Sådan styrker du kreativitet i projekter

Opgaven i ethvert projekt er at skabe løsninger inden for en defineret ramme af tid og ressourcer. Det gælder både, når det er muligt at definere en klar leverance fra begyndelsen, og hvis der er tale om et mere agilt og dynamisk miljø, hvor målet er mere uklart, og opgaven ofte bliver at finde ud af, hvad og hvor meget projektet kan levere inden for den mængde ressourcer og tid, der er stillet til rådighed. 

Fælles er, at der i projektet skal udvikles nogle ideer, og det er vigtigt, at det er de rigtige ideer, der kommer i spil.

Det er imidlertid meget forskelligt, hvordan vi har det med at ideudvikle. For nogle mennesker er det en udfordring at være kreativ og ideudviklende. Det kan virke som en nærmest umulig barriere at komme over, og de ideer, der kommer frem til eksempelvis et ideudviklingsmøde, er forskellige afarter af løsninger, der alle er afprøvet tidligere, selv om I gerne vil komme med noget nyt. For andre springer ideerne nærmest ud af hovedet.

Styrk dine evner som projektleder med Ledernes Projektlederuddannelse

For at ideerne ikke skal lande tilfældigt rundt om dem, har de ofte behov for hjælp til at vurdere ideerne; hvilke er værd at bygge videre på, og hvilke skal blive liggende tilbage, ligesom de kan have behov for hjælp til at udvikle ideerne til levedygtige projekter i form af eksempelvis planlægning og risikostyring. 

Spørgsmålet er, hvordan vi kan kombinere de to, så der bliver udviklet gode ideer, der kan føres ud i livet?

 

Kreativitet og struktur i kombination

Kreativitet er en menneskelig egenskab, vi alle besidder. Traditionelt set er venstre hjernehalvdel blevet beskrevet som værende logisk, analytisk og forbundet med den sproglige udvikling, imens højre hjernehalvdel er helhedsorienteret, fantasifuld, kreativ og tænker i billeder og følelser. Selv om der sker meget i hjerneforskningen i disse år, og viden er under konstant nuancering, så kan den traditionelle opdeling stadig illustrere vores evne til at tænke kreativt. 

Det betyder, at vi alle besidder evnen til at være kreative og strukturerede. Nogle har naturligt præferencer det ene eller andet sted, men hvis de gode ideer skal føres ud i livet, ligger løsningen i at kombinere de to aspekter. Såvel kreativitet som evnen til at strukturere løsninger er menneskelige egenskaber, der kan trænes på samme måde som dine muskler. Kreativitet – eller struktur – er intet i sig selv. Først når de kobles, gør ideerne en forskel.

Derfor er øvelsen, at du skal lære at kombinere de to hjernehalvdeles styrker, således du både får den bedste løsning baseret på de bedste ideer, og når i mål til tiden og inden for budget. 

Én af årsagerne til, at nogle mennesker har svært ved at finde deres kreativitet frem kan være, at der stadig hersker en opfattelse af, at kreativitet er noget, du enten har eller ikke har. Noget ”ukontrolleret”, som er forbeholdt kunstnertyperne, arkitekterne eller pædagogerne. Sådan forholder det sig ikke.

Vi har alle evnen til at tænke kreativt, men nogle har trænet den – den del af hjernen – mere end andre har. Og i en forretningsorienteret verden, hvor resultater skal kunne gøres op på bundlinjen, bygger meget af vores arbejde på, at vi skal tænke struktureret og effektivt, og det giver kreativiteten trange kår. 

Ikke desto mindre er det et vilkår i projekter, at du tænker kreativt og udviklingsorienteret. Hele pointen med projekter er nemlig, at du skal skabe noget, der ikke var der tidligere. Men du skal gøre det inden for den ramme, der er til rådighed.

