betragtninger, at det desværre er temmelig menneskeligt, at den oprindelige kerneforretning efterhånden er suppleret med en række mere eller mindre tilfældige andre aktiviteter, uden det er en bevidst strategi for at være tidssvarende. Endelig skal strukturen og processerne vurderes objektivt i forhold til de øvrige oplysninger.

I den vurderingsproces kan en klassisk SWOT-analyse (også undertiden kaldet SOFT-analyse) være et godt redskab. Den proces forklares i bogen. Den handler om at identificere de Styrker, Svagheder, Muligheder og Trusler, som organisationen står over for. Det er et nyttigt redskab, især hvis man virkelig forsøger at være på ”en gang” objektiv og kreativ i processen. Og i samme forbindelse som beskrivelsen af SWOT-analysen fortæller Dion Sørensen da også om brainstorming og kreativitet. Her kan det i øvrigt være en fordel, hvis man ikke tidligere har brugt sådanne teknikker, at få en udefra til at være indleder med nogle øvelser – eller i hvert fald at prøve at brainstorme først om noget helt andet for at løse op for tankerne og modet.

Og så skal man, inden man skrider til gennemførelsen, også have helt klart for sig, hvordan man mener, at det endelige udfald efter strukturændringen skal se ud og fungere.

Forberedelsen
Efter ledelsesgruppen har gennemført ovennævnte analyse og lagt strategien, følger gennemførelsen. Den skal forberedes grundigt. Det er en stor glæde at læse, hvordan forfatteren hele tiden – samtidig med de klare forretningsmæssige overvejelser og forslag – peger på det altafgørende, at der hele tiden er menneskelighed med i processen og overvejelserne.

Der forklares om, hvordan man etablerer en arbejdsgruppe, og hvordan den skal gennemføre sit arbejde. Det understreges, at man bør stile efter, at arbejdsgruppen for gennemførelsen af beslutningen gerne må være en større kreds af personer i organisationen, da hele værdikæden og alle niveauer meget gerne skal være repræsenteret. Det medfører, at flere nuancer lægges til grund for den egentlige nedskæring. Forsigtigt peger Dion Sørensen på, at det da godt kan være, at dels kan mennesker uden for en bestemt funktion måske komme med gode forslag til ændringer efter deres erfaringer, dels kan virkelig kyndige personer fra en afdeling bedre forklare konsekvenserne af sådanne forslag.

Der gøres opmærksom på, at modsat det indledende arbejde i ledelses- eller styregruppen vil det her i næste fase være hurtigt kendt, at en gruppe mennesker har fået til opgave at analysere organisationen og finde alternative udveje. Derfor er der da også et interessant kapitel om intern og ekstern kommunikation, hvor det blandt andet anbefales, at man også skal tale til medarbejdernes følelser og bruge mange andre udtryksformer end tal og grafer. Men under/sammen med følelserne er der hele tiden et objektivt, helt konkret forløb. Det anbefales, at arbejdsgruppen kommer frem med sine helt klare meninger og forslag uden at gå på kompromis. En sådan rapport fra arbejdsgruppen kan for eksempel indeholde

• Arbejdsgruppens forståelse af den nye vision og strategi
• Den nye struktur, herunder afdelinger, positioner og arbejdsopgaver
• Den nye værdikæde
• Hvad der skal bevares og udvikles fra den aktuelle organisation - systemer, procedurer, personale, etc.
• Hvad der skal afvikles fra den nuværende organisation - og hvordan

Selve gennemførelsen
Selve gennemførelsen af processen er beskrevet grundigt og med mange gode tanker om, hvordan den skal foregå. En fordel ved bogen er, at den her ikke udelukkende ser på gennemførelsen af store fyringsrunder, men også kommer ind på de afskedigelser, det er nødvendigt at gennemføre af andre årsager. Der skrives også om de forskellige former for meddelelser til de berørte – og til de tilbageværende. Et interessant afsnit er ”Den vanskelige samtale”. Her anbefales og beskrives følgende proces meget klart:

