Kunsten at kommunikere klart

Det er en kunst at kommunikere klart og tydeligt. – og for at blive en god kommunikatør, kræver det træning, forberedelse og masser af hårdt slid. Jeg tror, rigtig mange ledere – inklusive mig selv – i en given situation har haft fornemmelsen af, at man fik afsendt budskabet på en rigtig god og forståelig måde – for så efterfølgende at konstatere, at budskabet har skabt usikkerhed og frustrationer blandt medarbejdere frem for afklaring. Og er man først bagud på point i forhold til kommunikation, bliver det endnu sværere næste gang at fremkalde begejstring og engagement, når ændringer eller nye tiltag skal lanceres.

Men det er altid rart at vide, at man ikke er alene med oplevelsen af, at kommunikation – og det gælder både gennemslagskraft og evnen til at kommunikere klart – ind imellem kan være en udfordring. Ledernes Hovedorganisation oplever det meget ofte i henvendelserne til vores ledelsesrådgivere, hvor ledere henvender sig omkring f.eks. manglende adfærdsændringer og/eller samarbejdsproblemer med medarbejdere eller nærmeste chef. Men når problemstillingen så bliver konkretiseret, viser det sig i mange tilfælde i bund og grund at handle om kommunikation.

En ny undersøgelse fra Ledernes Hovedorganisation viser, at en tredjedel af de adspurgte ledere har svært ved at opnå gennemslagskraft på eksempelvis afdelingsmøder og hos chefen. Men det er ikke kun i Danmark, kommunikationen bliver udfordret. En undersøgelse foretaget af virkarbureauet Kelly Services i Norge viser, at 23 procent af de adspurgte medarbejdere tilkendegiver, at der er størst sandsynlighed for, at de vil sige op på grund af dårlig kommunikation. Så ikke nok med, at dårlig kommunikation er lig med dårlig branding for virksomheden. Dårlig kommunikation kan det også føre til, at gode medarbejdere forsvinder.

Der er ingen tvivl om, at ligesom i alle andre discipliner indenfor ledelse er det øvelse og træning, der gør mester. Og mesterværker skabes ofte via grundigt forarbejde.

Vil du i gang med at træne din ledelseskommunikation, så kan du starte med at overveje disse tre spørgsmål:

• Hvad er dit budskab?
• Hvem er din målgruppe?
• Hvem er du som budbringer?

Når du kan give præcise og reflekterende svar på de tre spørgsmål, er du godt på vej til en klar kommunikation. Klar kommunikation giver dig ikke altid skulderklap og bifald, men kan forhindre de største fejltrin i din ledelseskommunikation.

Hvad er dit budskab?
Du kan ikke altid forvente, at du som afsender er "på bølgelængde" med modtageren af dit budskab. Din kommunikation, selv i dagligdagen, kan gå skævt, hvis budskabet er uklart eller usikkert leveret.

Du kan teste dit budskab med følgende spørgsmål:

• Hvilket budskab vil du aflevere?
• Hvorfor er budskabet vigtigt nu?
• Er det dig, som skal formidle budskabet?
• Er det dit eget budskab, eller er du blot budbringer?
• Kan du selv stå inde for budskabet?
• Hvornår skal budskabet kommunikeres?
• Hvem skal budskabets formidling koordineres med?

Tænk grundigt over, hvad det allervigtigste i dit budskab er, og skriv det ned i en kort sætning. Det kan hjælpe dig med at skære overflødige detaljer væk, der vil gøre dit budskab uklart. Måske skal du tilpasse budskabet dit sprog og din målgruppe yderligere.

Hvem er din målgruppe?
Det er vigtigt at tænke over, hvem målgruppen for dit budskab er. Målgruppen består sikkert af en række forskellige personer, som kan være placeret forskellige steder i og uden for virksomheden.

Bliv klar på din målgruppe ved at overveje følgende spørgsmål:

• Hvem er min vigtigste målgruppe for budskabet?
• Er der både en primær og sekundære målgrupper?
• Hvor befinder målgruppen sig – foran mig, på en mail eller på intranettet?
• Kan alle i målgruppen modtage budskabet samtidigt – og er det vigtigt?
• Hvilke reaktioner forventer du fra målgruppen på dit budskab?
• Forventer målgruppen, at dit budskab udbygges med anden information – f.eks. med powerpoint eller en e-mail?

Som leder må du forvente, at ikke alle, selv i lille målgruppe, modtager dit budskab, som du havde forventet. Selv når du kender målgruppen godt, som f.eks. dine medarbejdere, er det vigtigt at huske, at de ofte lytter, opfatter og forstår det samme budskab forskelligt. Husk også på, at personer i din målgruppe bringer din information videre eller måske har hørt noget om budskabet tidligere.

Især vigtige budskaber fra ledelsen kan i kraft af informationsteknologi og almindelig smalltalk være nået hurtigere ud til medarbejdere og kunder, end du selv kan nå at bringe dem frem.

Hvem er du som budbringer?
Din gennemslagskraft, det vil sige din evne til at brænde igennem over for andre mennesker, er afgørende for, om du lykkes med din kommunikation.

Det kræver en god selvindsigt at vide, hvordan og hvornår din kommunikation virker på målgruppen. F.eks. i situationer, hvor du som leder skal kommunikere et budskab, som du ikke er helt enig i eller usikker på, bliver din viden om, hvordan du bruger din krop og stemme vigtig for at balancere din troværdighed over for målgruppen.

En god metode til at øge sin selvindsigt er løbende at bede om feedback fra kolleger og medarbejdere, når du har formidlet et budskab. Bed om konstruktiv kritik og sig, at du gerne vil blive endnu bedre til at kommunikere, så derfor vil du gerne høre deres oplevelse af dig som kommunikator.

Pointen er, at det gælder om at kende sig selv om kommunikator og om at kunne tage afsæt i sine modtagere, når man vil have sit budskab igennem. Man kommer ikke langt med envejskommunikation, så hvis man som leder forstår at bruge sin selvindsigt og se situationen fra medarbejdernes eller chefens side og invitere til dialog om problemer og løsninger, opnår man en langt større gennemslagskraft og effektiv kommunikation.

Kommunikation kan være en udfordring, men det er min oplevelse, at der er rigtig mange ledere, som efterspørger værktøjer til at kunne håndtere kommunikationen på en mere konstruktiv måde, og dette sker ofte i form af kurser, hvor den personlige gennemslagskraft trænes. Det er også de senere år blevet mere almindeligt, at ledere styrker deres kommunikationsevner og den personlige gennemslagskraft ved hjælp af personlig og individuel træning fra en kommunikationsrådgiver. Dette var tidligere forbeholdt topchefer, men i dag benytter ledere på alle niveauer sig af denne sparring for at kunne træde i karakter, når de vigtige budskaber skal ud over rampen.

En ting er sikkert: God kommunikation kan få ting til at ske. Medarbejdere rykker, der skabes engagement, begejstring og respekt. Og hvor mange af os har ikke været til en konference eller et møde, hvor der var oplægsholder, der bare brændte igennem og gav inspiration og stof til eftertanke. Selvom mange af os har meget at lære for at blive endnu bedre til at kommunikere, er der ingen grund til at fortvivle. Ifølge kommunikationsrådgiver Jesper Klit er det de færreste, der er født med evnen til at tryllebinde en forsamling og få fyret et budskab ud over rampen. Personlig gennemslagskraft er først og fremmest en disciplin, man kan træne, mere end det er en naturgiven evne. Så det er bare med at komme i gang.