Derfor er det vigtigt, at kreativitet bliver håndgribeligt, og at du kan arbejde med kreativiteten ud fra nogle værktøjer, der kan hjælpe processen på vej. Nedenfor har jeg listet tre gode bud på hjælpeværktøjer, der kan styrke den kreative proces: 

1. Lad være med at tænke ud af boksen

Vi kender alle udtrykket: ”Nu skal vi tænke ud af boksen. Lad være med at lade dig begrænse af, hvad der er realistisk at opnå, eller hvad du har gjort dig af erfaringer tidligere.” Det kan være udmærket som en del af den kreative proces at give slip og undgå at lade sig begrænse af praktiske forhold. Omvendt er det netop det, der kan få den kreative proces til at virke uoverskuelig, når du står med et projekt, hvor deadline skal nås, og budgettet overholdes. 

Desuden er der et andet problem med at tænke ud af boksen. Hvis det reelt er det, du gør, så falder det, du kommer frem til ved siden af. Det kommer til at ligge på gulvet et stykke væk fra den kasse, du skulle udvikle på. Det hænger ikke sammen med den problemstilling, du ønsker at gøre noget ved.

Derfor er en mere rigtig og anvendelig beskrivelse, at du skal tænke på kanten af boksen; på kanten af det, du allerede har eller ved. Derved gøres det kreative arbejde meget lettere. Kreativitet handler således ikke længere om, at du skal finde helt nye og anderledes løsninger, men om at kombinere det velkendte med noget nyt, eller at du kombinerer to velkendte produkter eller ideer med hinanden på nye måder. 

Den teknologiske udvikling er et vældig godt eksempel på dette. Da de første computere blev udviklet, var den generelle forventning, at det ikke var noget, der ville blive anvendeligt for almindelige forbrugere.

Havde nogle meget kreative mennesker dengang sagt, at vi alle inden for en relativt overskuelig fremtid, ville sidde med hver vores computer, som fylder mindre end en telefonbog, og at den i øvrigt kunne fungere som skrivemaskine, kalender, en utrolig kompliceret regnemaskine, nyhedsformidler – listen er næsten uendelig  – så havde de fleste formentlig tænkt, at det pågældende menneske ikke havde skyggen af realitetssans. Mulighederne lå på daværende tidspunkt alt for langt fra det mulige, og derfor syntes det umuligt.

Hen ad vejen blev det imidlertid muligt, fordi man kombinerede velkendte ideer og løsninger med noget nyt, eller man anvendte sin viden på andre måder. Når du skal tænke på kanten af boksen i stedet for uden for boksen, er kreativitet meget nemmere at forholde sig til, og de løsninger, der kommer ud af arbejdet, bliver meget mere konkrete og håndgribelige at realisere.

 

2. Omvendt brainstorming

Et andet greb, der kan hjælpe dig med at udvikle de ideer, der gavner projektet bedst, er ved at tænke i, hvad du ikke ønsker. Du læste rigtigt – hvad du IKKE ønsker. Det virker måske som en showstopper, men det kan være meget effektivt at tænke i omvendt brainstorming. Processen indeholder fire trin:

1. Først definerer du, hvad du gerne vil opnå. 
   Eksempel: Mere kreative medarbejdere, bedre udnyttelse af de tilgængelige ressourcer eller noget helt andet.
2. Næste trin er at definere dit mål negativt. 
   Eksempel: Dårlig udnyttelse af de tilgængelige ressourcer.
3. Tredje trin i processen er, at du beskriver, hvad der skal til for at opnå dit negative mål. 
   Eksempel: For at sikre dårlig udnyttelse af ressourcerne skal vi som projekt sørge for, at medarbejderne har alt for mange opgaver, at arbejdet ikke bliver koordineret, og at der ikke bliver kommunikeret imellem projektlederen og de enkelte projektdeltagere.
4. Sidste trin er at bruge din nye viden positivt. 
   Eksempel: Hvordan får vi koordineret og kommunikeret bedst muligt, og hvordan sikrer vi, at hver enkelt medarbejder har en rimelig mængde opgaver, så de kan nå at udføre deres arbejde til den rette kvalitet og inden for de aftalte deadlines?

