Det er en god ide, at du gør dig en række overvejelser, inden du tager den første kontakt til en sygemeldt medarbejder. Vær opmærksom på, at du tager kontakten for at vise omsorg.
Før du beslutter dig for at handle, er det vigtigt at du gør dig dine/virksomhedens holdninger til sygefravær klart. Hvor meget fravær vil du/virksomheden acceptere? Er der forskel på hvem der er syg? Hvem er kontaktperson til den sygemeldte (dig? HR? TR?)? Hvad kan virksomheden tilbyde en sygemeldt medarbejder? Hvem kan hjælpe dig i processen?
Forbered dig til den første kontakt
- har du de oplysninger, der er om sygemeldingen
- prøve at sætte dig ind i situationen og forestil dig, hvad du selv ville gøre for at blive raskmeldt hurtigt, hvis du var den sygemeldte
- ved du, hvordan medarbejderens arbejdsforhold og opgaver ser ud på det givne tidspunkt
- kender du de tilbud, du som leder og virksomhed har: fx delvis sygemelding, aflastning, omplacering, fleksibilitet, træningsfaciliteter, supervision og forsikringsordninger
- har du øje for de mulige samarbejdspartnere: fx tillidsmand, nærmeste kollega, HR afdeling og sikkerhedsrepræsentant
Det er mest almindeligt at tage den første kontakt pr. telefon. Men er der tale om alvorlig sygdom fx cancer, blodprop, ulykke eller alvorlig hændelse (truende sygdom eller dødsfald i familien), så bør den første kontakt være anderledes.
Også i de slags situationer er det vigtigt, at du hurtigt tager kontakt. Men kontakten bør i stedet være en buket til hjemmet eller til hospitalet. Den kan også være en telefonsamtale til ægtefælle for at vise omsorg og stille sig til rådighed.
4 ugers samtalen
Du skal desuden være opmærksom på, at der er kommet nye regler på sygefraværsområdet, og det nu er et krav, at man fra arbejdspladsens side holder en samtale med en sygemeldt medarbejder inden 4. sygeuge.
Vis omsorg gennem samtalen Når du tager kontakt, skal du være opmærksom på, at du træder ind i medarbejderens private rum. Det er grænseoverskridende og kan være med til at gøre samtalen svær. Men det gør den ikke mindre nødvendig.
Her er det vigtigt, at du gennem dit sprog viser den omsorg, som kontakten er – og skal være – et udtryk for.
Det er vigtigt, at du gør dig umage med at gøre medarbejderen opmærksom på, at han eller hun ikke skal føle sig forpligtet til at svare på spørgsmål, som vedkommende ikke har lyst til at svare på. Sig, at det er ok at sige fra.
Formålet med samtalen er at få belyst sygemeldingen. En god måde at gøre det på er at komme ind på:
- hvad der er formålet med samtalen
- hvordan medarbejderen har det
- hvornår medarbejderens forventer at blive rask
- hvilke overvejelser medarbejderen gør sig for at blive raskmeldt
- relevante tilbud fra dig som leder eller virksomhed
- mulighed for delvis raskmelding
- afrunding, evt. ved at gentage de aftaler, I indgår, fx hvem gør hvad
- muligheden for en ny samtale, i givet fald hvornår
Nye redskaber til fastholdelse
Ændringerne i reglerne omkring sygefravær har medført nogle nye konstruktive redskaber til fastholdelse af sygemeldte medarbejdere.
Der er dels kommet en ny form for lægeerklæring kaldet mulighedserklæringen, som netop fokuserer på den sygemeldtes muligheder for at komme tilbage i arbejde frem for at have fokus på problemer og begrænsninger.
Desuden har langtidsygemeldte medarbejdere fået mulighed for at anmode om en fastholdelsesplan. Udarbejdelse af en sådan plan, kan give medarbejderen tryghed og en følelse af, at du som leder ønsker at få vedkommende tilbage. Som leder kan du også selv foreslå at der laves en fastholdelsesplan.
Hvordan kommer du videre?
Hvis du og medarbejderen får etableret en dialog omkring tidshorisonten for et behandlingsforløb og tilbagevenden til arbejdet, vil du ofte have brug for hjælp, både internt og eksternt.
Du kan bruge samarbejdspartnerne på mange forskellige måder. Det kan være, at du f.eks. har behov for information, rådgivning og sparring.
Du kan også have brug for nogle bestemte samarbejdspartnere i forbindelse med en langtidssygemeldt medarbejder, fordi de har en række konkrete funktioner, f.eks. medarbejderens bopælskommune.