Når du som leder har en sygemeldt medarbejder, er det vigtigt at få oprettet en god og konstruktiv dialog. For mange sygemeldte er en tilknytning til arbejdspladsen medvirkende til, at de kommer hurtigere tilbage i arbejde og bevarer fodfæste på arbejdsmarkedet.
Senest fire uger efter første sygedag skal du afholde en sygefraværssamtale med den sygemeldte medarbejder. Formålet er, at du i fællesskab med medarbejderen ser på, om der er mulighed for at skabe en god tilbagevenden til arbejdspladsen. Naturligvis kan der være sygdomme, som kræver, at medarbejderen holder sig helt i ro. Men i mange tilfælde vil medarbejderen ikke være 100 pct. uarbejdsdygtig, og det vil være en fordel for alle, at medarbejderen fortsætter med at arbejde i det omfang, det er muligt.
Forbered dig til samtalen
Det er vigtigt, at du har forberedt dig godt til samtalen. Find de relevante informationer frem, som du allerede har om sygemeldingen og medarbejderens arbejdsforhold og opgaver. Og tænk over hvilke ønsker den sygemeldte kan have – og din holdning til dem.
I din forberedelse kan du lade dig inspirere af følgende:
- Hvad er din egen holdning til sygefraværet?
- Hvad kan og vil virksomheden tilbyde medarbejderen? For eksempel omplacering, delvis sygemelding, fleksibilitet mv.
- Hvem kan hjælpe dig? For eksempel HR-afdelingen eller eksterne som lægen eller kommunen.
- Hvordan vil du tage kontakt til den sygemeldte?
- Hvordan kan du skabe trygge rammer for samtalen?
Selve samtalen
Den sygemeldte medarbejder er i en sårbar situation og kan være bekymret for sit fremtidige arbejdsliv. Den sygemeldte har brug for at kende formålet med samtalen på forhånd og for at samtalen foregår i trygge rammer.
Husk på, at samtalen allerede begynder ved den første kontakt – som ofte er telefonisk. Tænk på forhånd over, hvad du vil sige, og hvordan du kan udtrykke omsorg. Det kan have stor værdi for den sygemeldte, at få at vide, at han eller hun er savnet på arbejdspladsen.
Når selve samtalen finder sted er det vigtigt, at du etablerer en god kontakt og får den sygemeldte medarbejder til at føle sig velkommen og tryg.
Under samtalen er det vigtigt, at du lytter til den sygemeldtes egne ønsker og ideer og ikke kun kommer med færdige forslag. I skal begge føle jer motiverede og trygge ved den plan I lægger sammen.
Der er ikke nogen facitliste for, hvad du skal tale med den sygemeldte om i en sygefraværssamtale. Det kan være en god idé at stille nogle af nedenstående spørgsmål:
- Hvornår forventer du, at du kan komme tilbage?
- Hvordan kan vi fra arbejdspladsens side hjælpe dig bedst?
- Har du behov for nedsat tid i en periode?
- Har du behov for ændrede arbejdsopgaver? Hvilke?
- Hvordan skal din arbejdsdag se ud, mens du ikke er helt rask?
- Hvordan kan vi sammen lave en plan, der hjælper dig godt i gang igen?
- Hvad skal vi fortælle dine kolleger?
Husk at opsummere de aftaler I har lavet, inden samtalen afsluttes. Lav også en aftale om, hvornår I skal have en samtale igen, og hvordan I skal være i kontakt under sygefraværet.
Hvis medarbejderen i den første tid ikke er i stand til at arbejde, kan det være en god ide at invitere medarbejderen med til afdelingsmøder og lign., så vedkommende stadig har mulighed for at være en del af fællesskabet og følge med i, hvad der sker på arbejdspladsen.
Det må du ikke spørge om
Som leder må du som hovedregel ikke spørge medarbejderen om, hvad vedkommende fejler. Det er kun i særlige tilfælde, hvor sygdommen har en direkte betydning for muligheden for at udføre det pågældende arbejde, at du som leder har ret til at spørge ind til diagnosen. Men ofte er den konkrete diagnose heller ikke det, der er interessant at tale om, men derimod hvilke arbejdsopgaver medarbejderen er i stand til at varetage på trods af sin sygdom.
Det er fuldt ud lovligt, hvis medarbejderen selv fortæller dig, hvad han eller hun fejler. Husk dog at være opmærksom på, at lovgivningen (herunder persondataloven og straffeloven mv.) sætter grænser for, hvad du må registrere og videregive af oplysninger og til hvem.
Samtale inden fire uger
Sygefraværssamtalen skal holdes inden fire uger
Vær opmærksom på, at du som leder har pligt til at afholde en sygefraværssamtale med en langtidssygemeldt medarbejder inden vedkommende har været sygemeldt i fire uger.
4-ugers samtalen, som den kaldes, skal som hovedregel foregå som en personlig samtale, hvis sygdommen tillader det
4-ugers samtalen har til hensigt at sikre en god dialog mellem dig som leder og den sygemeldte medarbejder.
|