1. Grundig forberedelse fra den enkelte leders side
2. Kort forklaring af den strategiske beslutning
3. Hvad den strategiske beslutning betyder for medarbejderens ansættelsesforhold
4. Hvordan medarbejderen hjælpes videre

Denne proces kan også – med et par tilpasninger – benyttes til afskedigelser, der ikke er del af en større afskedigelsesproces. Fra anmelderens eget virke som leder, er det en kendsgerning, at de øvrige medarbejdere følger med i processen og i, hvordan den forløber. Omtanke er særdeles vigtig, som også Dion Sørensen peger på gentagne gange. De tilbageværende ånder ikke bare lettet op over, at det ikke var dem denne gang, men ser hele processen i forhold til den kultur, de ønsker på deres arbejdsplads.

Livet derefter
Ikke alene er det ikke sådan, at de fleste tilbageværende medarbejdere blot er lykkelige og glemmer det hele. Heller ikke lederne må glemme. Forfatteren skriver: ”Mange ledere tænker, pyha, det var en hård omgang, men nu er det heldigvis overstået, umiddelbart efter at omstruktureringen er gennemført. Hermed negligerer eller glemmer de den vigtige fase, som handler om at sikre, at den nye organisation og de nye arbejdsgange kan fortsætte.” Her taler Dion Sørensen så om Kurt Lewins 3-fase-model til beskrivelse af vellykkede forandringsprocesser:

1. Optøning
2. Forandring
3. Genfrysning

Nu er det jo temmelig enkelt beskrevet af mange grunde, men i dag ville man måske ikke bruge helt samme betegnelser, men prøve at arbejde på, at organisationen til stadighed – uden at være flydende – hele tiden befinder sig i en tilstand, hvor optøning i givet fald ikke behøver være nødvendig. Det kan så gøres gennem en række løbende tiltag, blandt andet gennem incitamenter, som kan være mange ting – og det kommer forfatteren ind på i det sidste kapitel.

En spændende og relevant bog
Den schweiziske forfatter Max Frisch og samfundsdebattør (1911-1991), som skrev om, hvordan man skal holde sig åben over for det nye og ukendte, sagde: ”Krise er en produktiv tilstand. Man skal blot fjerne bismagen af katastrofe”.

Afskedigelser er aldrig lette, og - siger forfatteren - det skal de heller ikke være, for det er en meget alvorlig proces. I denne bog gives forslag til en proces, der tager mest muligt hensyn til organisationen, de afskedigede og de tilbageværende ansatte.

Ledernes Hovedorganisation, Dansk Industri og Dansk Erhverv erklærer samstemmende, at danske ledere efter disse organisationers mening ikke føler sig klædt godt nok på til at afskedige medarbejdere. I denne bog har forfatteren gjort et grundigt stykke arbejde for at videregive sin viden og sine erfaringer.

Det er altså en relevant og også spændende bog. Det spændende er, at forskellige dele af ledelsesopgaven på en på mange måder ny måde ses i sammenhæng med afskedigelser i forbindelse med strukturændringer. Og må det siges, den menneskelige omtanke, der præger fremstillingen samtidig med de klare forslag til processen, er meget værdifuld.

Selv om man ikke er i den aktuelle situation eller forventer at komme det i nær fremtid, kunne det antagelig være en god idé for de fleste ledergrupper at have en råskitse baseret på blandt andet denne bog liggende.

Endnu et godt bidrag til serien ”Kort til viden”.

Dion Sørensen: ”Kriseledelse”;
Børsens Forlag, København 2009
136 s., hft., 13 x 17,5 cm., Litt.liste. mm.
kr. 199,00 inkl. moms, abonnent kr. 149,00 inkl. moms.
Et bind i serien ”Kort til viden”
ISBN: 978-87-7664-455-0