Magasinet Lederne nr. 5, maj 2008
Få en overskuelig hverdag
Af Lonni Lynge
redaktion@lederne.dk
Har din hverdag efterhånden udviklet sig til en hektisk jagt på fluebenet, der skal sættes på din uendelige liste af to-do’s? Og oplever du ofte at hele din tidsplan ramler, fordi der pludselig kommer en uforudset opgave og ødelægger dit i forvejen stramme program? Ja, så kan det være, at du ikke er god nok til at planlægge din tid og prioritere dine opgaver. Vi har i samarbejde med Peter Maxsø, leder og konsulent i Trivselskompagniet, lavet en guide til, hvordan du kan gøre din hverdag mere overskuelig.
Vær klar over værdier
Når du skal i gang med at vurdere og prioritere dine opgaver, er det vigtigt, at du ved i forhold til hvad. Derfor skal du kende både virksomhedens og egne værdier i forhold til de roller, relationer og positioner, du har i hverdagen. Hvis du ikke kender værdierne, vil din planlægning ikke have noget at styre imod. Har du problemer med at prioritere opgaver, kan årsagen være, at du ikke ved, hvad du skal prioritere ud fra, fordi visionerne, missionerne og strategierne er uklare og svære at forholde sig til.
Hav selvindsigt og selvdisciplin
Det er nok lettere sagt end gjort, men træn evnen til at sige til og fra på de rigtige tidspunkter. En af de ting, der kan vælte en planlægning, er uforudsete opgaver, og det kan hurtigt blive en kamp for at overleve og krydse af. Hvad selvdisciplinen angår, er det ikke meget lettere, men det handler også om at være standhaftig og træne evnen til at holde fast i det rigtige og have selvdisciplin nok til at holde styr på tiden.
Planlæg din planlægning
Det kan virke fjollet at tænke planlægning ind i planlægningen, men det hjælper at have en god plan fra starten af dagen (som man selvfølgelig skal holde). Hvis du ikke kan se værdien i at bruge 10 minutter på at lave en ordentlig plan, har du nok mere behov for det, end du tror. Det er lidt ligesom med sportsfolk. Man skal strække ud, inden man går på banen.
Vær realistisk i din planlægning
Snyd ikke dig selv og dermed andre ved at undervurdere hver enkelt opgave. Hvis du ikke er realistisk, vil du hele tiden sidde med en følelse af at være bagud. For eksempel tager det også tid at gå til og fra et møde og at forberede sig, så det skal der også sættes tid af til. Ligesom et rigtigt budget har plads til uforudsete udgifter, skal der også være plads til uforudsete opgaver i et tidsbudget.
Gør kalenderen enkel og overskuelig
Først og fremmest er det en god idé kun at bruge én kalender i stedet for både at bruge Outlook, Mayland-kalenderen og kalendersystemet i din mobiltelefon. Du kan skabe et nemt overblik ved at inddele posterne i kategorier, for eksempel møder, forberedelse og pauser. Hvis du vil gøre det endnu nemmere, kan du give kategorierne hver sin farve. Det vil give dig et tydeligt billede af, hvor meget tid du for eksempel bruger på møder, du får et bedre overblik og kan lettere prioritere, og du kan derved bruge farverne som et sorteringsredskab.