Med omvendt brainstorming får du således de nødvendige indgangsvinkler defineret, så du har noget meget konkret og anvendeligt at føre ud i livet. 

Det samme kan du gøre, når du arbejder med produktudvikling eller procesoptimering i dine projekter. Det er ikke en svær proces, men du vil opleve, at de kreative ideer opstår næsten af sig selv, og med meget lidt energi. Det er nemlig ofte nemmere at forholde sig til, hvordan noget kan gå galt, og så er det bare at vende problemstillingen om for at se, hvad du arbejder hen imod, og hvordan du får det konkretiseret.

 

3. De Bonos tænkehatte

Et sidste effektivt værktøj, som kan hjælpe kreativiteten på vej er De Bonos Tænkehatte. Der er seks hatte, som hver repræsenterer forskellige trin i den kreative proces. Det gode ved Tænkehattene er, at de både hjælper de meget kreative med at forholde sig til fakta, og de knap så kreative med at skabe nogle konkrete ideer inden for den nødvendige håndgribelige ramme. De seks tænkehatte er henholdsvis: 

Hvid hat: fakta og kendsgerninger 
Gul hat: Vellykket, optimistisk og værdiskabelse 
Sort hat: Kritisk, djævelens advokat og hvad kan gå galt 
Rød hat: Følelser, intuition og spontanitet 
Grøn hat: Nye ideer, kreativitet og alternativer 
Blå hat: Opsummering, at processen følges og foregår kontrolleret 

Metoden er at gennemgå en problemstilling eller et projekt ud fra de forskellige hatte. Alle deltagere har således den samme hat på samtidig, mens ordstyreren under hele seancen har den blå hat på. På den måde kan I styre hele processen og lave løbende kontrol og opsummering af, hvad gruppen kommer frem til.

Derved kommer I rundt om hele problemstillingen og sikrer, at de mennesker, der har behov for at forholde sig til fakta og kendsgerninger, og som oftest kan se, hvad der kan gå galt i en given proces, bliver hørt og tilgodeset. Men metoden sikrer i lige så høj grad optimisme, idegenerering og hensyntagen til, hvordan eksempelvis nogle interessenter vil blive påvirket følelsesmæssigt af, at en bestemt løsning gennemføres. 

Ordstyreren med den blå hat skal sikre, at gruppen kommer hele vejen rundt og ikke forfalder til at fokusere på det negative, imens de nye ideer skal bringes i spil, eller gruppen skal forholde sig til, hvorfor der er grund til at være optimistisk. 

Du kan bruge mange andre værktøjer til at hjælpe kreativiteten på vej. Det essentielle er, at du vælger en løsning, der er relativt effektivt og helhedsorienteret, når du har at gøre med projektarbejde – at du vender hjernen til, at du ikke behøver tænke ud af boksen, og at du finder løsninger, som både er mulige at forholde sig til, mulige at nå inden for deadline og som er håndterbare og konkrete for de efterfølgende brugere eller kunder. 

Kreativitet er som en muskel. Jo mere du træner den, des stærkere og mere anvendelig bliver den. Kreativitet handler ikke om at få de skøreste eller vildeste ideer, men om at få de rigtige ideer – at kombinere noget kendt med noget nyt eller kombinere kendte produkter eller processer på nye måder, for derigennem at skabe en bedre løsning. I den optik er kreativitet ikke kun for de særligt udvalgte, men noget du kan bruge og træne konkret i dit daglige arbejde, hvad enten du har med projekter eller drift at gøre.

Jo mere du træner, des bedre bliver du til både at skabe og vurdere ideer, og til at føre dem ud i livet – særligt når du kombinerer den sidste del med dine strukturelle og praktiske egenskaber.