Et godt instruktionsforløb er vigtigt Formålet med instruktioner er, at arbejdet bliver udført sikkert og korrekt. Det er vigtigt at sikre, at instruktionen er tydelig og klar, og bliver forstået af den medarbejder, der skal udføre arbejdet. Når det drejer sig om unge og nye medarbejdere, er det vigtigt at huske på, at de måske ikke kender til branchen. Ting, som erfarne medarbejdere tager for givet, kan være helt nye for medarbejdere, der kun har lidt eller ingen arbejdserfaring inden for branchen.
Det er også vigtigt at huske på, at der kan være forskellige måder at gøre tingene på og forskellig sikkerhedsrisiko på forskellige arbejdspladser. Det er derfor vigtigt, at nye medarbejdere får en specifik instruktion i, hvordan arbejdet skal udføres på din virksomhed.
Vigtigt at huske inden, under og efter instruktionen
Inden du gennemfører instruktionen er det vigtigt, at du sikrer, at den medarbejder, der skal modtage instruktionen:
- Forstår baggrunden for instruktionen og hvorfor det er vigtigt at arbejdet udføres, som instruktionen angiver
- Er klar til at modtage instruktion – læring kræver koncentration
- Har de fornødne forudsætninger for at modtage instruktionen. Hvis medarbejderen f.eks. taler dårligt dansk, er svagtseende eller venstrehåndet kan det være, du skal tage særlige forholdsregler for at sikre, at vedkommende får det optimale ud af din instruktion.
Når du gennemfører instruktionen, er det vigtigt, du sikrer at:
- Du får vist hele arbejdsprocessen, så den nye medarbejder får set og forstår helheden.
- Du tydeligt viser og gennemgår de enkelte afsnit, og redegør for i hvilke faser af arbejdsprocessen, der kan være en særlig risiko.
- Medarbejderen får mulighed for at fortælle og vise, hvilke af arbejdsopgaverne vedkommende allerede kender til og kan udføre. Instruer kun i det, den nye medarbejder ikke kan i forvejen. Men gennemgå de elementer, som medarbejderen kan i forvejen, så I får kontrolleret, at arbejdet bliver udført, som det ønskes på din arbejdsplads.
- Sørg for at medarbejderen får mulighed for at stille spørgsmål, hvis der er ting vedkommende ikke forstår eller har brug for at få uddybet.
- At I koncentrerer jer om instruktionen. Undgå udenomssnak.
Sørg for til sidst at lade medarbejderen selv prøve at udføre opgaven. Dermed sikres, at den nye medarbejder har forstået instruktionen og at vedkommende bliver mere fortrolig med arbejdets udførelse.
Lad desuden medarbejderen gentage og forklare de vigtigste nøglepunkter. Det gør det lettere at huske dem, og sikrer at I har forstået hinanden.
Efter instruktionen, er det vigtigt, at du er opmærksom på:
- Hvordan den nye medarbejder udfører arbejdet. Det er vigtigt, at der ikke indsniger sig fejl, som kan medføre risiko for ulykker.
- At opmuntre medarbejderen og give vedkommende mulighed for at stille supplerende spørgsmål. Det bidrager til en bedre indlæring.
Som leder er det vigtigt, at du gør nye medarbejdere opmærksomme på, at de altid kan komme og spørge dig, hvis der er noget, de er i tvivl om vedrørende sikkerheden.
Det er vigtigt, de ved, at det er bedre at spørge en gang for meget end en gang for lidt.
Sørg også for at orientere de gamle medarbejdere om, at det er vigtigt, at de i det daglige arbejde hjælper de unge og nyansatte til at udføre arbejdet så sikkert som muligt.
Værd at huske ved skriftlige instruktioner
Du kan vælge også at lave en skriftlig instruktion. I nogle tilfælde kan den stå alene, men som oftest vil det være nødvendigt med en grundig mundtlig instruktion, som ovenfor beskrevet.
En skriftlig instruktion kan dog være et godt supplement til en mundtlig instruktion. Det er vigtigt at skriftlige instruktioner kan læses og forstås uden hjælp fra andre, og de skal derfor være entydige. Sørg for at skrive i et klart og forståeligt sprog, og undgå at bruge for mange fremmedord. I en skriftlig instruktion kan du med fordel give konkrete eksempler, og bruge billeder. Det gør det lettere for medarbejderen at forstå budskabet.
Lær af tidligere fejl
Hvis der sker en ulykke, er det vigtigt ikke blot at karakterisere det som et hændeligt uheld eller ”manglende agtpågivenhed”.
Det er der på mange virksomheder en tendens til, at man gør. Men hvis man undersøger ulykken nærmere, viser det sig som regel, at der er en lang række bagvedliggende årsager. Ved at indkredse disse årsager, bliver det muligt at forebygge at lignede ulykker finder sted i fremtiden. Det giver muligheden for fremover at indbygge sikkerheden i organiseringen af arbejdet, i en bedre teknik og i arbejdsprocesserne. I dette arbejde er det en god ide at inddrage arbejdsmiljøorganisationen.