Økonomisk stramme tider, skærpede krav fra kunderne om nye produkter samt bedre og hurtigere service kræver, at virksomhederne kan ændre sine processer hurtigt, så de matcher de omskiftelige behov på markedet. Derfor er det vigtigt at være bevidst om, hvad der foregår i organisationen, så uhensigtsmæssige aktiviteter i processerne kan opdages og ændres, mener Anne Bou Casals, procesudviklingskonsulent hos Lederne.
Hun understreger, at effektiv procesoptimering kræver, at man ser ud over egne processer og funktioner samt tænker på tværs af organisationens forskellige funktioner. Uden sammenhæng i indsatsen kan strabadserne nemlig være spildte, påpeger konsulenten.
- Det nytter for eksempel ikke, at lederen i indkøbsafdelingen har fokus på at reducere mængden af indkøbte varer på de interne lagre, hvis det resulterer i mindre leverancer men med større frekvens. Denne sub-optimering kan medføre, at analyseudgifter til test af hver leverance stiger og at produktionen i perioder går i stå, fordi der mangler materialer. Det kan være langt dyrere end det, som virksomheden sparer på indkøb, har Anne Bou Casals erfaret fra et tidligere job.
I det daglige kan det umiddelbart være svært at gennemskue, hvad der foregår i andre kroge af organisationen, og hvilken indflydelse aktiviteterne i eksempelvis salg og marketing har på afdelingen for rådgivning af kunder. Her udfordrer systematisk, bevidst arbejde med processer ikke alene arbejdsgangene i de enkelte afdelinger, men giver også indblik i, hvem der laver hvad i virksomheden, fortæller konsulenten.
Involver medarbejderne
Direktionen skal bakke op og stille resurserne for forandring til rådighed, men optimering af processer skal ikke bare forgår på ledelsesplan, understreger Anne Bou Casals.
- Kortlægning af processen skal foregå i tæt sammenspil med medarbejderne, så alle har mulighed for at gennemskue, hvilke konsekvenser en ændring vil få. Det betyder, at lederen i højere grad kan delegere til medarbejderne, der selv kan træffe beslutninger og gennemføre ændringer hurtigt, fordi de kan overskue hele forløbet, siger hun.
Men det tager tid, når mange forskellige kulturer og funktioner i organisationen skal finde fælles fodslag, understreger procesudviklingskonsulenten. Og Anne Bou Casals ved, hvad hun taler om, for siden sommeren 2009 har hun været primus motor for et omfattende arbejde med synliggørelse og optimering af interesseorganisationens processer – et arbejde som fortsætter langt ind i 2010, oplyser hun.