Den vanskelige samtale

• En medarbejders adfærd eller indsats er helt uacceptabel.
• Din chef har indkaldt dig til en samtale, du forventer, har store konsekvenser for dit arbejde.
• Du skal opsige en medarbejder.

Hvorfor oplever du samtalen som vanskelig?
Du kan f.eks. opleve samtalen som vanskelig fordi:

• Du er bekymret for dine egne, medarbejderens eller kollegaers reaktion under eller efter samtalen.
• Du tror ikke på, at samtalen vil ændre noget.
• Du mangler erfaring med tilsvarende situationer.
• Du vil undgå konflikter, og har udsat en samtale, som nu bliver mere vanskelig.
• Samtalen vil betyde, at du som leder også skal ændre noget i din adfærd.

Før samtalen
Du kan med fordel tage stilling til følgende tre spørgsmål, inden du beslutter dig for en samtale, du forventer, bliver vanskelig:

• Hvad skal samtalen føre til? Hvad skal ændres?
• Hvad vil du sige til din medarbejder / din chef?
• Giver det mening at gennemføre samtalen nu?

Indsaml alle relevante oplysninger, som er baggrund for din beslutning om at afholde samtalen. Hvis din beslutning om at afholde samtalen, og hvad der skal ændres, er truffet på et løst og usagligt grundlag, får samtalen næppe den ønskede effekt.

Overvej dine egne mulige følelser, og hvilke reaktioner du eventuelt kan forvente fra din samtalepartner. Det kan være gråd, tavshed, surhed, hidsighed. Tag stilling til, hvordan du vil tackle disse følelser.

Forbered en præcis indledning - både hvilke ord du vil bruge og hvordan dit tonefald skal være. Du skal kunne formulere dig klart og uden brug af nogen form for ironi eller humor. Prøv gerne din indledning af på en kollega eller ven.

Inviter til samtalen i rimelig tid inden, og fortæl, hvad formålet med samtalen er. Sørg for et lokale, hvor I kan tale uforstyrret, og afsæt tid nok til, at du kan afslutte samtalen professionelt. Ønsker en medarbejder, du har indkaldt til en vanskelig samtale, en bisidder, der kan lytte med, så accepter dette ønske.


Under samtalen
Der er tre dele i samtalen, du skal være opmærksom på:

1. Præcisering af, hvad der skal ændres efter samtalen.
2. Dialog om, hvordan ændringen skal ske.
3. Aftale mellem dig og samtalepartneren om det videre forløb.

Gode råd til selve samtalen:

• Giv selve beskeden kort og præcist.
  
• Tal tydeligt, og hav god øjenkontakt med samtalepartneren.
  
• Lad være med at forklare en masse detaljer til slut i dit hovedbudskab.
  
• Tilpas din kommunikation til samtalepartnerens reaktion undervejs i samtalen.
  
• Lyt positivt til spørgsmål og eventuel kritik, og stil uddybende spørgsmål til kritikken.

Du skal sikre dig, at samtalepartneren har opfattet dit budskab, som du har ment det. Er det din medarbejder, så tal også med vedkommende om, hvorvidt og hvordan  kollegaer skal informeres om det aftalte. 


Efter samtalen
Hvis en medarbejder har reageret med stærke følelser på samtalen, bør du sikre dig, at vedkommende kan få hurtig støtte fra en kollega, personaleafdeling eller pårørende. Du kan eventuelt give medarbejderen fri resten af dagen til at samle sig.

Du bør som afslutning på samtalen sikre dig, at I har aftalt hvem der gør hvad og hvornår. Lav gerne en opsamling i form af referat eller mail omkring det aftalte. Som leder har du et særligt ansvar for at følge op på samtalen og på, at de ønskede ændringer sker inden for de aftalte tidsfrister.