På flere af områderne er der et klart misforhold mellem på den ene side virksomhedskulturen og på den anden side måden, man går til og deltager i møder. Det er således kun ifølge ni procent af lederne accepteret på den pågældende arbejdsplads at komme for sent til møder. Også i forhold til at maile og skrive sms´er, mens man sidder i møde, er der klar uoverensstemmelse mellem virksomhedens kodeks og mødedeltagernes handlinger. Det er nemlig kun på 12 procent af virksomhederne accepteret adfærd under møder.
Kl. 9:00 betyder ikke kl. 9:05
Ledelsesrådgiver hos Lederne Birgitte Alstrøm opfordrer mødelederne til at tage action både i forhold til den manglende kollegiale respekt og de tilsyneladende ikke tilstrækkeligt motiverende mødeprocesser, som hun mener, undersøgelsens resultater afspejler.
- Gabet mellem, hvad der er acceptabel adfærd på virksomhederne, og hvordan lederne oplever, at det reelt står til med mødedisciplinen, er bekymrende stort. Som mødeleder bør man gøre det helt klart, at møder starter til tiden, og når det først er blevet aftalt med deltagerne, at kl. 9:00 ikke betyder kl. 9:05, bør man påtale, hvis folk kommer for sent. Det forstyrrer alles fokus, når mødedeltagere kommer efter, at mødet er startet, og derfor skal man som mødeleder ikke være bange for at tage konflikten og påtale forsinkelsen, siger Birgitte Alstrøm.
Når det gælder mødedeltagere, som er mere interesserede i deres smartphone end i, hvad der bliver talt om på mødet, er Birgitte Alstrøms anbefaling både at revidere mødeprocessen og italesætte den manglende disciplin.
- Når så mange mødedeltagere finder smartphonen frem, indikerer det, at de keder sig. Og det er mødelederens ansvar kun at invitere de relevante deltagere og designe en proces for mødet, så alle får taletid og motiveres til at involvere sig. Derudover handler det om at afstemme forventninger ved mødets start. Hvis mødedeltagerne er blevet enige om, at det ikke er ok at sidde og skrive mails og sms´er eller surfe rundt på internettet under mødet, bør man spørge de pågældende, hvis der alligevel er nogen, som ikke kan holde fingrene eller øjnene fra deres smartphone, om det er relevant for mødet. Omvendt kan der selvfølgelig være tilfælde, hvor der er brug for at skrive noter elektronisk, søge en oplysning på en smartphone eller hvor en mødedeltager måske afventer et meget vigtigt opkald fra en kunde, og derfor ved mødets start beder om lov til at forlade lokalet, når den pågældende kunde ringer, siger Birgitte Alstrøm.
Ifølge undersøgelsen vurderer 28 procent af lederne overordnet set, at mødedisciplinen er blevet ringere i den tid, de har været i det nuværende lederjob.
Undersøgelsen er foretaget i samarbejde med analyseinstituttet YouGov. Den offentliggøres i sin helhed i maj.
