Af Marianne Dalsgaard,
redaktion@lederne.dk
Telefonerne kimer, mails tikker ind, og opgaverne hober sig op. Travlhed er et uundgåeligt vilkår for mange ledere, og man skal passe på ikke at miste kontrollen over sin egen tid, mener ledelsesrådgiver Trine Dilèng.
Her er hendes guide til, hvordan man skaber en bedre balance i sit job:
Skab overblik
Hvad går din tid egentlig med? Notér ned, hvad du bruger din tid på, og find dine tidsrøvere. Skab dig et overblik over dine opgaver og del dem op i skal, bør og kan.
Prioritér dine opgaver Hvilke opgaver er de vigtigste? Hvilke opgaver haster? Skriv dem på en liste, hvor du også laver en kolonne til markering af, når en opgave er udført. Det er vigtigt at fokusere på alt det, man rent faktisk når, i stedet for altid kun at fokusere på det, man ikke når.
Find din bedste tid
Hvornår på dagen føler du dig mest frisk? Læg dine vigtigste eller mest krævende opgaver der, hvor du er mest effektiv. Du udnytter din tid dårligt, hvis du gemmer dem til de tidspunkter, hvor du føler dig træt og uoplagt.
Forventningsafstem
Hvad forventer andre af dig? Hvis for eksempel din chef beder dig om at aflevere en rapport om et emne, så undersøg først, hvilke forventninger han har til rapporten – er der en deadline, hvor lang skal den være, hvem skal læse den og så videre. Det giver dig bedre mulighed for at bedømme, hvor lang tid du skal sætte af til opgaven, og du bruger ikke ekstra tid på at gøre den mere omfattende, end det forventes. Nogle gange er det næstbedste nok.
Vær i dialog med chefen Det er vigtigt at være i løbende dialog med chefen, så I sammen kan prioritere opgaverne. Hvis du føler, du er nødt til at sige fra, så gør det på en konstruktiv måde og ikke i sidste øjeblik. Sig for eksempel: ”Jeg kan godt tage denne opgave,” men fortæl, hvis det har konsekvenser for løsningen af dine andre opgaver.
Skab arbejdsro
Som leder er det vigtigt at være tilgængelig for medarbejderne, men det behøver ikke gælde i alle de timer, du er på arbejde. Meld ud, hvornår du er tilgængelig, og hvornår du helst ikke må forstyrres. Sluk telefonen og lad indbakken passe sig selv – en opgave tager længere tid, hvis man hele tiden bliver forstyrret og ikke kan fokusere.
Book luft i din kalender Book nogle tider i din kalender, som du kan bruge som lufthuller, for eksempel en halv time hver dag. Der sker næsten altid noget uforudset, og skulle det ikke være tilfældet, har du friheden til at bruge tiden til de planlagte opgaver.
Organisér din indbakke Sæt bestemte tidspunkter af til at læse dine e-mails, for eksempel to gange om dagen. Opret forskellige mapper, så du kan sortere i dine mails, mens du skimmer dem. Sorter dem efter, hvilke du straks skal handle på, hvilke der kan vente, hvilke der bare er til orientering og så videre.
(For)Del arbejdet Vær bevidst om, hvornår det er bedst at bede andre om hjælp til en opgave, eller hvornår du påtager dig noget, som du ligeså godt kunne uddelegere til en medarbejder.