Magasinet Lederne, nr. 8, august 2009

• Indholdsfortegnelse

Dårlig kommunikation skaber mistrivsel

Af Søren Ravnsborg 
redaktion@lederne.dk
Foto: Joachim Rode

Ordentlighed er nøgleordet i Lolland Kommunes arbejde med at udvikle de kommunale lederes evne til at gennemføre nødvendige samtaler.

Når Lolland Kommune helst ikke benytter udtrykket ”svære samtaler” om de knapt så behagelige samtaler mellem ledere og medarbejdere, er det ingenlunde tilfældigt. Hvis noget på forhånd udpeges som svært, vil man alt andet lige have en tilbøjelighed til at udskyde det med uheldige følger for alle parter. Derfor hedder det en ”vigtig” eller ”en nødvendig samtale” i lollandsk regi, forklarer Randi Faldt, HR-chef i Lolland Kommune.

- Det sproglige er blot en af mange mulige barrierer, der kan få ledere til at udskyde og håbe på det bedste, eller på at medarbejderen selv beslutter at rejse videre. En anden barriere kan være konfliktskyhed, at man har svært ved at gå i dialog om noget, der handler om et andet menneskes personlighed, det være sig dennes evne til samarbejde eller rent private forhold. For begge gælder, at det er en del af det daglige ledelsesansvar at tage de nødvendige samtaler. Og det er lederens ansvar at sikre ordentlighed, retning og mål med samtalen, fortæller hun.

Fasthold din dagsorden
Vi sidder på terrassen uden for det idyllisk beliggende Hotel Maribo Søpark. Indenfor er det sidste hold ledere fra kommunen i gang med et to-dages kursus i kommunikation under netop overskriften Den nødvendige samtale. Kommunen har de seneste par år haft samtlige cirka 200 ledere fra såvel de tekniske som de pædagogiske områder samt direktionen på et kursus i kommunikation, der er udviklet i samarbejde med skuespillere fra firmaet Caseplay.

Da vi lidt tidligere stak hovedet indenfor i kursuslokalet, var holdet i gang med en af de mange øvelser. En modig leder melder sig og kommer til podiet midt i rummet, hvor hun skal konfrontere en medarbejder, her i skikkelse af en erfaren og dygtig skuespiller, med en noget uheldig situation. Emnet er kompetenceudvikling og scenen således: Medarbejderen har ikke levet op til en klar aftale og forsøger nu at sløre sit svigt ved at manipulere samtalen i en anden retning. Lederen derimod skal fastholde sin dagsorden, styre samtalen og sikre, at medarbejderen forstår situationens alvor og konsekvenserne for andre. Bestemt ikke nogen enkel opgave, når man sidder over for en behændig manipulator.

Udskyder det ubehagelige
Kurset er udviklet af kommunen sammen med skuespillerne. De nåede frem til tre centrale problemstillinger, som næsten alle ledere havde mødt uanset ansvarsområde: Sygefravær, misbrug og kompetenceudvikling. Baggrunden er ønsket om, at kommunen skal være en attraktiv arbejdsplads, og det forudsætter kvalificerede ledere, der bedriver god ledelse, forklarer Randi Faldt. At kunne håndtere samtaler med medarbejderne er en afgørende del af god ledelse.

Dernæst kom et ønske om større ledelsesmæssig ensartethed. Også på Lolland satte kommunalreformen sine spor, og kommunens ledere er ”sammenbragte børn” fra syv kommuner plus et amt. Før skulle mange lede ”fagligt”, men efter reformen fik mange ledere langt flere medarbejdere, og nogle skulle som noget nyt til at lede igennem andre ledere, som kommunens HR-chefkonsulent Mogens Lilleør forklarer.

- Reformen indebar, at vi i udstrakt grad fulgte medarbejdernes ønsker, da der blev rykket om. Mange fik nye opgaver, og selvfølgelig fik nogle mere at gabe over, end de kunne overkomme. Så lederne kom fra forskellige kulturer, og der var store forskelle i måden at håndtere de nødvendige samtaler på eller måske rettere ikke at håndtere dem på. For en del tog ikke samtalerne, før de var nødt til det, siger han.

Færre tjenstlige samtaler
Mogens Lilleør forklarer videre, at kommunen skelner mellem en forebyggende nødvendig samtale og en tjenstlig nødvendig samtale. Den forebyggende samtale kan være på et tidligt tidspunkt, mens tingene endnu ikke er klare og entydige. Der er en mistanke eller en spire til uro, og lederens fornemmelse siger, at samtalen skal tages. Den tjenstlige samtale fokuserer direkte på de juridiske konsekvenser. Målet er, at der skal være færre af de sidstnævnte i fremtiden.

- Når de kiggede på sagerne, de fik ind til tjenstlig samtale, konstaterede vores jurister, at en del var af en karakter, så de kunne være løst tidligere og ikke kommet så vidt. Der var uafprøvede muligheder og ikke altid tilstrækkeligt sagligt grundlag. Samtalerne skal føres rettidigt og kompetent. Begge dele er med til at holde unødvendige omkostninger nede og sikre bedre trivsel.

Tag dig en timeout
- Hvad er det så, at lederne skal lære i samspil med kolleger og skuespillerne i Caseplay?

- Hovedbudskabet er at lade løsningerne spire i stedet for at tromle dem igennem. Lederen skal have fornemmelse for at stille spørgsmål og tænke i nye muligheder, som også opstår i hovedet på medarbejderen. Ingen synes jo, at det er skægt, at man går og venter på en samtale, som man ikke har lyst til og måske heller ikke føler, at man er god til. Man går og kredser om det. Vi skal give lederne tro på sig selv. Så de ved, hvordan de skal åbne samtalen, og hvis det udvikler sig skævt, er det altid muligt at tage en timeout. De skal have redskaber til at agere, siger han, og tilføjer:

- Ledere har ofte den selvforståelse, at de skal give løsninger – at ledelse består i at give løsninger. Men så brænder man jo ud. Du har 117 forskellige problemstillinger. Ledelse handler også om at give slip.

Det er Randi Faldts ambition, at kurset bredes ud til at omfatte tillidsrepræsentanter samt sikkerhedsrepræsentanter, som ofte er med som bisiddere ved konflikter.

- Så kan vi få et fælles sprog ved fremtidige konflikter. Tidligere har nogle ledere undgået konflikter. Det ønsker vi ikke. For det handler ikke om, at der ikke må være konflikter, men om at vi skal føre en relevant dialog om konflikterne.

Lær mere om personlig kommunikation på kurset ”Den svære samtale”, som du kan læse om på Ledernes website: www.lederkompetence.dk.