Når opgaverne bliver for mange

I dag var hun imidlertid nået til den erkendelse, at opgaverne var for mange. Hun følte sig stresset, og kunne ikke overskue, hvordan hun skulle komme til bunds i de mange opgaver, hun havde sagt ja til. Hun fortalte også, at hun ofte blev afbrudt, når hun var gået i gang med en opgave, enten af telefonen der ringede, eller kollegaer der stak hovedet ind.

Planlægning og synlighed omkring opgavernes omfang

Jeg møder i mit arbejde ofte ledere som hende den skønne kvinde, jeg var hos i dag. De har en ting tilfælles, nemlig at de ikke har et klart overblik over, hvad de bruger deres tid på i løbet af ugen, og ikke mindst et realistisk estimat på, hvor lang tid det tager at løse hver opgave.

I sidste ende fører det til den situation, som HR manageren i dag oplevede. Manglende overblik over opgaverne og manglende tid til at løse dem - og en følelse af stress som følge deraf.

Derfor bad jeg hende liste alle de opgaver, hun havde gang i. Dernæst bad jeg hende prioritere opgaverne, og angive om det var nogen, hun syntes var vigtige, eksempelvis fordi de var spændende, eller om det var afstemt med hendes chef, at den her opgave havde høj prioritet.

Endelig skulle hun skrive ud for opgaven, hvor lang tid hun brugte på den om ugen. Allerede på kort tid blev det tydeligt for hende, at hun havde opgaver til meget mere end 37 timer (og 50 timer for den sags skyld).

Vi snakkede om, hvordan hun strukturede sine opgaver, og hvordan de fremgik af hendes kalender - svaret var, at det gjorde de ikke. Faktisk var det kun reelle møder, der fremgik af hendes kalender.

Hvordan ved du så, hvornår og om du har tid til at løse de opgaver, du siger ja til?

...spurgte jeg hende. Svaret var, at det gjorde hun ikke...

Da jeg gik derfra 1,5 time senere, var vi blevet enige om 4 konkrete handlinger, hun skulle sætte i gang til vores næste møde:

1. Fjerne sit telefonnummer fra firmaets hjemmeside og lade receptionen screene alle kald udefra.
2. Så vidt muligt føre alle opgaver ind i kalenderen med estimeret tidsforbrug.
3. Prioritere sine opgaver og afstemme prioriteringen med hendes chef, så hun kunne skyde de opgaver ud i fremtiden, der ikke hastede og om nødvendigt bede om flere ressourcer, hvis opgaverne ikke kunne nås.
4. Viderestille telefonen og i videst muligt omfang respektere sit eget behov for ro og fokus, når der skulle løses større opgaver.

Jeg glæder mig rigtig meget til vores næste møde, og til at se hvor langt hun er kommet. Uanset om hun kun er kommet et lille stykke af vejen, så er det en god start.

Jeg ved af erfaring, at processen virker! Jeg er selv ukuelig tidsoptimist og elsker nye opgaver, derfor er ovenstående en del af min overlevelsesstrategi. Derudover har jeg efterhånden lavet øvelsen i forskellige variationer med en del ledere, og hver gang har den hjulpet.

LEDERCOACHING: Få en personlig sparringspartner